浅谈档案信息化建设的重要意义和实践应用

王海英 段树华

一、信息化建设与档案工作的重要意义

1.档案是一种资源，是生产生活的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一种特殊的产品。随着信息时代的到来，档案作为信息源，越来越受到社会重视。档案信息化主要包含三个层次：一是档案的内在信息，也就是档案的内容，这是档案信息的基本部分;二是档案的形式信息，也就是档案的外在形式和特征;三是编研成果等二次加工信息。

2.信息化建设是知识经济时代的主线。在这种社会形态下的档案工作，档案的信息化建设当然是贯穿全局的发展主线。 档案的收集、整理、开发利用就是信息的生产、加工、传播和利用的过程，是一个完整的信息产业体系。

3.档案信息工作是信息化建设的必然要求，只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

4.信息化建设是档案工作改革的动力。信息社会的特点是信息生产量大，信息内容丰富，信息需求量激增。随着人们生活水平和文化水平的提高，人们的文化需求也越来越高，档案本身的作用随着社会的进步和人们思想观念的解放而不断扩大，不仅停留在查找和借阅上，而且可以和文化教育、社会休闲等方面结合，不断满足人们的文化需求。这就对档案信息化提出了更高的要求，促使档案工作者更加意识到自己肩负的工作的重要性和使命感，不断促进档案工作改革加速前进。

二、档案信息化建设的实践应用

档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来显而易见的效果和收益。

1.档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印出各种目录等各种材料，可以极大地提高管理人员的效率。

2.检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，建立了图像数据库和目录数据库，可以实现即时查询，管理人员从数据库中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息，极大地减轻了工作人员的负担。

3.档案查借工作可控。档案管理实现信息化后，为利用档案提供了多种方式，包括直接查询、电话查询、网上查询等。实行了计算机全面管理，操作方便，利用高效、便捷。档案管理的职能不再单纯是档案的整理、保管、利用，而是公司内部的信息中心。

4.更好地为公司发展出谋划策。实施档案管理的信息化后，公司人员可以利用大量的档案信息和档案编研材料信息，为公司上层决策提供依据，提高了公司整体的工作效率和竞争力。

三、档案信息化建设的内容

檔案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、人才队伍建设等三个方面。

1.基础设施建设。主要包括计算机、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

2.档案信息资源建设。主要包括两大方面，一是现有室藏档案（包括纸质档案、录像、录音、照片档案和实物档案等）的数字化;二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。

3.人才队伍建设。这是档案信息化的成功之本。要始终把提高人的素质放在第一位，加强对计算机网络技术等方面的培训。档案人员要边学边实践，不断提高档案信息化管理水平，正确处理好传统档案和数字档案的关系。因此，档案信息化建设必须以人为本，并坚持把档案数据库作为核心要素来抓。

四、档案信息化建设举措

加快档案信息化建设要做好以下几方面的工作：

1.加强领导，提高认识 。加大对档案信息化的认知程度，对档案信息化的重要性要有明确认识，要拓宽各级领导的知识领域，在提高领导信息化水平方面多进行一些培训工作，改变现有的知识结构，以适应信息化建设的需要。

2.加大投入，增配软、硬件设施 。要舍得投入财力，在传统档案密集架、消毒柜、防磁柜等传统档案的基础上，配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。包括计算机、扫描仪、网络保障等，使档案信息化建设得到更快的发展。

3.引进和培养信息化建设人才。信息化时代的档案工作需要大量的“通才”。这样的人才有着更强的适应性和更好的稳定性，才能适应解决复杂性、综合性和跨学科的档案工作问题的需要。因此，档案部门必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。一是档案部门在进行培训前，应做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合，也就是说，培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训计划，注重提高教学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备。四是应加大培训内容中计算机知识的比例，重视网络知识的运用，注重信息能力、技术应用的培养，适当增加档案现代化管理课程的课时。

另外，加强档案法制建设也是档案工作的重要环节，信息时代的档案工作越来越多地涉及法律问题。进入信息时代，不但在理论上要解决“网络空间”、“虚拟社会”的法律约束问题，而且在技术上也必须尽快突破电子档案的法律效力问题。健全档案法规体系是档案法制化管理的前提，档案管理部门应该充分运用档案法律法规，加大执法力度，依法行使管理监督职能，为档案信息化建设提供强有力的保障。

（作者单位： 国网冀北乐亭县供电公司）