关于公安数字档案室建设的几点思考

郭立华

随着信息技术、网络技术的迅猛发展，档案工作正经历着由档案实体管理为主到以档案信息管理和档案信息服务为主的变革。公安档案部门要主动顺应这一变革，推进信息化建设，通过建立数字档案室，打造方便快捷、优质高效的服务平台，建立与公安工作相适应的现代公安档案管理服务体系。

一、公安数字档案室的基本概念

公安数字档案室是公安档案管理部门依托公安信息网络、业务应用系统及档案管理平台，实现本单位现行电子文件归档和管理，实现不同载体库藏历史档案数字化转换、存储、保护和利用的新的管理方式。建立公安档案数据库，建立数字档案管理平台，建立档案信息系统运行保障环境，健全数字档案管理制度，形成信息化条件下公安档案科学管理和服务利用工作体系是公安数字档案室建设的主要目标。

二、公安数字档案室建设的重要意义

公安档案是公安机关在长期的工作实践中积累的宝贵财富，是公安工作不可或缺的重要信息资源。现代警务需要更多更快更好的信息支持和保障。如何充分发挥公安档案信息资源在主导决策、制导打击、指导防范、服务民生中的重要作用，依托以计算机和通信技术为核心的信息技术和网络技术，建立公安数字档案室，对档案进行数字化管理，使档案信息资源从档案库房中“走”出来，由“静”到“动”，由“点”到“面”，打破时空界限，提供便捷、快速的网上实时全息查档服务，是公安档案部门主动适应现代警务需求，实现档案工作价值的的必然选择。

信息技术、网络技术在公安工作中的广泛应用，既改变了传统的服务方式，为档案工作提供了新的发展机遇和空间，也使传统的实体档案管理面临着严峻挑战。网上办公、网上办案、网上办证的推行，大量业务系统的建成应用，由此产生的网络信息、电子文件，成为新的形态的档案信息资源。同时随着办理低保、社保、土地征用赔偿、换发二代证等工作的开展，户籍档案利用也到了一个高峰期。据不完全统计，2008年以来，全市公安派出所就查阅户籍档案24000余份，提供户籍档案依据14600余份，使党和政府的惠民政策得到了落实。建立数字档案室，在实现档案的数字化管理的同时，通过网络实现电子文件的收集、管理、利用，是档案室功能在信息时代的延伸，适应了信息社会的发展需要。

三、公安数字档案室建设中的存在问题

1997年起，我局开始应用计算机辅助档案管理。经过十多年的精心打造，已建立了全息安全型档案管理系统，建成了拥有近百万条目录数据和十多万份全文信息的数据库，从单一的、封闭的目录检索到综合的开放的全息利用，网络查档已成为便捷、快速地获得档案信息的重要途径。但从全局的整体情况看，档案数字化发展不平衡，还存在着许多不足。從层面上看，机关档案数字化建设较快。近年市局陆续对库藏的文书和专业（业务）档案进行数字化加工，共著录信息100余万条，扫描2500余卷、20余万页。后期的数据核对及数据挂接工作量仍很浩大。而基层派出所该项工作刚刚起步，且基层所档案库房小、保管条件差、库藏纸质档案损坏严重，缺少专（兼）职档案员。从内容上看，服务公安管理和实战的文书、专业档案建设较快，服务民生的档案则较慢，目前仅开展了户籍档案目录的著录，没能实现网上全文检索查阅;从数据来源看，信息著录、扫描加载多，对接共享数据少，档案信息数据基本上是通过实体档案的加工形成的;从数据质量看，数量增长快，质量不够高，存在着缺漏、差错、不匹配等许多问题。

造成以上问题的原因较多，主要有以下几条：一是认识上的原因，受传统的思维习惯和工作方式影响，对档案的数字化建设缺少足够的重视。二是系统建设的原因，档案系统的开发和业务系统的开发不同步，对接受到规范标准、数据格式不同等多种因素制约，不能顺畅地实现信息共享。三是保障的原因。由于警力、财力的紧张，缺人手缺设备，开展数字化加工的难度较大，档案部门在组织此项工作中底气不足。就拿派出所户籍档案数字化加工为例，目前从我们对几个所的试点看，要全部数字化加工，平均每所则需要投入2万元左右，全市共需600万元左右。四是工作不到位的原因，对信息的形成缺乏流程管理，信息用得多维护少，数据库的检查核对工作未能很好地开展。五是人才缺乏的原因，公安档案队伍的素质有待提高，缺乏既懂档案业务又懂信息技术的复合型档案管理人才。

四、加快公安数字档案室建设的对策

1. 提高认识，形成建设合力。建立公安数字档案室，对于提升公安档案科学管理水平和服务利用水平，建立与公安工作相适应的现代公安档案管理服务体系，更好地服务领导决策、服务实战、服务民生具有重要意义。公安数字档案室建设是一项系统工程，既有不同载体库藏历史档案的数字化转换，又有各类现行电子文件的归档和管理，涉及到公安工作的各个方面、各个部门，需要集全局之力才能完成。各单位、各部门要各负其责，密切配合，共同建设。

2. 突出重点，加快数据库建设。按照由近及远、利用优先的原则，从服务实战、服务民生出发，重点加快基层专业、户籍等历史档案的数字化加工。通过著录、扫描等形式，建立档案目录数据库和全文数据库，形成以数字档案为主体的资源结构，及时满足对档案信息资源的不同需求。对已建立的各类档案目录数据、全文信息及其挂接情况，全面组织质量检查，切实提高公安档案数据库的完整率和准确率，保证档案利用效率。

3. 完善平台，实现信息共享。网上办公、网上办案和各业务系统中产生的信息和电子文件是今后数字档案的主要来源之一。要改变各自为政的做法，将档案信息系统建设置于大平台建设之中，通过系统间的融合对接，逐步实现现行电子文件网上自动流转直接归档，提高采集归档效率和数据质量，达到信息的高度共享。

4. 制定规范，落实长效管理。建立健全“谁主管、谁负责”的公安数字档案市局、分局、派出所三级管理责任制，明确各部门在公安数字档案室建设中的职责任务，分工合作，共同推进。 建立健全电子文件归档管理、档案数据著录规范和质量标准、数字档案管理工作责任制、数字档案安全管理制度等工作制度，保证现行电子文件归档和数字档案室工作的常态化、规范化运行。分局应设立专职的档案员，派出所也应有专人兼管档案。建立包括日常维护巡检、故障处理、应急处置等在内的日常数字档案系统运行管理工作机制。

5. 加大投入，保障数字档案室建设的顺利进行。配备满足档案系统运行、档案数据存贮、应用服务及档案数字化加工需要的各种设备，包括配置满足网络运行和涉密信息管理需要的服务器、存贮和容灾备份设备，符合数字化加工要求及安全标准的计算机、扫描仪、刻录机、激光打印机、数码摄像机或数码相机等专用设备。在做好硬件保障的同时，还需重视人才的培养，以适应信息化条件下档案工作的要求。

（作者单位：唐山市公安局指挥部）