我国贸易类企业出口业务流程优化探究

张蓓

[摘要]通过概述流程优化的基本原则以及我国贸易类企业的业务流程和内部组织架构，从出口贸易企业出口接单流程、现行信用证获取流程、现行备货流程和现行制单结汇流程等方面分析现存的主要问题。在此基础上，分别对出口贸易企业出口的接单流程、现行信用证获取流程、现行备货流程和现行制单结汇流程提出优化对策，为我国贸易类企业出口业务流程优化提供一定的参考，促进我国贸易类企业出口流程的优化发展。

[关键词]贸易类企业；非贸易；业务流程；优化原则

[DOI]1013939/jcnkizgsc201533050

业务流程优化，是指对企业的业务流程进行调整、改变甚至重建，使其更好地适应经济社会发展需求。业务流程优化有利于降低公司的直接成本与间接成本，提高公司的市场竞争力，尤其是在当下信息透明化的时代，更加能帮助公司提高核心竞争力，最大化地利用公司资源、满足客户的需求，提高贸易类企业出口业务的效率，有利于公司的长期稳定的发展。随着经济全球化的深入发展，国与国之间的经济合作日益深化，各类贸易壁垒的出现和更新层出不穷，这对从事进出口贸易业务的企业提出了更高的发展要求。在能满足客户基本业务需求的基础上，企业内部管理的优化意识逐渐提升。如何改进工作方法、创新工作手段、提升服务意识已经成为国际贸易类企业的管理者必须面对的问题。通过企业内部进出口业务流程的优化以及全新业务模式的探究，来寻求提高工作效率以及资源的使用率，是当下企业不断发展的必然需求，也是增强自身竞争力的战略选择，保证企业在激烈的市场竞争中始终保持旺盛的生命力，巩固企业在市场中的地位。

1流程优化的基本原则

11符合市场需求

贸易类企业出口业务的发展离不开市场需求的导向作用，为了更快更好地发展出口业务，须根据市场的需求情况不断调整公司的战略方针，以市场需求为基础，做到公司利润最大化，才能用利润进行产品设备的更新，更好地满足客户的需求，使公司长期稳定的发展。

12制定明确目标

根据公司实际发展情况，制定相应的战略目标并坚定不移地实行。例如，公司目标是降低管理费用10%，那么实际目标需要大于10%，按照实际情况将费用合理分配到个人。总体上，需要取消非增值活动，合并重复活动，不断简化烦琐活动但是深化活动意义，从而降低相应的开支，促进公司的发展，达到贸易类企业出口业务优化的目标。

13持续改进

在贸易类企业出口业务优化后，需要制定相应的评估反思制度，保证优化过程的顺利进行，此外，优化制度需要不断改进创新，适应时代的发展，据相关数据分析，优化制度的实行过程只是一个开始，在实行过程中需要不断对出现的问题进行反思解决，不断适应公司实际的发展情况。

14以人为本

公司的运营始终还是靠每个人的共同努力，人是公司运转的核心，因此，必须始终坚持以人为本的原则，需要不断提高和增强员工工作的积极性以及相应的业务优化意识，提高相应的监察力度，并将其与个人绩效以及个人奖金相挂钩，从根本上提高员工工作的工作热情。

15统一信息资源

利用现代化技术，对公司各个地区资源进行整合更新，避免因为信息方面的不统一而造成的失误；此外，利用信息的便捷性，代替以往传统的人员沟通，做到更加快速高效，降低相应的成本，并且在一定程度上减少因为人员沟通不当而造成的损失。

流程优化的顺利进行离不开这些基本原则，原则是发展的向导，只有遵循这些原则，并在此基础上加上企业的独特管理模式，才能保证企业贸易类企业出口业务不断优化，提高贸易类企业的工作效率，提升资源的有效使用率，增强企业的市场竞争力，从而保证企业长久稳定的发展，巩固并提升其在全球价值链中的地位。

