国家电网营销档案系统信息化管理复杂性及解决方式浅析

张笑语

背景

（1）营销业务应用系统电子化管理工作现状。营销业务应用系统已经开展了电子化文件管理的实用化应用，为公司电子文件管理试点工程奠定了良好基础。功能上涵盖了电子化文件的上传、下载、查看，在很大程度上已成为营销工作的重要组成部分，为营销业务工作的开展提供了重要的支撑。

（2）营销电子文件管理的工作进展情况。随着公司“十二五”信息化工作的深入开展以及“大营销”体系的推广建设，营销业务应用系统电子化管理工作取得了较大进展。按照公司“大营销”体系建设及公司2012年营销信息化工作要求，营销电子档案管理要覆盖到营销系统所有业务环节，真正实现营销电子文件管理的稳定、保密，为营销业务高效开展提供技术支撑。

1.1意义

（1）可以充分保障营销客户档案信息安全存储。

（2）可以有效建立营销文件档案资源共享利用机制。

（3）有助于提升营销业务的综合管理水平。

（4）能够有效支持公司电子文件管理工作。

2复杂性表现

2.1业务项目类型繁多

随着公司“三集五大”体系建设的推进，对信息化管理提出了很高的要求。而营销部门承载着业扩报装、电费计费、电能计量、用电信息采集等关键业务以及95598电话语音、互动网站、银电联网等对外服务工作，营销档案项目日趋复杂。

2.2流程复杂、变动性大

营销档案以营销业务应用系统为依托，具有步骤流程较多、与客户交互文件多等特点。因此实现电力客户档案的生成、收集、归档、更新等全过程与营销各项业务办理流程的紧密关联，以确保纸质档案与电子档案的逐一对应，并保证档案内容的完整性、准确性与实时性，有较大难度。

2.3与原系统接轨问题

营销档案管理业务主要包括2大类10大模块，分别是档案监控与利用、电子文件采集、电子文件生成、文件流转、文件归档、档案建档、档案保管、变更与借阅、档案室管理、档案管理的检查与考核。涉及到多个系统，保证其对接与兼容可靠性极其重要。

3处理方式

3.1业务架构

档案的监控与利用：档案监控基于档案的全生命周期对档案管理全过程进行监控;文件缺失预警与业务过程紧密结合，对业务过程中未及时登记与缺失的过程文件进行提醒与告警;档案智能化检索、档案情况统计、档案利用与信息发布是对档案利用开发。

营销档案业务：依次为电子文件采集、电子文件生成、文件流转、文件归档、档案建档、档案保管、变更与借阅、档案室管理、档案管理的检查与考核，所包含的具体内容如图。

营销档案管理业务与营销业务紧密结合，在营销业务的处理过程中，进行电子文件的采集、采集完成后各个流转环节基于电子文件进行无纸化业务操作，在审批与协同工作环节进行电子文件的调阅，对电子化业务资料进行审查与更新，并在业务归档环节进行资料的归档与电子文件的封装，保证了档案的闭环管理。

3.2流程架构

营销业务系统处理时进行纸质文件采集同时获取元数据进行电子文件的生成，对于数据捕获生成的档案自动获取系统数据按照模板生成电子文件。

营销业务工单流转过程中，需要对电子文件进行调阅，进行电子文件的在线浏览。同时相关部门可以根据业务权限对电子文件进行审查与更新。

在档案移交时，应进行纸质档案与电子文件的核对，核对通过后进行档案的接收，对于存在不符的情况，应将文件退回重新处理。

文件接收后，进行档案的入库与定置放置，进入自动库房与指定档案柜。电子文件应按照规定进行备份保管。

对于存在档案补充的情况进行档案出入库处理，并定期对电子档案、纸质档案进行鉴定，转为长期保存或销毁。通过以上业务交互，从而在营销业务处理过程中实现对档案管理的全生命周期闭环管理。

3.3系统对接

（1）与营销业务应用系统的集成

营销业务应用系统负责对电子文件业务数据/元数据的采集，对扫描资料进行文件的上传，在业务处理过程中可以对电子文件进行调阅、核对、更新。并将采集的文件进行电子化、压缩、转换、封装、加密、入库存储，对营销档案进行全生命周期的监控和管理。

（2）与自动化档案存储系统的集成

自动化档案存储系统，负责对档案室的存储规划、对档案资料与档案柜存储位置的对应关系，将操作界面集成于营销档案管理系统，进行档案的出入库操作与存储。

（3）與电子文件采集系统的集成

为实现纸质文件的电子化，统一文件电子化的数据格式，建立电子文件采集系统，对高拍仪、高速扫描仪与其他录入设备进行统一的管理。自动进行文件的识别、索引生成与存储，同时进行非结构化数据的存储与转换。

结束语

本文以国家电网营销档案系统为例，首先阐明了其档案系统信息化管理的背景及意义。之后分三点论述了其特殊性与复杂性，并针对这三点，分别在各自方面做出了解决，限于篇幅原因，很多问题阐述的不尽透彻，但希望能对其他类似问题有所帮助和借鉴。欢迎大家批评指正，谢谢。

（作者单位：冀北唐山供电公司营销档案室）