档案信息化建设的现状与对策

李艳青

信息技术的迅猛发展和广泛应用，深刻地影响着我们的社会和生活。档案工作要跟上时代前进的步伐，就必须采用现代科学技术，加快档案信息化建设，在信息化浪潮的洗礼中实现自身的一次“蜕变”，实现档案信息的社会化服务，从而推动档案事业可持续发展，这已成为档案界同仁的共识。那么，档案信息化建设的现状如何？存在哪些问题？如何推动档案信息化建设健康发展呢？以下是笔者的粗浅认识。

一、档案信息化建设的现状

1、传统、落后的思想观念是制约档案信息化建设的首要因素。目前，档案人员仍然存在着“为保管而保管、重保管轻利用”的思想，存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“不讲求社会效益和经济效益”等陈旧观念，以及“闭架借阅”、“你查我调”等做法。这些成为制约档案信息化建设的内在因素，另一方面，社会公众对档案工作的认知程度跟不上，成为制约档案信息化建设的外在因素。

2、档案信息资源建设严重滞后是制约档案信息化建设的重要因素。档案信息化建设的最终目标是实现档案信息的社会化服务，即档案资源的社会共享。档案资源建设作为实现档案资源共享的基础。在具体实践中因受档案法规不完善、相关制度不健全、宏观规划与协调机制欠缺、馆际交流缺乏、档案鉴定工作流于形式、档案工作人员认识局限等多方面因素的共同影响，形成了一方面馆藏档案数量剧增致使档案库房紧张，而另一方面大量已失去价值或本无价值的档案充塞库房的矛盾局面。这个矛盾解决不好，势必会影响档案信息化建设的健康发展。

3、经费严重不足是制约档案信息化建设的“瓶颈”。即便不是档案工作人员，也能够知道要实现档案信息化，必然涉及到购买基础设施包括硬件软件所需的大量经费。而现实情况是，各单位在经费方面普遍存在不足的问题。原因包括政府拨款极为有限、本单位的经济效益不好、单位领导的重视程度不够等等诸多方面。

4、档案工作人员的综合素质不高也是制约档案信息化建设的一个不容忽视的因素。档案信息化建设离不开人才，档案信息化过程中需要计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识和政治理论等各方面知识。据笔者了解，不单单是以上这些知识，就连档案专业知识在现在的档案系统人员中能说得上精通的也不是太多。这种情况如果得不到改善，档案信息化将成为一句空谈。

二、档案信息化工作的对策

1、更新观念，树立开放意识和创新意识。在外在因素难以在短期彻底改善的现实面前，我们档案工作者应勤练内功，树立起开放意识和创新意识，使得档案工作有利于档案信息的利用，服务于经济建设，服务于社会。要变被动服务为“面向社会、多方联系”的主动服务，拓宽服务渠道，改善服务功能，并用前瞻的眼光来研究利用者潜在的需求，积极主动地为利用者提供方便、快捷的超时空限制的信息服务。要加强馆际交流，宣传和推销自己的馆藏。加强档案信息的开发利用。对外在因素也不能持消极态度，档案人员应该坚持对社会公众宣传档案工作，取得社会的支持。

2、夯实基础，优化档案信息资源。档案资源的质量与数量是档案资源中两个重要的指标。其中优良的质量是促进档案资源社会共享的内在因素，而充足的数量是确保档案资源社会共享的外在条件。我们必须从档案信息化建设的要求出发，加强档案资源建设宏观规划与协调，不断提升档案工作的认识水平与业务水平，进一步完善档案行政执法机制，强化档案鉴定工作，并加强档案资源建设的理论研究，确立馆藏档案资源体系的建构原则与模式，不断丰富馆藏，为档案信息化建设打好坚实的基础。

3、开拓思路，增强档案事业自身的“造血”功能。具体到各單位来说，尝试开展有偿服务不失为一个好的举措。长期以来，档案馆（室）对外的提供利用基本上都是无偿借阅，因此它几乎是“清水衙门”的典范。如果开展有偿服务的话，将会缓解档案工作中经费方面的难题。另外，就大的地区来说，可以先以一些有条件的单位作为档案信息化建设的示范点，以点带面带动其它单位在这方面的建设。

4、加强培训，优化档案人员知识结构。加强政治素质教育，在档案工作者心目中树立档案利用的社会观、价值观、法制观与服务观;改进教学内容和方式，在教学内容上，不仅要包括图书、情报、档案学的专业知识，还需包括更广博的知识，如现代信息技术应用能力、信息加工处理能力。在教学方式上，采取高效率的教学方式比如理论传授与学习操作相结合、自学与辅导相结合、专题讲座与系统讲解相结合等;加强师资力量，因人施教，因材施教。通过对档案工作人员的全面培训，为档案信息化的人才方面需求扫除障碍。

总之，档案工作具有“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的重要作用。目前，各地档案工作的信息化工作也都在研究、谋划、运行当中，档案工作的信息化对全社会的信息化建设无疑是一个巨大的贡献。要顺利实现这一目标，需要各级党委、政府以及企事业单位的高度重视和大力支持，需要全社会的共同关心和积极参与，最根本的是需要全系统档案工作者解放思想、更新观念、与时俱进、开拓创新，推动国家档案事业的全面发展，使其更好地为经济建设和社会发展服务。

（作者单位：国网冀北迁安市供电公司办公室）