刍议如何加强档案工作的规范化管理

张洋

摘 要：档案作为历史的重要记录，在社会生活中所发挥的作用是不言而喻的。文章主要从领导、制度、人员三个方面来探讨如何加强档案工作的规范化管理，希望通过文章的分析，为档案管理工作提供一些帮助，进而促进档案工作更好的发展，为社会的发展贡献力量。

关键词：档案工作；领导；制度；人员

引言

档案可以说见证历史的真实记录，在人类社会的发展进步贡献着巨大的作用，大到一个国家，小到一个单位，都会有档案的影子，并且是不可忽略的组成。任何一个国家，一个家庭都需要有与之相关的规范和制度，这是社会有秩有序的向前发展的基本条件之一。一个单位也同样需要规范。我们通常说的规范化管理，指的是单位的管理层人员根据单位的基本情况及未来的发展制定一定的规范，工作人员以此为依据来开展工作。档案发展到今天已经拥有了比较完整的理论体系。怎样卓有成效地推进档案的规范化管理是一个值得深入探讨的话题。人们对这个问题的见解是见仁见智，莫衷一是的。基于此，文章将重点就此问题展开分析。

1 单位领导要有重视档案的意识

作为一个单位的领导，是单位的决策者，要从宏观上把握档案工作，进行整体布局，使档案工作能够在单位中顺利的开展，认真的贯彻。（1）单位领导或主管和分管档案工作的领导要积极参加有关部门组织的关于档案方面的工作会议，进而对档案这门学科有一个更深层次的把握和理解。（2）督促相关部门积极制定档案工作制度，对文件进行认真学习，并组织相关的培训，提高档案工作人员的业务水平。（3）监督制定严格的档案工作奖惩制度，并得到认真的贯彻落实。（4）督促本单位收文、行文机构向档案室归档工作，给予档案工作人员指导行文和归档的权力，进而使档案工作能够有效开展。

2 建立健全档案工作制度

建立健全档案工作制度能够给予档案的众多方面支持和保障，所以是极为重要和必要的。

（1）建立健全納入档案管理工作的领导负责制度、目标管理制度、综合计划制度、部门和个人考核制度及奖惩制度。档案管理工作要作为一项具体的工作出现在单位领导的工作中；在目标管理考核实施细则、任务分解表、目标管理考核结果中体现档案管理工作；制定综合计划时，需要考虑档案软硬件的需求，这样便于保障档案管理的设备齐全、经费充足；在部门的考核制度、个人的岗位责任制及年终考核中，都要对档案管理工作有所体现，档案工作应该成为反映部门工作的重要方面，直接和先进评比、年终考核相挂钩。要给予将档案管理工作做得好的部门或个人一定的奖励，而对那些没有认真对待的部门或是个人视情节而定，有工作散漫、玩忽职守的情况，应有一定的惩罚措施。

（2）建立健全档案管理方面的制度，这样档案管理的相关工作都能够做到有章可循。接收档案标准要制定好，能够大幅度提高进馆（室）质量；制定整理、鉴定、著录、标引、检索、利用等标准，使各项管理工作规范化、统一化；制定档案电子化管理制度，使档案数据入库，实现档案管理的科学化、现代化。

有了规范性的制度，还要求其能够贯彻落实到位。上层档案业务专业人员要加强对各级档案工作人员的在专业技能上的指导和培训，这样有助于档案管理人员更好的掌握工作方法。上层管理部门要定期组织相关的课程培训来促进工作人员对档案法规的理解与认识，使档案工作人员明白分类的依据、保管期限的划分等细节问题，这样能够有效减少由于下层档案室所做决定的单一性和局限性。上层管理部门还要做好分工，多与档案人员进行沟通，对工作中出现的问题能够在第一时间发现，给予处理，这样保持上下联动，使指导工作真正发挥作用。

（3）档案管理工作加强流程管理。档案是文件材料的组合体，把每个文件材料掌握好，才能保证档案工作的各个环节的质量，从而促使档案管理工作的整体质量上升一个台阶。档案即“产品”，产品的设计、开发和服务全过程都要符合质量管理要求。要想使档案达到标准化、规范化要求，抓好文件形成的细节往往起着决定性的作用。其实在实际的工作中，对于档案管理工作出现的问题一般情况下比较好处理，但如果是文件材料的形成过程中出现的问题，处理起来就比较困难，有的虽然得到了一定程度的补救，但文件材料也会失去原始凭证和依据作用，档案的保存价值也就无从谈起。加强流程管理，控制好产品的各个过程，才能保证归档文件的有效性，档案工作规范化管理才能得到可持续的改进。

3 加强档案工作人员的管理

档案工作最终是要通过人来完成的。再先进的科学技术和管理方法也需要人来应用。所以，必须要加强档案工作人员的管理工作，这具有一定现实意义。

（1）档案工作的性质和特点决定了档案工作人员要有较高的政治觉悟性，要有一定的奉献精神。作为记录社会生活的重要载体，档案工作人员要恪守职责，真实的记录我国社会生活的历史，要忠诚可靠、意志坚定、严守党和国家秘密。

（2）档案工作人员应积极参加单位组织的培训，不断提升自己的业务技能。现阶段我国各行各业都显现出蓬勃的发展势头，档案管理人员要有责任感和使命感，时刻与时代发展保持一致，不断更新理论知识，因为拥有了丰富的专业知识，档案管理人员的视野才能开阔，综合素质才能提高，才能促进档案管理工作更好的完成。

（3）同一个单位的档案工作者，要形成立体知识结构，改变同等知识水平构成的平面结构。一个档案馆（室）工作人员要具有高级（精通专业技术、进行课题研究）、中级（通晓管理技术）和初级（能够进行熟练操作）等不同层次知识的人才。比较大的单位，档案工作人员也较为充足，很容易形成这样的层次分类；而相对比较小的单位，人员不很充裕，就会容易形成一人多专的情况，这样也要求档案工作人员具有较高的职业素质。

（4）《档案法》是具有权威性的档案立法，档案工作人员应该以此为出发点，监督、指导、检查档案的前期控制。所谓的档案的前期工作指的就是文件材料形成办理的各个过程。文件材料要想入档存卷，必须要保证材料的完整性和规范性，这也是保证档案质量的前提和基础。我国现阶段的发展是将文件材料的形成工作和档案工作区别开来的，这样档案人员参与文件的形成过程就成为了一个重要的环节。档案工作人员要经常参与单位的行政、经营管理活动，工程竣工、设备开箱验收、产品创优活动、科研课题及成果评奖等活动，这样有助于对单位内部文件材料的整理，进而保证材料的完整性，那些没有达到规范标准的文件材料必须坚决的予以去除。

4 结束语

通过文章的分析使我们充分了解到档案工作的规范化管理离不开领导、制度、人员三个方面的内容。因为只有领导重视，能够积极参与到档案工作之中，才能够建立比较完善的档案工作制度，并且得到良好的贯彻，也能做到工作的有法可依，进而有利于档案工作人员管理工作的有效开展。总而言之，在上下的协调配合之下，档案管理工作才能够在规范化的轨道上健康、持续的发展下去。

参考文献

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