发挥档案信息化管理综合服务作用助推唐山城市建设和发展

董玲玲

档案是经济社会发展的印迹，城建档案更是城市建设发展的重要历史性记录，是城市、村镇、厂企变迁的真实写照，尤其是今后城市建设发展基础设施维护、管理、改建、扩建等工作的重要依据。但目前城建档案陈旧，不宜保存，电子化程度低，与城市建设发展不相适应。诸如南湖公园建设初期，受多种原因影响，档案缺损严重，对南湖公园建设的精细度和内涵挖掘的深入度产生较大影响。结合当前工作实际，着眼今后城市建设发展，认为城建档案工作必须坚持社会化、数字化和精细化管理模式，做到收集全面、管理规范、查询方便，提高信息化综合管理水平。

一、依托分级分类查询处理平台，完善档案信息化管理的数字化程度。南湖公园是在原有采煤沉降区基础上规划建设而成，由于起步前属规划放弃区域，没有设置专门的档案管理机构，在档案搜集管理范围、类别、要求等方面不够完善。南湖公园组建后，管委会高度重视南湖公园开发建设档案的搜集整理和规范提升工作，在市档案局指导下，对照标准设置专门档案室和库房，新增微机3台，统一安装适应现代化管理和信息化建设的河北科怡档案管理软件，采购档案专用切割机和胶装机等专用设备。同时，在完善硬件基础上，对现存及新产生的城建档案全部扫描录入，基本做到了室藏档案目录计算机检索。2010年，市档案局在南湖召开唐山市“四城、一河、三岛”档案工作会议，现场组织参观南湖管委会综合档案室，唐山电视台《唐山新闻》节目专题报道。2010至2011年，管委会档案工作受到市档案局表彰，获唐山市档案工作先进单位荣誉称号，《利用档案，为城镇面貌三年大变样工作服务》获唐山市第十五届开发利用档案优秀服务成果一等奖。2011年，经河北省机关档案工作目标管理评审认定，南湖档案管理工作达到AAA标准。但这还只是停留在管理效率提升层面，在充分、高效利用、保存现有档案方面还有很大空间，特别是随着档案管理信息化和科技化推进，对档案特别是城建档案进行数字化管理尤其迫切，应该积极利用现代化信息技术，全面采集、提炼和开发城建档案信息资源，统一纳入分级分类查询处理平台。重点和方向应把握住三点：一是建立健全网络平台目录查询系统，让每个公民都能通过每个城建馆藏的网上档案馆进行目录查询，减少实地查询时间，提高馆内查询有效性。二是继续完善和强化自助平台索引网络查询，让每一个城建馆藏目录均能通过自助查询载体完成，并及时准确提交查档申请，既能快速提升查询效率，也能强化查询数字化。三是全面强化档案馆内电子化查询，力求将馆藏档案，包括城市地上、地下的建筑物、构筑物信息档案全部扫描录入，实现100%电子文档化，一般查询直接提供电子文档查询，并根据需要提供扫描复印文本，特殊需要的，经申请可查询原纸质文本正本或副本，以有效减少档案破损。

二、积极拓展延伸领域和范围，推进档案信息化管理的精细化程度。仅就南湖公园而言，档案资料还停留在开园以后建设层面，对以前的富含历史性、人文性、民俗性、群众性的档案资料还偏少，还处在机关部门公文模式层面，程式化太强，精细化不足，覆盖面不广。要重点围绕服务社会、服务群众、服务城建发展这条主线，调整档案管理思路，利用灵活的方式方法，加大对民间、百姓和各类机构散存档案资料的征集力度，建立多元化馆藏结构，推进档案信息化管理精细化。一是转变征集手段，由单靠行政手段向多种手段并用，加强横向联合，积极与各类团体协会、民间收藏机构和民间爱好者等方面保持联系和协作，将反映自然风光、城市面貌、民风民俗、历史变迁、重大事件（活动）的档案材料收集进馆。二是转变收集内容，将所有涉及到人的档案如房产档案、交通档案、基础设施档案等全部纳入接收范围，既让档案资源体系能够覆盖城建的各个领域，又实现档案收集管理的精细化。三是转变收集渠道，在互联网和各种新闻媒体上建立城建档案收集平台，征集散落遗失各类档案线索，动员全社会力量进行丰富完善，更好地实现精细化管理。在此基础上，推进查询的精细化，主要是以县（市）区为单位，划分城建档案管理系统，下面细分县域网格，明确相应档案原本、副本（影印本、复印件）的主辅保存单位责任，建立起一键式市级档案查询平台，让公众需求者通过网络平台两三分钟就能知晓有无、获知所要查询档案的具体收藏档案馆址、联系人、联系电话等精细化项目，实现一站式查阅。

三、利用好民间机构和基层群众的资源，提高档案信息化管理的社会化程度。随着经济社会发展，各种门类、各种载体的城建档案大量产生，而有些单位和部门档案工作的软硬件设施相对滞后，影响了国家档案资源的安全保管和有效利用。特别是南湖生态城经历了由废弃、复建、再放弃、再复建的过程，再加上地震的原因，造成了大量历史资料遗失、散落，及时搜集、完善档案缺憾十分重要。一方面，可以按照优化馆藏结构的总体要求，面向经济社会各阶层，探索性推出档案寄存和代保管业务，为缺乏档案管理能力的建筑施工企业和个人提供档案寄存和代保管服务，不断拓展馆藏档案的结构和价值。另一方面，可以对既属家族代代相传的资料，又可作为历史见证档案的资料，政府相关部门拿出相应的资金，鼓励支持引入第三方档案管理机构进行档案寄存和代保管，特殊情况可由原持有单位（个人）进行档案管理，并给予适当补贴。特别是唐山作为因煤而建、因煤而兴的大市，始建于1878年的开滦煤矿，堪称中国煤炭工业的活化石，也融合了南湖区域为重点的历史性档案，启新水泥厂展馆、大钊纪念馆、地震科普馆等也是如此。对这些大型企业、科普展馆和一些收藏爱好者手中的往来书信、影像檔案也要进行收集归纳，通过签订档案保管责任书等形式，使其融入整体管理体系，既可以完善档案信息化管理模式，也可以提升档案的收藏价值和人文艺术观赏水准。

（作者单位：唐山市南湖生态城管理委员会综合办公室）