信息化手段在供应商管理中的阶段性运用

庄华

[摘要] 当今社会，信息化技术运用在各个行业和各个企业中。信息化技术与企业的结合，能激发企业的生命力，提高企业运行的效率。本文结合前阶段公司供应商管理模块的二次信息化运用成果，对比运用前后供应商管理的改善状况，说明如何运用信息化的技术手段强化供应商的管理，逐步提高供应商的管理水平。

[关键词] 供应商管理；阶段；信息技术；评审

[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2015.24.131

1 引言

工程项目中，供应商的质量直接影响到所供设备的质量，而设备质量又是项目的生命线，决定着项目成功与否。因此，供应商管理水平的提升已成为项目管理过程中至关重要的一环。本文以公司信息技术运用变革为实例，说明如何二次运用信息化技术手段，分阶段逐步提高供应商的管理水平。

2 管理状况

公司原有的供应商信息数量多达900多家，所维护的信息包括基础信息、行业信息、财务信息三大类。基础信息包括供应商档案编号、名称、企业性质、注册资金、法人和联系人等；行业信息包括所属行业、经营范围等；财务信息包括开户银行、账号、税号等。

一次变更前供应商管理模式是采用人工处理方式，通过简单的办公软件进行。根据所采集到的信息登录到EX-CEL文件“供应商合格名录”中，置放在公司公用文件夹中供相关人员使用。而所搜集的信息和办公文件则是通过纸质形式进行保存。

根据供应商日常管理的需要，包括推荐、考察、审批、评审、淘汰等环节。供应商推荐是指根据工程项目需要，由采购专业员或业主等推荐人填写《供应商入围推荐表》。供应商考察是指根据供应商提供资质证明文件材料，决定是否实施实地考察，并对考察情况作好考察记录，填写《设备、材料供应商考察申请表暨考察报告》；供应商审批是指按照《设备、材料供应商资格审批表》填报要求，按规定程序，经本部门、公司监察部和公司领导审批同意，将入围供应商纳入供应商网络进行管理。供应商年度评审、淘汰是指每年度组织有关部门及相关人员，对供应商年度供应和服务实绩进行评估；经分析汇总对不合格的供应商直接从名录中清除。

3 供应商第一阶段信息化运用

3.1 一阶段信息技术的开展运用

借助公司经营管理系统上线与电子商务采购平台的运用，我们在第一阶段将供应商基础管理纳入系统管理范畴，通过统一的平台来处理供应商信息，有效避免信息源不一致、重复处理等问题。

3.1.1 实施关键点

（l） 数据整理工作。原有的供应商信息往往无法直接转换到管理信息系统中，需要进行进一步的信息处理和加工。删除重复的数据、增加过渡的数据。这个阶段是数据处理量巨大的阶段，也是后期供应商管理系统模块能够正常运行的一个关键。

（2） 供应商专业类别划分。为了使供应商管理不停留在数据表面的维护上，希望供应商的信息能够真正推进业务知识的深度挖掘。我们根据供应商历史合同、专业特色以及公司产品特色，首先，按照机械、电气、公辅三大类专业将供应商进行初级划分；其次，每大类下设三个子专业。

3.1.2 实施步骤及内容

（1） 功能需求调研分析。需要向技术开发人员详细描述供应商的管理现状和需实现的功能诉求。

（2） 制度及流程梳理。需要梳理供应商管理的流程，最好能画出流程图，标识出要控制的关键节点，明确哪些工作可以在系统内完成，哪些工作（例如审批）只能在线下完成。

3.1.3 系统设计与开发

此部分工作主要由软件开发人员完成，客户需要配合完成系统测试与培训工作，提出系统中存在的缺陷。

（l） 数据整理及导入。按照系统要求的统一模板格式整理现有的数据信息，整理完成后导入系统中。

（2） 系统投入使用。规定相关人员按系统要求进行操作。对于实际操作人员来说，系统要求就如何交通规则一样，摈弃原有的工作方式是一个十分艰难的过程。

3.2 一阶段管理改善

3.2.1 供应商信息实际运用性增强

由原来的基础信息、行业信息、财务信息调整为基础信息、专业信息、年度评价信息、财务信息四大类。根据设备专业类型，采购专业员在拟选供应商时，比照同专业公司合格供应商网络中供应商名单及对应评审得分和等级进行，减少主观臆断和个人意识。

