浅析事业单位档案管理制度

罗保刚

[摘要]随着科学技术的不断进步，人们对信息需求量也与日俱增，这对事业单位的档案管理提出了更高的要求。档案管理工作需要一定的专业性和技术性，就我国当前事业单位档案管理的情况来看，在档案管理上存在许多的问题，档案管理制度有待改善。笔者就对目前事业单位档案管理普遍存在的问题进行了分析，并提出了事业单位档案管理制度改善的对策。

[关键词]事业单位；管理制度；档案管理

事业单位的档案包含多个方面，这些档案资料可以对人才进行选拔、考核，因此，事业单位的档案信息能够为其他工作是提供很大帮助，通过查阅档案，可以及时获取相关的信息，进而快速进行下一步工作。事业单位的档案管理制度已经初步形成，但是在很多方面还是存在一定的问题，对事业单位造成了一定的负面影响。因此，事业单位必须针对档案管理中存在的问题，进一步完善档案管理制度，以顺应时代要求。

1.当前事业单位档案管理存在的问题

1.1事业单位档案管理的信息化程度不足

科学技术的不断发展促进了事业单位档案管理的信息化，然而尽管当前网络技术已经非常普及，但是在很多事业单位的档案管理工作都没能得到全面的信息化，信息化程度不足。一些非常重要的档案信息仍用纸质档案管理，而纸质档案受天气影响，在潮湿天气下，纸质档案很容易被破坏，一旦纸质档案损坏，就很难修复，这在一定程度上造成了档案信息的丢失[1]。此外，纸质档案查找信息也相对困难，影响了档案管理的效率。事业单位档案管理工作信息化可以提高信息查找的效率，为事业单位档案信息提供更为安全的保障。

1.2档案管理人员综合素质有待提高

事业单位的档案信息对于单位各项工作的顺利开展都有重要影响，然而很多事业单位对档案管理工作却没有给予充足的重视，档案管理人员普遍存在管理意识薄弱，综合素质较低的问题，这在很大程度上影响了档案管理工作效率，制约了档案信息价值的发挥[1]。事业单位档案管理人员在工作时由于缺乏档案管理意识，工作态度散漫，造成了档案更新的延后，对于档案管理中出现的问题也不能及时发现及时解决，对事业单位的档案管理工作造成了不良影响。

2.事业单位档案管理制度的制定原则

2.1 统一化与差异化兼顾

在事业单位档案管理工作中，档案管理制度的制定需要坚持统一化与差异化兼顾的原则。事业单位的档案管理制度需要以国家在档案管理方面的相关标准为基础，结合国家的相关规定，制定符合单位实际的档案管理制度，促使事业单位档案管理的规范化[1]。然而不是所有的事业单位的档案管理制度都是相同的，不同的事业单位在档案管理制度的制定上也应该结合单位的实际情况，针对事业单位的性质与特点进行制定，也就是说事业单位的档案管理制度需要在国家标准上统一，但是在单位实际情况与性质上要存在差异，这就要求事业单位能够对自身性质和特点做出正确的认识，并在实践中不断摸索优化，制定出满足事业单位实际情况的全面的档案管理制度。

2.2切实执行事业单位档案管理制度

事业单位的档案管理制度能够促使档案管理工作的规范化，但是如果只注重制度的制定而忽视执行，那么档案管理制度就会成为空谈，因此，事业单位在制定档案管理制度后还需要强调制度的有效落实。事业单位的档案管理人员需要严格按照制度和规范进行档案管理，事业单位也可以在档案管理制度落实的过程中强化监督制度、奖惩制度以及绩效考核制度等，从而监督档案管理人员工作的规范性，同时充分调动档案管理人员的工作积极性，督促他们以档案管理制度为依据开展相关工作[2]。事业单位还需要在档案管理制度执行的过程中，不断摸索，对制度中存在的问题进行分析，及时解决，进而不断完善档案管理制度，使档案管理制度更加的完善。

2.3明确档案管理人员权益和职责

事业单位档案管理工作的主要执行者便是档案管理人员，因此，档案管理人员的工作积极性直接关系到事业单位的档案管理工作质量与效率。档案管理人员的工作积极性主要受自身权益与职责的影响，档案管理人员在权益未得到明确保障或是因职责未明确而认为自身权益未得到保障时都会对档案管理人员的工作积极性造成影响。因此，档案管理人员的权益与职责明确就变得尤为重要。事业单位在制定档案管理制度时就充分考虑档案管理人员的权益和职责，对档案管理人员职责范围与权限进行明确，使档案管理人员能够在履行职责的基础上，明确自身的正当权益并得到有效保障[2]。除此之外，事业单位还需要建立反馈渠道，通过听取档案管理人员的意见而完善档案管理人员的权益，调整激励机制，调动档案管理人员的工作热情，提高档案管理工作的质量与效率。

3.促进事业单位档案管理制度改革的措施

3.1创新事业单位的档案管理体制

随着我国经济体制的不断变革发展，事业单位的档案管理制度也需要顺应时代要求进行转变，创新档案管理体制，开展社会化的档案管理，促使事业单位的档案信息向社会化的档案信息转变。这里需要强调的是，在档案信息社会化的同时还需要保证信息的安全性[3]。

事业单位在档案管理过程中需要逐步形成并不断创新完善自己的档案管理制度，通过与事业单位实际情况相符的方式管理档案，尽可能地在减少人力、物力的前提下，使档案信息管理规范化，这样才可以确保事业单位档案管理工作的质量和效率。

3.2事业单位档案管理信息化

事业单位档案管理制度的改革在很大程度上是为了实现档案信息化管理，而档案信息化管理可以有效促进档案管理制度的改革，两者之间相互促进。在社会信息化高速发展的今天，对档案管理信息化建设进行研究，对档案管理制度的改革具有重要意义[3]。事业单位在日常的档案管理工作中就需要加强档案信息化建设，将档案信息资源置于信息化领域，并进一步开发档案管理的信息技术，通过计算机网络实现档案信息的共享，促使档案信息的利用信息化，提高档案资源的利用率。

3.3加强事业单位档案管理重要性的宣传

为了加快事业单位的档案管理制度改革，事业单位需要加强对档案管理工作的宣传，结合单位档案管理工作的实际，通过各种渠道强调档案管那里的重要性。事业单位可以结合自身档案管理的实际情况，开展档案管理相关法律普及与教育工作，使档案管理人员能够明确档案管理工作的重要性，促进档案管理制度的落实，规范档案管理工作。

4.结语

随着我国社会经济与科学技术的不断发展，档案信息的需求量也不断增加，这对事业单位的档案管理工作提出了更高的要求，事业单位需要结合自身的实际情况，针对档案信息管理中存在的问题，进一步完善档案管理制度，促使事业单位档案管理信息化，以适应我国社会主义市场经济发展的规律，促进事业单位的不断向前发展。事业单位需要对档案管理工作有一个统筹规划，对管理制度进行优化改革，从而提高事业单位档案管理的质量与效率。

参考文献

[1]路晋超，贾彦敏，林建民.事业单位档案管理信息化建设的若干问题[J].黑龙江史志，2013（11）：120-127.

[2]罗丽英.聘用制下事业单位人事档案管理模式创新研究[J].邢台职业技术学院学报，2012（06）：45-56.

[3]彭彩虹.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务，2012（13）：28-39.