浅谈工程监理单位档案资料管理控制

王勇

摘 要：档案管理贯彻工程建设全过程，资料的形成、保存及归档是一个系统管理的过程，是全员参与的过程，不可片面理解为仅为档案人员的工作，资料的形成质量更为重要。监理在工程资料的管理中即是形成者又是审查方，只有更好的理解工程资料管理的意义，才能更好的为工程服务，保证工程资料完整、真实、准确、高质量。

关键词：工程档案；监理；管理

1 监理工作范围

围绕监理合同明确的工作范围，以及合同赋予监理行使的权利，系统的对工程资料的形成、归档进行检查监督。这包括：对监理自身形成资料的自我检查以及对施工单位资料形成的审查过程。

2 档案过程管理

2.1 建立、健全档案管理组织机构

工程监理中心作为工程的监理单位，围绕监理工作范围和内容，在工程监理过程中成立了由总监理工程师负责的档案管理体制，领导层设立分管副总监、总工技术把关，管理层主要由综合部负责人具体管理，其他部门负责人牵头配合。执行层以综合部档案专工具体实施，各部门监理工程师配合，真正做到职责分明、层层把关，保证归档资料真实、齐全、完整、高质量。

2.2 确定档案整编依据

（1）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（D/T28-2002）；（2）《科学技术档案案卷构成的一般要求》 （GB/T11822-2008）；（3）《技术制图复制图的折叠方法》（GB10609.3-89）；（4）《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）；（5）《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）；（6）《相应施工项目档案管理办法》文件规定及要求。

2.3 建立、健全规章制度

在工程监理过程中要建立健全档案管理工作的各项规章制度，应制定事宜本工程的《工程信息管理监理实施细则》及《工程文档管理监理实施细则》，明确各专业负责人对监理文件资料的收集、整理、编制的职责和监理工程师在施工过中对原始资料进行控制和把关的责任，确保档案资料的完整、准确、系统、真实。

2.4 加强过程档案资料收集、整理、保管

（1）为保证档案资料收集齐全、完整、真实，监理应采取定期督促、检查各施工单位的工程资料管理情况，发现问题及时纠正，专责监理工程师随机抽查，现场监理工程师在对进度与施工质量检查时，同时也对施工工程资料的收集、整理情况进行检查，督促施工单位建立和实施档案管理制度，随工程进展加强档案管理，做好档案各项工作。

（2）针对工程项目的特点及施工过程中的档案整理情况，监理应联合业主档案管理人员定期对各施工单位的档案整理情况进行检查，并进行月考核打分。督促其不断完善和实施工程资料的管理制度，及时收集和编制工程资料，避免档案原始材料散失，对已完成的单位工程，及时进行档案归档、移交，保障工程档案的完整性、系统性。

（3）监理应会同业主每月按时召开档案管理专项会议，会议由监理主持，各单位汇报本月档案完成情况、下月計划安排、对上次会议提出问题的整改情况以及需监理业主协调事宜；监理点评各单位月计划执行情况、通报月检查考核得分、提出存在的问题及不足。会后形成会议纪要，督促各单位按照会议纪要要求落实相关事宜。

2.5 强化监理档案人员的业务培训、不断提高档案管理水平

监理应积极参加业主组织的类似工程档案参观学习以及业主聘请档案专家到现场的指导、培训，提高了档案人员的业务水平。定期组织监理中心内部员工进行档案学习培训，提高兼职档案员业务水平。围绕档案归档监理中心以年青员工为主成立QC小组，开展QC活动，提高档管理水平。

3 监理对施工单位竣工资料及竣工图的审查

3.1 对竣工资料的主要审查内容

3.1.1 往来文件方面

以监理收发文记录为准核对文件的完整性，检查文件处理是否闭合，文件的分类组卷是否满足组卷要求，卷内目录及备考表编写是否符合要求等。

3.1.2 验收资料方面

监理工程师审查资料是否符合项目划分要求，是否完整，验收资料内容填写是否符合技术规范要求（该项工作已在过程中执行），档案专职人员审查资料归档方面相应内容，如是否预留装定线，内容划改是否符合要求，卷内目录备考表编写等归档方面是否符合要求。

3.1.3 试验资料方面

试验监理审查种类是否齐全，确认资料的真实性，抽检频率是否满足要求，同完工报告描述是否一致，档案专工审核装订线、卷内目录、备考表填写等归档方面的内容。

3.1.4 影像资料方面

监理工程师审查照片内容反映是否真实，是否能体现质量控制及施工过程，档案专工审查说明填写格式及粘贴等是否符合要求。（施工过程中各施工单位工程照片上传基建系统，同样遵循上述审查方式，保证了工程照片收集质量）

3.2 对竣工图纸的主要审查内容

3.2.1 监理工程师审查内容

首先核对图纸及设计更改通知单的完整性，（通过核对图纸及设计更改通知单收发台账）；审查单张竣工图更改是否真实完整（结合设计更改通知单）；审查竣工图编制一览表，是否同单张图纸更改及设计更改通知单一一对应；竣工图总说明及各专业的编制说明、竣工图编制原则、各专业目录及编制情况，是否真实完整。

3.2.2 监理档案人员审查内容

修改篇幅是否超过35%，修改方式是否满足要求，布局是否合理，竣工图章选用及填写是否满足要求，折叠方式是否满足要求，卷内目录、备考表填写是否规范等档案内容。

3.3 对归档文件资料和竣工图纸审查的程序

3.3.1 施工单位建立自查体系

技术人员整理，部门负责人审核，项目相应负责领导最终把关的三级审核制度。

3.3.2 监理审查程序

施工单位按相应要求编制好归档资料自检合格→监理工程师及部门负责人（审查资料的真实性、完整性）→监理档案专工及部门负责人（审查归档范围、格式等）→分管副总监或总工（技术把关）→总监（落实执行情况）→进入业主单位审查流程。

4 结束语

档案管理贯彻工程建设全过程，资料的形成、保存及归档是一个系统管理的过程，是全员参与的过程，不可单纯认为仅为档案人员的工作，资料的质量应有所保证。监理在过程管理中要建立、健全档案管理组织机构，及相关的规章制度，加强过程档案资料收集、整理、保管，同时强化监理档案人员的业务培训、不断提高档案管理水平，保证工程资料完整、真实、准确、高质量。