浅析会计信息化档案的管理

杨红梅

传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料，它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。实行会计电算化后形成的会计档案，既保留了传统意义上书面纸质的会计档案，又包括存储在计算机硬盘、光盘等存储介质中的会计数据和相应电算化环境下的财务软件系统等。网络技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，对包括会计信息化档案在内的档案管理工作提出了新的要求。

一、会计信息化档案的特征

（一）无纸化与多元化

会计信息化要依靠信息技术来完成，则必须将所有的会计数据通过计算机技术进行处理和输出。在该过程中除了交易中使用的发票和合同等纸质档案，其他信息在进入计算机处理过程以后均存储在计算机内部的磁性存储介质中，在整个处理过程中没有纸质介质参与，同时这种无纸化的特点也导致了会计信息多元化，使会计信息已经不是简单的账务数据，还包含企业内部的各种管理参考信息、人事数据、企业运行趋势、决策分析等。

（二）智能性与开放性

随着计算机信息技术的发展，在会计信息化实现的同时也标志着会计工作进入智能化阶段。会计信息化系统会自动根据会计数据的发展趋势和状态等信息进行智能分析并给出相应的参考意见。在会计数据表现出非正常趋势时还可以发出警报信息，同时，会计信息化系统是一个开放的系统，可以实现与其他管理系统的对接及整合，从而实现信息共享与互通，使多方面数据综合分析成为可能。随着计算机技术的不断提高，会计信息化系统的智能化将进一步加强，人工操作过程将进一步减少，同其他系统之间的联系也将更加紧密。

（三）高速性与准确性

会计信息系统是依赖计算机系统实现的，计算机对各种数据的处理具有高速性与准确性，在将会计工作人员从繁重的工作中解除出来的同时，会计信息化系统还能对会计数据进行分析，将其从数据状态转化为信息状态，使得会计信息化系统比传统的手工系统和电算化会计系统更加高效。

二、会计信息化档案管理中的问题及对策

（一）会计信息化档案管理存在的问题：

1、只保存传统的纸介质档案，不保存磁介质或者光介质档案（又称电子档案）;2、会计软件不标准和不规范，影响了会计信息系统的应用和发展;3、会计信息系统网络化刚刚开始，还需要加快发展;4、会计信息化水平偏低，仅处于管理型会计信息化阶段与更高一层次的决策型会计信息化还有不小的距离等。

（二）可采取的对策主要有：

1、确保信息化档案安全首先要完善管理制度，根据相关法律法规和信息化档案的特点，制定和完善符合新环境下的会计档案管理制度，特别是要建立权限分级制度，实行岗位专人专职制度，对不同岗位赋予不同权限，在会计电子档案管理中负有不同职责，采取不相容职责相分离措施，严格岗位责任制，加强相互监督和约束。健全档案归档、档案查阅、档案目录登记和鉴定销毁管理制度，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。

2、对信息化档案采取必要的物理保护措施。根据其档案载体的物理特性，在形成这些档案时应采用“AB备份法”进行数据的备份，对于每一备份要注明形成档案的时间与操作员姓名，最好做异地存放，存放地点还应远离磁场，注意防尘防潮防静电防高温。对这些采用磁性介质保存的文档，还要定期进行检查，定期进行复制，以便在再利用或发生意外时能及时恢复数据，保证数据的完整性。

3、对传输、存档的会计信息化档案要提供保密功能，最好使用相关的档案管理软件能对产生的会计数据提供相应的加密措施，即使数据丢失，没有特定软件解密仍不能读取数据，保证其不会泄密。第四对保存有信息化档案数据的计算机应采取物理上的隔绝，只接入财务系统内部局域网，与Internet互联网物理断开，同时还要严格禁止在相关的计算机上直接使用移动存储介质，必须用最新杀毒软件查杀完毕后才可使用，防止计算机病毒感染，造成数据被破坏。

4、培养高素质的维护人员是作好会计信息化档案维护难题的前提，一方面，要对在职的会计档案管理人员进行继续教育培训，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高他们掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能;另一方面，有意识地引进具备会计学、计算机、档案学和管理学等多方面知识的电算化会计档案管理符合型人才，逐步改变业务人员队伍专业结构单一的现状，满足信息化档案管理工作的需要。

5、信息化档案存储介质的选择。会计信息化档案主要是电子档案，对电子档案的保存需要使用一定的存储介质。在保证存储数据稳定安全的前提下，尽可能降低存储成本，并选择使用更加方便的介质。现在数据的存储一般应以光盘存储为主，因为光盘作为一种光存储介质，其存储容量大，DVD光盘甚至可达4GB到8GB，而且有造价低廉、存储时间长、保存方便、对环境要求低等特点。

6、不同版本财务软件的存储。由于会计准则、会计制度的变化以及其它经济法规的出台，也会导致财务软件版本的不断变化，对于不同版本的财务软件，在存储其会计档案时，一定要将其对应的财务软件一并存储，以防止因为在不同的财务软件版本下会计数据结构的不同而带来的会计档案不能被借阅或者产生某些意料外的错误，影响会计信息系统档案的再利用。

7、信息化档案管理中的硬件设备。随着计算机软件和硬件的不断发展与升级，许多配置落后的计算机将无法运行新的软件，面临淘汰，但新的计算机又不能运行老的软件，无法查询过去的会计信息化檔案，给查询工作造成麻烦。因此，应在计算机软硬件更换的时候做好记录，并将淘汰替换下的硬件和相关说明文档一并存档，以便在需要调阅前期档案的时候更加方便。

（作者单位：唐山市引滦工程管理局邱庄水库枢纽管理处）