2我国贸易类企业的出口业务流程与内部组织架构

出口业务流程涉及客户询盘、报价、签订合同、业务审批、下达生产通知、验货、备制基本文件单证、商检、租船订舱、安排拖柜、委托报关、获得运输文件及其他文件、交单等环节。进口业务流程涉及开立信用证、租船订舱、接运货物、办理货运保险、审单付款、报关提货、验收和拨交货物等环节。目前，国内贸易类企业的进出口业务流程是基本参照企业内部组织架构来实现的，换言之，企业内部组织架构是决定贸易类企业进出口业务流程的结构和运行效率的重要因素之一，是企业发展的生命线，关系到企业未来发展情况。

我国贸易类企业的内部组织架构包括如下几个方面：客户关系拓宽部、市场营销部、财务管理部、行政办、品质管理部、客户服务部、供应链管理部、人资部等。部门按照公司规章制度，履行本部门工作职能，同时，与其他部门相互联系、相互配合。例如，客户关系拓展部对掌握的市场信息进行分类，并根据其他部门需求予以传递，与市场营销部、品质管理部以及供应链管理部建立联系。而市场营销部无论是在物资采集还是产品销售环节，都会与供应链管理部门产生直接联系。供应链管理部也依赖于品质管理部提供技术支持，对采购标准予以量化。各个部门之间相互配合，保证公司的顺利发展。

因此，研究、梳理、理顺企业的出口业务流程，不断优化贸易类企业出口业务对于企业提高工作效率，降低运营成本，减少运营风险，实现公司资源最大化的利用，具有极其重大的意义。

3我国贸易类企业出口业务流程存在的问题

当前我国贸易类企业出口业务流程存在的问题主要表现如下。

31出口贸易企业出口接单流程的问题

这一流程主要包括售价管理、客户管理与合同审核。具体问题表现为：

第一，产品售价管理混乱。通常而言，企业没有相应的价格体系，因此售价主要依据订购产品的种类与数量，由业务员与客户来共同决定，由此造成了公司产品管理混乱。甚至会出现相同型号的产品在不同等级数量的订单中的价格表现出较大的差异。即使是在同等级数量的订单中同一型号的产品订单售价也存在超过12%以上的差价。此外，重新报价的过程十分的烦琐，造成了业务效率极其的低下，严重影响了企业工作的效率。

第二，企业订单的审核周期太长。出口订单的审核一般采用线性审核，即从业务组审核到财务部审核，再到生产部门审核，最终到业务副总经理审核，层层审核下来最短也需要3～4个工作日。漫长的审核时间严重降低了公司的运行效率，在一定程度上也会减少公司收益，不利于公司的长期发展。

32出口贸易企业现行信用证获取流程的问题

信用证进出口贸易中的作用显而易见。信用证支付通常是将进口方履行付款责任，由银行付款，进而可能确保出口人能够安全迅速地收到款项。由此可见，该种付款方式既可以有效地消除进出口方之间的不信任现象，又可以作为一种有效的资金通融方式。

在这一信用的获取流程中主要包括催证审证和改证，当前存在的主要问题如下：

第一，催证的时间过长。通常而言，当国外进口商知晓市场发生了巨大的变化，或是该企业的资金出现了问题时，他们通常就会拖延开证，相应地，大大增加公司在此订单上所花费的时间，降低了公司的实际效益。这时就需要企业加强对客户的选择评定，确保其能够按照合同规定的时间开立信用证，以催促对方可以快速地开具手续，避免此类情况的发生。

第二，审证的过程十分的混乱，大量存在多次改证的情况。在现实的交易中，企业往往会出现改证的情况，有可能是最初开具的信用证条款与合同规定的条款不一致，也有可能是其他情况。而一旦企业发生改证现象，势必会造成一定费用的增加，而且也会造成该订单出现拖延状况。为了保障企业签订合同能够顺利执行，就需要企业对收到的信用证进行准确的审查。

