政府信息公开背景下的档案管理工作研究

崔国侠

[摘要]随着我国信息公开化、平台化改革的逐步深入，政府信息公开成为我国信息化建设的重要组成部分，档案管理也逐步由传统化向信息化转变，笔者结合我国政府信息公开进程，对如何推进我国现行档案管理制度、充分发挥其公共服务的功能作用进行相关研究。

[关键词]政府信息；档案管理；信息化

[DOI]1013939/jcnkizgsc201535089

政府信息公开是衡量一个国家民主化进程的重要标杆，也是时代发展和社会进步的重要举措。广义上的政府信息公开主要包括两个方面的内容，一是政务公开，二是信息公开。狭义上的政府信息公开主指政务公开。政务公开主要是指行政机关公开其行政事务，强调的是行政机关要公开其执法依据、执法程序和执法结果，属于办事制度层面的公开。广义上的政府信息公开的内涵和外延要比政务公开广阔的多，它不仅要求政府事务公开，而且要求政府公开其所掌握的其他信息。我国的政府信息公开自2008年5月1日实施《中华人民共和国政府信息公开条例》以来，已迈上了有法可依的新台阶。该条例将政府信息公开与档案工作不可分割地联系在了一起，为档案事业的发展提供了更为广阔的舞台，同时也对档案工作提出了更高的要求。在此背景下，如何加快档案管理工作信息化、公开化建设，对加快我国政府信息公开进程具有重要的意义。

1政府信息公开对档案管理工作的影响

档案是通过具有保存价值的文件现行转化得来的。原生性是其重要特点，档案也是社会信息系统的重要基石。信息资源已是当今被广泛认同的重要资源之一，档案信息作为社会信息资源中最可靠的原生类信息资源之一，是社会信息资源的重要组成部分。而行政机关既是社会信息资源的发生主体，又是产生政府信息类档案的主要来源。政府信息首先作为现行文件存在，其剩余具有保存价值的那部分就成为档案。由此可见，政府信息与档案信息相互衔接交织，与其他类重要信息资源一起，共同组成社会信息资源系统。档案信息公开化是通过对档案信息资源进行整合，并通过统一的档案信息平台使得档案信息公开化，进而使用户迅速方便地利用档案信息资源的一种方法。档案信息公开化是档案信息资源利用最大化的一种理想状态，是政府信息公开进程的必然要求，也是档案事业适应社会发展要求的必然趋势。

现今阶段下，我国政府信息公开化进程正不断深入，因此对促进档案信息公开化提出了更高的要求。应准确把握档案信息公开与政府信息公开之间的契合点，在信息公开和信息服务方面，应注重借鉴和学习图书情报领域的相关探索模式和服务经验，紧紧抓住当今机遇，积极实现档案信息公开，努力提高档案管理的工作水平。

2档案信息公开工作现状

文件生命周期理论认为，文件具有双重价值：第一价值，包括行政管理价值、法律价值、财务价值和科研价值；第二价值，包括其他机关和个人利用者的从属价值，如证据价值和情报价值。文件向档案的转化，就是文件最终实现第一价值向第二价值的转化。所以，档案多不具有现行价值，而更多体现为历史性的价值和文化性的价值。由此可知，政府信息的最终命运是档案，在从政府信息到档案的转化过程中，需要经过归档、确定密级、保管期限、从业务部门移交机关档案室、移交档案馆的过程。而政府信息公开的过程，从很大程度上来讲也就是档案信息公开的过程。

我国的档案信息公开工作仍处于改革进程当中，因此如何更好地利用现有资源，为社会提供有效信息，进一步体现档案管理工作的价值，是所有档案工作者应思考的问题，从现阶段来看，档案信息公开工作存在以下特点：

第一，档案信息服务工作发展尚不完善。首先，档案资源利用率低，许多档案机构目前服务对象仅局限在党政领导和机关公务员，对专家、学者、社会公众提供服务的比例较小；其次，档案管理服务滞后，服务手段仍处于传统、烦琐的手工操作层面，基本处于被动式服务阶段；最后，馆藏资源信息覆盖面不足。目前档案馆接收的多是党政机关、人民团体的文书档案，范围较窄，门类单一，且以纸质档案为主，对电子及多媒体等其他载体形式档案的收集较少，在一定程度上限制了社会大众的使用范围。

第二，档案信息时效性不强。这在一定程度上影响了档案信息公开工作的开展。根据我国《档案法》相关规定，立档单位保存十年左右的永久、长期档案才向政府档案部门移交。但从需求情况看，社会和群众利用较多的同样也是形成时间在十年以内的档案，这就使档案馆的信息工作经常处于期限错配的状态，无法满足档案信息收集者的需求。

第三，档案管理制度的分段管理机制对信息公开的制约。在机关文件向档案馆转移的过程中，在先行档案管理体制下，存在机关档案室这样一个衔接环节。总的来说，文件首先由机关内部业务部门产生，经过整理立卷后，向机关内部的档案机构归档。机关内部的档案机构保存了相当大的一部分最具利用价值的由现行文件形成的档案，而且保存的时间长，对于档案的是否公开具有相当大的决定权。这对档案信息公开工作的进展形成一种制约。

3政府信息公开下的档案管理工作建议

首先，全面开展档案信息公开化工作。在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务平台。档案馆内部建立局域网，档案部门通过在此基础上建立档案网，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好更便捷的服务。与此同时，档案馆应以政府档案部门的目录中心为中心，将各单位暂未进馆档案的目录集中整理到档案馆的目录中心，据此建立档案目录信息咨询平台，提供档案资源共享。需求者只需要到档案馆查询目录，摘抄相关目录资料后到文件所在单位查阅即可。一方面能拓展档案馆的服务范围；另一方面也提高了服务的能力和效率。

其次，转变服务理念，优化服务方式。政府信息公开意味着公众可以获取原本大量优质的信息资源，档案馆应在原有档案开放利用的基础上建立起现行文件服务中心，作为政府信息查阅的指定场所，为人们获取政府信息提供方便。由于政府信息和档案之间的密切关系，将为国家节省大量的资源，特别在公众无法分辨其属于政府信息还是档案信息的情况下，方便利用者结合查阅档案，获取比较系统的信息，对于切实保障公民的知情权具有重要的现实意义，在实际工作中受到公众的好评，取得了良好的社会效果。

最后，拓宽档案信息公开宣传渠道。如果档案馆里的丰富资源没有被妥善利用，将造成巨大的资源浪费。因此亟须拓宽档案信息公开的宣传渠道：一是宣传档案馆的功能、馆藏资源等；二是宣传档案的使用方法，提高大众的档案意识等；三是提高大众对档案信息查找的客户体验。这不但能够提高档案馆的社会影响，而且能够提高大众的档案使用意识，进一步提升档案管理工作的效率。

参考文献：

[1]李财富，周甜甜政务公开背景下的档案信息开发利用工作[J].浙江档案，2007（2）：16-18

[2]张林华政府信息公开与发挥档案机构信息服务功能[J].档案学通讯，2005（4）：31-34