3.2.2 供应商管理的控制力度加大

系统中逐步通过供应商的专业和评价等级来强化管理，要求专业人员在拟选时在同一专业范围下进行，并且优先选用评价得分靠前的供应商。此外，对于非常用的供应商，统一划分在潜在供应商进行管理。潜在供应商的使用必须在拟选之前办理激活程序。进一步整理供应商队伍，始终保持有优质的供应商可供选择。

3.2.3 管理效率提高，数据分析更加便利

统一的供应商系统平台将原先分散在每个专业员手中的信息集中反映出来；同时，人工统计汇总的报表可以按照使用人员需求进行自由汇总分析，一定程度上减少了人工统计的工作量及重复率，降低统计过程产生的错误率。

4 供应商第二阶段信息化运用

4.1 实施前情况分析

由于条件限制，通过一阶段的信息化管理，只初步建立了供应商管理模块。供应商档案资料的信息化、评审手段的信息化等只能等待下一阶段的改善。通过一段时间的消化和整理，我们开始开展第二阶段的工作，进入供应商评审的信息化拓展阶段。

我们以项目组为供应商业绩评价主体，每年度组织有关部门及相关人员，从供应商业务量、质量情况、价格水平、合同履约、服务情况、异议处理、用户意见、应急处理、生产制造能力、技术能力、检验能力和创新情况等方面，以《供应商年度评审表》形式，对供应商年度供应和服务实绩进行评估。经分析汇总，按评审分数划分等级，分别为A、B、C、D四类。评审结果为D类（不合格类），直接从供应商名录中清除。

4.2 实施关键点

4.2.1 评审主体

合同涉及的商务人员、执行人员、用户等人员作为供应商评审的主体。不同的评审主体针对各自不同的评价指标进行打分。

4.2.2 评估指标

我们围绕综合实力、合同履行、服务情况三大项目（共计十一个指标）对供应商进行评估，赋予每个项目、每个指标各自的权重，计算加权总分。满分为100分。

4.3 实施步骤

由于参与评审主体的有限性，第二阶段信息化的开放程度较第一阶段小。同时，因以第一阶段的T作作基础，供应商评审信息化的推广更为顺利。通过3个月功能需求调研分析、流程梳理、系统开发、数据整理导入，评价系统开始投入使用。

4.4 实施效果

通过供应商评价系统，有效地简化评审流程。由之前的线下发放、线下回收、线下汇总，转为系统自动化采集有效的信息。供应商评价系统极大程度地节省评审时间，提供评审效率，且保证了评审结果的准确性，使得评审结果能够有效地运用到后续供应商的维护上。同时，坚持年度考核与日常考核相结合，以项目热负荷试车为节点，进行日常动态考核；实行末位淘汰制，凡评审得分排名后5%的供应商一律淘汰，从而进一步优化供应商队伍。

5 结论

原有的设备材料供应商信息采用人工方式，通过简单的办公软件（EXCEL）进行维护，公司合格供应商在使用过程中存在一定的问题：①信息局限主要反映供应商的基本信息，缺乏专业信息；②合格供应商有近900家，数量过多，给日常信息维护带来困难；③供应商拟选与供应商评价不能有效结合，供应商评审结果不能有效指导拟选工作。

通过分阶段对供应商实施信息化管理，从源头上梳理了供应商的基础信息，增强供应商信息的实际运用；加大供应商管理的控制力度；提高管理效率。从结果上使供应商评审结果有效地反馈到供应商选择上。

将来，公司拟进一步推动供应商报价信息化。通过电子商务平台，将供应商的报价活动与信息管理结合起来。同时，由于供应商评价系统与公司经营管理系统尚未对接，供应商评价结果的动态反馈还需要等接口完成后进一步实现。通过不断完善，我们拟最终构建一个供应商入围、供应商日常管理、供应商评审、供应商选择运用的综合系统平台。