33出口贸易企业现行备货流程的问题

备货流程通常包括生产通知单生产流程、生产流程、商检流程。当企业的业务员收到订单后，应将其迅速转化成企业的生产通知单，而在转化之前就需要对生产通知单的内容进行一一落实，如要熟知订单上产品的名称是什么、需要的规格型号是什么、需要多少数量、以何种形式进行包装及什么时候需要出货。然后，再将其转化为生产部门所需要的生产通知单。然而，在这一过程中存在的主要问题为：

第一，通常而言，部门与部门之间缺乏密切的联系，虽然公司的运转需要各个部门的相互配合，但是在实际操作中，部门之间还是相对较为独立，缺乏相应的共同协作。业务员与生产部门之间的联系也是相当的少，因此，业务员可能不能及时知晓生产车间所缺少的原材料，现有的技术是否能够满足订单上所有产品的生产技术要求，产品的生产现状如何等，不能在最短的时间内解决此类问题，给后期工作增加了一定的负担，延长了工作的周期。这种问题的根源在于生产部门的相关管理人员未能将生产中遇到的问题及时反馈给业务员。

第二，质检职责模糊。当生产部门生产某一批产品后，业务员对此批产品进行质量检查，借以判断该产品是否能够有效地满足订单合同的要求。然而，业务员通常不具有专业的技术与知识，往往容易造成纰漏。因此，这种由业务员来检查产品质量做法的直接后果时，一旦商家检测出产品存在问题，就会直接反馈给业务员，而业务员又会将出现的问题及时反馈给企业的生产部门，这种不必要的流程就造成了大量的等待时间，显然会大大降低工作效率。此外，在进行各种业务过程中，对部门以及业务员的责任界定不够明确，时常会出现有问题彼此互相踢皮球的情况，相同的错误多次发生，使客户对公司产生不好的印象，造成公司的损失。

第三，流程散落，目的性差。备货流程通常包括生产通知单生产流程、生产流程、商检流程等，需要各个部门的共同配合，然而，公司的运行模式较为零散，各个部门只是关注自己部门的工作，只是关注自己部门的效益却忽略了公司整体的运营发展，各自为政，许多流程接口较多，降低了工作的效率，不利于公司的长期发展。

34贸易企业现行制单结汇流程的问题

通常而言，制单结汇流程包括两个流程，即制单和结汇。而在这两个流程中存在的主要问题如下：

第一，企业从申请付款到实际获取款项的时间较长。一般而言，客户会遵守订单的规定，在规定期限内付款，企业会在信用证规定的截止期限之内获取货款。然而，仍有相当大一部分订单会出现拖延付款的情况，部分订单甚至会超出最后期限半个月左右，又将耗费公司大量时间催款，给公司发展制造一定的麻烦。

第二，单证管理非常的混乱。企业在发展过程中，各种单证数量极多，然而却缺少相应的规范管理措施，缺乏专人专门负责对信用证进行审核，如由单证部的单证员对发货地、装运期限等信息进行一一审核，仔细核对信用证中有关的条款等，导致部分单证找不到甚至遗失，为实际工作带来巨大的麻烦。比如当要求提供全套的单据时，往往会出现某一单据缺失的现象。虽然这种现象并非一种常态，但是一旦这种现象出现，就会给公司带来巨大的损失。

4我国贸易类企业出口业务流程优化

41贸易类企业出口接单流程优化

第一，删除重新评定审核报价，这是一种没有必要的非增值的作业，进而可能有效地增加产品的价格浮动范围。接单优化后，删除重新评定审核新报价这一步骤，而是选择在接单流程之前增加一个事先制定报价价格浮动范围的流程，这样一来就可以为业务员提供一份清晰的参考报价单，将工作进一步的明确化、制度化，大大减少相应的报价思考时间。

