工会档案的信息化管理研究分析

赵喜民

【摘要】 工会档案的信息化管理是现在社会经济生活快速发展的要求，当前的工会档案管理工作已经暴露出来了明显的不足，因此工会档案的信息化发展要根据时代的要求，提高工会档案的管理工作，提高工会档案管理工作的服务功能。

【关键词】 工会档案 信息化 管理

工会档案是工会组织在工作、发展和活动过程中的原始资料的记录，是职工档案的重要组成部分，工会档案的管理工作对于保障工会的正常运行和发展，以及工会会员的各种利益，具有重要作用。所以，工会档案的信息化管理，对提升工会档案的管理工作水平、效率和工会的发展具有重要意义。

一、当前我国工会档案管理存在的问题

工会档案是工会各种工作的原始记录，也是工会在不断发展过程中的信息参考，但是随着社会信息化速度的加快，当前工会档案管理工作的传统手段已经不能适应当前的发展形势，所以，加强工会档案工作的信息化管理是必要的发展过程。同时，当前的许多工会组织对工会档案的管理工作不是很重视，导致工会档案的管理方面一直存在问题，影响工会正常工作的进行，也影响了工会档案信息化管理的发展速度。这些问题主要表现在：

1.1工会组织没有意识到档案管理的重要性

工会里面的档案管理工作是一个重要职位，对档案管理工作情况的好坏，将直接影响到工会其他工作的展开和进行。还有些工会干部，没有充分认识到工会档案管理工作的重要性，对档案收集、归档和整理等工作又不太支持，所以，工会的档案管理事务都较差，离信息化管理相差甚远。出现问题时，工会档案管理工作也总是处于被动应付的状态，很难去提高这种档案管理现状，因而无法使工会档案管理工作获得进步和发展[1]。

1.2档案管理人员不足，力量薄弱

许多的工会档案管理人员安排不到位，有的甚至没有专职的档案管理人员，同时，档案管理工作没有具体的规定和相关法规的约束和规范，使得工会里面档案的管理工作进行的很不到位。同时，工会里面安排的工会档案管理人员基本都是随意安排，管理人员没有相关的知识技能培训，基本的业务知识也很欠缺，对工会档案的收集、整理、归档等方面，业务不熟练，所以工会里面的档案管理工作漏洞很多，不利于工会的发展和进步。

1.3档案的收集和整理程序不规范

工会中对档案管理工作的不重视，相关的法规和制度不健全，对档案的收集、整体工作没有形成一定的明确的要求，所以导致了现有的环境下，工会档案管理出现许多问题，文件的收集整理不及时，资料欠缺，相关文件的书写不规范等等问题，还有相关材料的分类不清楚，导致文件在查询过程中无法找到等问题频繁出现，对工会各种工作的顺利展开产生了很大的限制。

1.4档案管理工作的信息化意识淡薄

现在社会经济的快速化发展，对信息的获取要求比较高，但是原来的传统管理方式需要完全通过人力去实现查阅和寻找，明显的感觉费时费力。但是现在信息化的发展，使得工会档案信息在互联网上就可以得到查阅和信息资源共享，方便了工会的档案管理工作的展开，同时提高了工会的办事效率。但是目前有许多工会的发展依然还是处于传统模式下，完全的依靠人力去实现工会档案的管理工作，信息化意识淡薄，满足于现在的状况，不思进取。阻碍了档案管理工作信息化的发展，也制约着工会组织的整体办事效率的提升[2]。

由于上述这些问题，使得工会档案的管理工作很难取得突破性的进展，实现档案管理信息化的过程还需要一定的努力。

二、工会档案信息化管理的意义

工会档案的信息化管理是时代发展的要求，是对工会组织办事效率提升的实现途径，同时也是符合当今社会发展的需要。

1、工会档案管理的信息化管理是社会信息化发展的具体要求，为了满足人们自由的信息获取。以满足社会各方面对各种信息资源的开发利用，档案的信息化管理已经成为一个重要方面，工会档案的信息化管理，不仅能够及时有效的开发利用工会档案信息资源，同时，也有利于工会工作的深入展开，提升工会的整体办事效率，扩大工会工会的影响面。

