供电企业档案信息化管理浅析

张林

一、供电企业档案管理现状

供电企业的管理者对档案工作十分重视，将档案管理包含在企业发展规划中，档案管理网络体系相对完善，档案工作责任人分工较为清晰，档案管理基础设施的投资也在不断加大。供电企业的专兼职档案人员努力满足生产、施工、销售和管理工作的需要，尤其是科技档案管理人员，在做好本职工作的同时，积极指导基层单位、施工方的档案管理工作。

随着供电企业的建设和发展，档案基础业务建设进步明显。企业领导和相关部门对档案工作也十分重视，建立了完整的档案管理组织结构。办公室设立综合档案室，负责全公司档案管理工作以及对各部门、供电所的指导监督，规范档案管理。明确了档案室工作职责和岗位职责，设置了档案归档范围及整理要求，有效地保证了各类档案的齐全完整。

二、档案管理信息化的基本内容

档案管理信息化就是计算机技术在档案管理工作中的应用，信息化就是把传统的纸介质档案信息资源转换成电子计算机能够接受的数字信息进行管理，可以概括为以下几方面：

1、档案信息的数字化。是整个档案管理信息化的基础，其它环节都建立在此基础之上。传统介质档案的管理是以纸质档案为主，而信息化管理则必须把这些纸介质的信息转变为数字化信息。即一方面要把以前的传统档案通过电子扫描转化为数字形式。另一方面要在日常工作中全面推行无纸化办公，确保形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。

2、档案信息的网络化。以往的档案服务主要是以面对面的形式为主，不仅效率低，也给管理和借阅人员带来诸多不便。实现以网络为基础的信息化管理后，借阅者可通过网络提交申请，管理人员通过网络审核后即可按规定借阅，借阅者无须亲临档案室，这给服务对象带来了极大的方便，对异地和出差在外的人尤其如此，大大提高了档案的利用率。

3、档案检索的自动化。在传统档案管理方式中检索是依赖大量的档案检索卡片进行的，其效率必然很低。通过客户端从数据库中进行检索，其速度、效率是传统检索工具无法比拟的。另外这种自动化检索方式还可以建立在基于Web方式的网络服务器上，用户通过网络检索既快捷又方便。

企业档案信息化可以从以下几个方面着手：实现档案信息的数字化和网络化;实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;实现档案信息高度共享。

三、档案信息化管理的必要性

由于档案需长期保存，为提高存储环境，每年大量投入文档的保管经费已在所难免。在低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。现在主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。可见，信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不彰显其独特的魅力，也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。

四、加强档案信息化管理的措施

档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各局域网络，建立企业档案信息网络，实现企业馆藏档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

五、加强档案部门基础设施建设

电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辨认到期应销毁的文件等。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制目录，还可用于库房的管理。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。

六、加强档案电子化信息资源建设

所谓档案信息电子化，是以馆藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化为二次文献信息供人们利用。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，这制约了档案信息电子化的进程。目前，电力系统已开发出一套档案管理平台软件，加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于检索利用。

七、加强档案目录数据库建设

好多企业至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入、保存。

八、加强档案信息化人才队伍建設

推进档案信息自动化的关键是人才。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，这就对档案管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。

电力档案是一项电力工程全过程的真实反映，是可以利用的宝贵资料，随着社会的不断发展进步，电力档案管理人员应该全面加强对电力档案的收集、整理以及开发利用，增强自身能力素质，提高信息化管理水平，充分发挥电力档案的宝贵价值，以求真务实的工作作风，一点一滴做起，与时俱进，为本单位乃至整个电力行业提高优质的服务。

（作者单位：国网冀北唐山市曹妃甸区供电公司）