新形势下的档案创新管理与信息安全

高峰

一、档案管理工作中存在的问题

1.档案资料收集不齐全、数据内容缺乏准确性

在档案管理过程中，管理水平不高、管理力量薄弱等问题很容易导致资料收集不齐全、数据内容缺乏准确性等问题。部分计算机工作人员和档案管理人员专业不对接，也导致档案的不完整。

2.档案管理手段落后

传统的档案一般以纸质为载体，易损坏丢失且不便于储存管理。在查阅档案信息时采用手工查找，费时费力，也给档案的及时更新和补充带来不便。

3.对档案重要性认识不足、档案管理保密性差

档案管理人员对档案的重要性认识不足，管理工作只局限于记录资料，收集整理与档案保存等，不能开发档案价值并进行有效利用。此外，还存在档案管理制度不够完善，保密性差的问题。

二、档案的创新管理

1.健全档案管理制度

档案管理应有章可循，规范操作，因此，一套完善且行之有效的档案管理制度尤为重要。档案管理制度要体现合理性、科学性，以便更好地发挥其规范引导作用。作为档案管理人员要强化档案管理意识，遵守档案管理制度，严格档案管理程序，及时、准确地收集档案资料，努力做到档案信息收集齐全完整、内容真实可靠。

2.加强对档案管理人员培训，提升专业化管理水平

档案管理部门应有针对性地培养一支素质较高的档案管理人才队伍，加强档案管理人员的业务培训，让档案管理人员学习相关理论知识和现代化管理方法，档案专业与计算机管理兼容，摈弃传统的陈旧管理模式，更新理念，提高业务要求标准。

3.建立电子档案，完善档案现代化管理

随着办公系统信息化与网络技术的普及，档案的管理模式也逐步实现现代化。无纸化办公逐渐成为现实，档案归档形式不断更新，传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。因此，档案管理工作必须从传统模式向信息化管理模式过渡，采用更为科学、先进的辦公软件进行档案信息的存储和利用，将传统的纸质载体档案转化为具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点的电子档案，并通过计算机信息系统管理转化为可以自动检索、数据信息分析的技术。利用缩微摄影技术和数码影像技术的应用使照片、影像等档案资料更完整、安全的保存。实现档案快捷检索、统计和查阅，提高工作效率。

4.建立档案网页，开展网上在线服务

建立档案网页，开展网上在线服务是对传统档案工作模式的新的突破。网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性。一是传播速度快，二是传播范围广，三是传播不走样，四是传播成本低。因此，使用互联网开展网上档案服务已成为档案利用服务的一种更加便捷的形式。档案部门可制作自己的网页，组织上网数据和信息，实现档案信息的现代化管理。传统档案管理存在重保管轻利用的问题，而档案网页不仅方便档案的检索等常规服务，更有利于电子信息的资源共享和宣传利用，实现档案的真正价值。此外，现代生活中，人们更注重信息的时效性，而开展网上在线服务通过信息系统及网络能及时准确的获得多方信息，更好的满足了人们的需求。网页还可提供信息咨询、文件阅览等服务，具有覆盖面广、信息全、利用率高等优点。档案网页适应新形势的要求，有利于转变工作职能，提高工作效率。

三、档案的信息安全管理

随着信息高度共享时代的来临，信息公开已成为一种必然趋势，因此，档案信息安全显得尤为重要。另一方面，不同于其他信息，档案具有较强的保密性和利用限制性，而在对电子档案及档案网页进行常规操作、信息传输、资料存贮的过程中以及在电子档案的收集整理、归档利用过程中，都难免产生错误操作、信息丢失、病毒侵入、黑客侵犯等问题，这些都对档案的信息安全保障工作提出了更高的要求。加强档案的保密工作，提高档案信息的安全性成为档案管理部门需要面临的一项重要工作。

1.人员安全

档案信息安全系统通常具有复杂的加密技术，但严格的人员控管才是信息保密工作的第一步。档案信息在操作过程中最有可能发生的安全问题就是人为的泄密。因此，必须培养一支有较高素质和较强法律意识的专业档案管理人才队伍。档案管理人员必须认识到档案信息安全的重要性，对待工作认真负责，必须严防保密信息的泄露，使信息安全问题发生的几率降到最小。档案管理人员要认真学习《档案法》、《保密法》，树立保密意识。应根据档案管理人员的职权岗位给予不同的使用及管理权限。档案管理人员要牢记系统密码并熟练掌握查杀病毒、资料备份等相关安全措施的操作方法。工作人员还要做好操作记录，清晰记录每一次查询、收录、整理等档案管理的时间、参与人员等信息。要分工明确、责任到人、规范操作。遇到档案管理人员调职、离职等情况时要注意加强管理，防止信息外流。

2.操作安全

操作安全是档案安全的重要环节。在档案信息操作过程中也要树立安全意识，如确保收集信息的准确性，按时查杀病毒，避免档案信息被病毒感染、篡改。还要养成信息备份的习惯，避免操作失误造成的信息资料丢失的情况，带来不可挽回的损失。在对影像、录音等资料进行扫描收集时要注意提取原件，并确保内容未遭到过破坏、篡改。绝密档案的调阅、销毁应经相关领导审批通过后严格按规定手续办理，完善的安全应急机制也是十分重要的，当意外发生时要及时采取措施，有效应对，将损失降到最低。在管理过程中要主动接受保密部门对工作的监督指导，做好对涉密文件的安全保障工作。

3.信息设备安全环境

设备安全是保证档案信息安全的基本条件，无论是纸质档案还是电子档案都应在充分安全的环境下进行保存，档案室、电脑房等档案管理环境必须专人管理并建立严格的门禁制度，出入时要进行详细登记，以避免闲杂人等进入。还应做好信息设备环境的防火、防盗工作，避免水灾、火灾等外力破坏或盗窃等不法行为对档案安全带来的威胁。

科技的飞速发展和互联网的普及带动全社会进入了网络化、信息化时代，档案的创新管理正是这一新形势下的新要求。广大档案管理工作者必须增强责任感和使命感，与时俱进，运用现代化的档案管理模式，通过建立电子档案和档案网页等措施努力实现档案管理的科学化、规范化。另一方面，要不断提高档案安全性，做好保密档案的保密工作，维护信息安全。全体档案工作人员都应树立安全与保密的共识，维护电子档案在网络应用上的安全性。

（作者单位：河北联合大学）