第二，实施并行的合同审核，一改以往串行的合同审核制度。当业务员起草订单合同后，同时往业务部经理、相关的财务部和生产部门各送一份合同进行审核，待所有部门都审核后，统一直接交由业务副总经理进行审核。这种将以往串行的合同审核改变为并行的合同审核，可以明显的缩短合同的审核周期。在审核的过程中，一旦得到某个部门审核不通过的结果及时反馈给业务员，这样也可以有效地避免其他流程步骤的无效进行。为了有效地解决该流程的无效运行问题，可以将并行模式安装到公司的信息系统中，当业务经理或生产部门等任何一方审批不通过时，则整个合同审核处于终止状态，这样就可以有效地避免资源的浪费。

42贸易类企业信用证获取流程优化

第一，消除企业中的非增值作业，增加增值业务环节，从而提高公司效益为客户带来更高的价值。而企业中的催证和改证其实就是一种非增值的作业。而要想消除催证和改证就必须在确认付款方式前，对将要合作的客户的信用进行综合的、系统的、全面的评价。根据对所有潜在客户的信用额度的评价结果，对于满足评级的则采用信用证付款方式，而对于不满足评级的则坚决不要采用信用证付款方式。这样就可以有效地避免出现催证等为难的局面，大大提高工作效率。

第二，加强单证部的审核管理。设立专人专门负责对信用证进行审核，如由单证部的单证员对发货地、装运港口、运输到达地、装运期限及结汇的期限进行一一审核，尤其是要对合同中提及的特殊条款进行一一审核，并且要根据实际生产情况，仔细核对信用证中有关的条款，进而对接受或是修改抑或是拒绝做出决定，不断优化单证的管理制度，避免单证遗失的情况发生。

43贸易类企业备货流程优化

第一，对备货流程进行科学的优化，确保优化后的备货流程增添了专门的业务员，进而对货物进行跟踪。这样一来业务员就可能随时随地地掌握生产状况。而当业务员将订单转换为生产通知单之前，必须要全面地、准确地了解和掌握当前生产部门在生产过程中所遇到的困难，评估当前生产部门是否能够完成客户提出的要求，并注意与客户进行密切的沟通，提高客户的满意度。

第二，对于由业务员负责产品的质检这一非增值的作业，需要予以删除。对此需要指派专业的技术人员对订单合同中的产品类别、质量、数量等诸多条款一一进行专业的检验。待专业人员检验通过后，再由业务员进行最后阶段的商检，这样就可以大大减少后期可能出现的返工、返厂等现象，进而可以有效地缩短备货周期。

44制单结汇流程优化

第一，当企业向银行上交全套的单证申请议付时，可以尝试增加一个步骤，即通知客户。这一步骤的增加不仅可以增强业务员和客户之间的关系，还可以切实提醒客户进行准备工作。

第二，完善单证部的管理，指派专业的单证员协助业务员做好单证业务。一方面，在运输单据签发前，将事先已经备好的单据交由银行预审，若审查出问题可以及时更改。另一方面，在货物装运后取到运输单据后，当天要迅速进行相应处理并将单据寄出，进而缩短交单周期。

5结论

总之，面对世界经济持续低速增长，风险因素增加，国际竞争日益激烈的错综复杂的外贸发展形势，我国进出口企业的业务流程优化势在必行，必须加快转型升级步伐，积极调整商品结构、市场结构，优化进出口业务流程模式，做到接单流程优化、信用证获取流程优化、备货流程优化以及制单结汇流程优化，从四个方面着手，使企业更加制度化、高效化，以期提高贸易类企业的工作效率，提升资源的有效使用率，增强企业的市场竞争力，从而提升自己在全球价值链中的地位。

参考文献：

[1]徐筱彧进出口贸易企业内部控制研究[J].经营管理者，2013（25）：179.

[2]李克芳浅析国际分销中的进出口业务[J].商业经济，2011（2）：27-31.