文书档案电子化管理探讨

柴军荣

一、文书档案电子化管理的优点

（一）易于實现文件传递的高效性和安全性

公文处理活动是文书档案管理的重要环节之一，传统手段很容易出现文件的延误甚至是丢失，对归档收集及检索工作造成很大影响。运用计算机存储跟踪文件传递信息，可实现文件传递的高效性、安全性。

（二）易于保存运用

文书电子档案的保存载体是DVD、光碟、硬盘等电子设备，其优点一是存储量大、占用空间小、操作简单，节约人财物力;二是防虫蛀、防潮、可重复利用、使用寿命长，易于保管;三是备份方便，服务质量和效率高。

（三）易于信息检索

大量传统文书档案很容易保持着信息的闲置和封存状态，造成极大浪费。而电子档案运用计算机检索，检索信息全面，克服了手工操作中如字迹不工整、缺漏等人为缺陷，解决了以往大量闲置封存信息的浪费问题，便捷高效。

（四）易于信息传输及共享

传统的文书档案内容虽然十分丰富，但却存在着信息传输和共享受限问题。电子化管理充分利用网络技术，既改善了信息传输状况，又促进了信息的交流和利用，实现了资源的快速方便共享。

二、文书档案电子化管理现状

（一）办公自动化的普及程度制约着文书档案电子化发展

文书档案电子化管理的前提条件是全面实现办公自动化。如行政机关事业单位之间往往需要上情下达，下情上达，同级沟通配合，这就需要各级各部门全面实现办公自动化，但目前还未完全普及，影响了工作效率，制约了文书档案电子化发展进程。

（二）传统管理思想和观念的束缚制约着文书档案电子化发展

现阶段，虽然办公自动化实施已久，但人们依然无法摆脱传统管理思想和观念的束缚，对文书档案的借阅检索等依然通过人工完成，讨论与分析问题，也总是习惯对着纸质文件，造成人力、物力和信息资源的严重浪费，制约了文书档案电子化管理的快速发展。

（三）文书档案软硬件不统一制约着文书档案电子化发展

文书档案管理部门使用的计算机往往型号不一、规格各异，软件也各自开发，不能实现快速传输、交流和利用，制约了文书档案电子化发展。

（四）文书档案电子化管理标准不健全制约着文书档案电子化发展

传统文书档案管理工作由于基础薄弱，普遍存在着案卷质量不高、档案著录细则相容性差、传统软件移植性不强等问题，而全面实现文书档案电子化管理，则要求基础工作要做到规范化、标准化，这就要求制定统一规范的文书档案电子化管理标准，而目前此标准尚不健全，严重阻碍了文书档案电子化的发展。

三、加强文书档案电子化管理的途径

文书档案电子化管理具体实现途径可分为以下几点。

（一）建立健全文书档案电子化管理制度

自上而下建立起一套完善的文书档案电子化管理制度，将文件传递、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、保密等制度结合在一起;同时针对电子档案的制作、编辑和归档制定统一标准、统一规范;实行专人负责制度，避免因组织调整或个人工作岗位变动、计算机更新等原因引起电子档案资料损失。从而有效保障文书档案电子化管理快速开展。

（二）加大文书档案电子化管理软硬件基础投入

文书档案电子化管理是电子信息进入档案管理领域的重要标志。一是要加大设备投入，要对硬件设备统一型号、统一规格;二是要加大软件系统投入，要专门开发利用统一的管理软件系统;三是要加大管理人才的投入，培养具有现代化知识和档案专业知识的专职人才。只有这样，才能保证各级各部门之间，信息畅通传输与共享，也才能更大限度地提高文书电子档案的利用率。

（三）强化文书档案电子化日常管理

日常管理工作是做好一切工作的基础。文书档案电子化日常管理一般主要包括两方面：一是文书电子档案形成过程中的管理。需要依照传统标准行文的要求选择文章、拟定标题、对密级与时限进行标注等，另外也可在附加的文件上面将每次修改时间、领导签发的相关信息等进行记录。二是文书电子档案归档利用中的管理。要做到在规定时间内归档，同时保证电子文档的规范性、真实性、完整性与时效性。

（四）加强文书档案电子化安全管理

文书档案电子化安全管理，应从两方面着手：一方面是通过对员工的管理杜绝人为侵害的产生。可对网络运行实施有效监控，防止运行过程中人为的破坏;也可建立规范的电子文件归档审查程序，以保证归档电子文件的完整、准确。另一方面是通过对系统及设备的安全管理杜绝客观安全隐患。可在文书档案传输的网络中设置隔离带，使文书档案只能在某一范围的局部网络内传输，防止文件流向外网，也可将独立档案室内的电脑专机专用，即管理电子档案的电脑不接入外网，查阅档案均进入档案室查阅、使用。同时做好杀毒工作，对可能存在的安全隐患及时发现、及时解决。

结束语

文书档案电子化管理是信息社会的大势所趋，虽然现在大多数机关、团体和企、事业单位已经基本实现，但我们仍然不能忽略当前存在的问题，因为文书档案管理工作与单位的未来发展息息相关，只有高度重视和加强文书档案电子化管理，单位的管理效率才会得到根本性提升。

（作者单位：唐山市房地产交易中心）