2、工会档案的信息化管理，是工会的发展需要。随着社会的发展，工会的档案管理工作也获得了一定的发展，但是面对社会信息化的需求，这也对工会工作的展开提出了新的要求，工会的发展现状和形式都面临着一个巨大的改革。当前依靠人力去整理、归档的档案信息已经不能满足社会的发展需要，所以，在新的历史条件下，只有提高工会档案管理的整体水平，实现工会档案管理工作的信息化管理，才能更为有效地开发和利用工会档案的信息资源，确保工会档案资源通过现代化的信息传播渠道进行信息和资源共享，实现为社会各界的服务。

3、工会档案信息化管理，是工会组织社会化的具体需要。工会组织是职工自愿结合起来的社会组织，同时，为职工服务，工会组织也具有广泛的群众性和社会性特点。工会的档案资料是工会组织在工作中的信息记录和整理，同时，工会组织在行使自己的职能过程中，会产生大量的文件资料，需要去进行收集和整理，并对相关资料进行记录。这些资料会作为工会工作的参考信息，另一方面，这些资料需要进行保存，实现准确的信息记录。

三、实现工会档案信息化管理的措施

工会档案的信息化管理是社会发展进步的需要，也是工会工作方式转变的具体要求，工会档案的信息化管理是工会各项工作进行和发展的必经之路。

3.1提高工会档案管理人员的信息化水平

工会档案的管理人员水平，决定和影响着工会档案管理工作的发展，档案管理人员的信息化水平，也直接关系到档案管理工作的信息化建设。所以，对工会档案管理工作的信息化建设，离不开管理人员的信息化，当前的档案管理工作信息化建设，和互联网技术的应用密切相关[3]。注重对信息化人才的管理和培训，可以更好地实现工会档案工作的信息化建设。

3.2工会机构的档案管理基础设施建设

工会档案的信息化管理基础设施建设，是实现工会档案信息管理的物质保证。当前的计算机技术和互联网技术发展速度很快，计算机的存储量大，传播速度快等特点，已经变成了当前社会生活和工作中的重要硬件设施。目前，对于档案的信息化建设，需要将计算机技术运用到实际的档案管理体系当中，完成档案管理的信息化建设。对于档案管理的信息化建设，需要建设和完善局域网的建设，使得工会的各项工作都可以实现工会的信息化发展。

3.3建设信息化的档案管理，需要树立牢固的信息意识和服务意识

工会档案的信息化建设，需要发挥工会档案管理工作人员的信息意识和服务意识，档案的信息化建设目的就是实现工会档案的服务功能。工会档案的建设必须把服务作为主要出发点，在进行档案信息的收集、整理和利用等方面，要充分考虑到档案内容的服务性建设，同时，提高档案的服务质量，做到服务于工会组织和职工群众。

3.4建立规范的信息化管理制度

实现档案的信息化管理，需要有相对规范化的档案管理制度保证，制度方面的规范是档案管理工作的重要保证。工会档案的管理工作中，制度化的方面是对信息化建设的前提，制定规范的档案归档时间以及范围等等，同时，制定工会管理人员的相关素质要求、能力等，才能真正成为实现工会档案管理的保证。

四、结束语

工会档案管理工作的信息化建设是时代的要求，也是工会组织实现发展和建设的重要过程和方法。本文详细分析了工会档案在目前存在的问题，工会档案管理在现阶段社会发展中的意义，同时论述了实现工会档案管理信息化建设的相关措施，希望对工会档案管理现代化建设起到一定的作用。

参 考 文 献

[1]周树君. 浅谈工会档案的信息化管理[J]. 中国外资，2012.

[2]余秀洁. 小议工会档案信息化管理[J]. 科技创新导报，2012.

[3]李杨. 浅谈工会档案的信息化管理[J]. 办公室业务，2013.