高校档案信息资源建设面向服务研究

马爱芝

摘要：档案信息资源在我国信息资源体系建设中占据着重要的地位，然而，我国档案信息资源建设中还存在着诸多的问题，本文就我国高校档案信息资源建设的现状和存在问题进行了简要的分析探讨，并提出了高校档案信息资源建设面向服务的实施设想。希望通过本文能够给相关工作者带来帮助。

关键词：高校 档案信息资源 信息资源建设 服务

0 引言

近年来，我国档案信息资源建设取得了良好的进展，但相对于发达国家而言，仍然存在着诸多的问题，首先，很多地方在档案信息资源建设上存在着依靠经验在整理、依靠感觉在利用的现象，缺乏理论上的指导和创新，重复建设和无效建设等问题造成了大量的资金浪费，其次，档案信息资源建设缺乏整体的规划，其管理水平也较为低下，无法满足广大用户的需求，因此，档案信息资源的建设只有面向服务，包括行政管理、生产建设、科学研究和宣传教育等，这样才能满足更多用户的需求，从而推动社会物质文明和精神文明的进步，获得社会和人们的认可和支持，为档案事业的可持续发展创造良好的外在氛围。

1 高校档案信息资源建设现状及存在的问题

就目前而言，我国高校档案信息资源建设上还不够完善，具体表现在以下方面：

1.1 在观念与认知方面，从高校管理者到普通教职工对高等院校档案信息资源建设均显得不重视

第一是高校管理者对高等院校档案信息资源构建工作缺乏应有的关注，通常认为那仅是档案管控机构的工作，体现了大学管理者对档案信息资源构建的必要性与作用认知不到位、不深入，以致大学档案管控工作通常位于高校发展的边缘位置。第二，负责大学档案信息管控工作的职工在思想上还具有很大程度的传统档案管控观念，对网络化社会的档案管控发展认知不到位，很大程度上阻碍了高等院校档案管控向现代化管理模式的转变。

1.2 高等院校档案信息资源建设资金投入较少，以致软硬件设施建设滞后

高等院校档案信息资源建设的人员配给、配套设施和维护、信息资源的补充等等均显得特别薄弱，以致高等院校档案管控信息的软硬件升级速度缓慢而落后；当前资源聚集程度不足；重复建设经常发生；当前的工作者当代技术技能掌控和应用水平低。

1.3 高校档案信息资源建设的安全保密问题与对外开放的冲突，显现了网络化的双面性

高等院校档案信息资源建设历程中，经常遇到互相冲突的事情——开放信息资源和信息保密关系到的人和物的隐私权等，妨碍着高等院校档案信息资源建设的迅速前进。此外，高等院校档案信息资源建设会导致很多信息安全事情的产生，部分时候或许触及文化、政治的私密内容等，常常出现信息被盗取、服务器被不法分子入侵等安全保密失职之类的事情。

2 高校档案信息资源建设面向服务的实施设想

2.1 改进档案馆藏架构，丰富档案内容

首先，大学档案信息资源机制中应当包含多种有储存意义的档案信息，类目应齐备，载体方式能够依据实现状况多样化。

尽管电子文件的应用范围愈来愈广，可是估计在将来一段时期内，档案实体资源依旧是高等院校档案资源的重要内容，电子文件还难以全部取代传统的档案实体资源，此是因为，其一，当前已有的高等院校档案资源大多仍旧是以传统介体方式的档案实体资源为主；其二，电子信息的凭证性与法制功能还需要进一步的探究与作证。因此，丰富与改进高等院校馆藏架构需要第一时间搜集电子信息和传统介体方式的档案信息，且集中管控，让能够摆脱实体而存在的电子文件与以传统介体形式存在的信息在高等院校档案管理中一同存在、互相补充、互相证明，各自发挥自身功能。

其次，高等院校档案信息资源机制架构的科学，表现在应当处置好综合和独特性的关系方面，一方面要储存普通类信息，另一方面还应储存彰显高等院校特色与个性的信息。

2.2 运用现代化科学技术与手段

首先，运用可以达成整个学校范围的全部档案信息资源重组和互享的系统，亦或依靠校园信息平台，统观全校，研发综合型的高等院校档案信息资源管控与运用应用软件，且为将来的校际间档案信息资源互享奠定基础；亦或在档案管控软件和学校其他各种管控软件中实现“无缝对接”。

其次，立足于深度与广度层面，全方位提升档案从业者的电脑运用水平，对其他新型技术与新措施的掌握和运用水平，及全面处置档案信息的水平；改进单单将电脑当做取代手写与人力查阅的一种载体的情况。

再次，探究和运用新技术措施，把分散在多个部门的档案信息资源集中在一起，达成高等院校档案信息资源的互享；且为顾客提供规范的访问接口，经过整合来解决客户的种种繁杂难题，依照客户需要，运用可以高速计算的高性能电脑对相关信息实施自动剖析、比较等。

2.3 共享高校档案信息资源

根據依托网络、可共享的高校档案信息资源的特征以及主要服务对象等不同，可将其分为三个基本层次：

第一个层次，对校内职能部门及其工作人员可共享高校内非涉密的档案信息资源，以权限设定的方式控制内部使用；在校园网上可以向校内师生员工开放共享可供教学、科研和学习等所用的以资料性为主的高校档案信息资源。

第二个层次，依托于中国教育和科研计算机网（CERNET）在联盟协议范围内合理、优化地配置资源。比如一些上级文件常常以电子文件的形式下发，而某些基层部门却忽视了电子文件的存档工作，致使一些文件未能及时归档，无法提供利用，兄弟院校之间的资源共享以及与上级教育管理部门档案信息资源的共享就可以解决这些问题。

第三个层次，针对有社会需求，并已具备开放共享条件的高校档案信息资源，尤其是科学、技术和文化类档案信息可以进行有效整合并向社会开放，以创造更多的社会效益和经济效益。

2.4 培养高素质专业人才

高校档案信息资源的建设，需要复合型的高素质档案工作者，他们应具备以下素质：第一，具有强烈的责任感与事业心，在工作中能够发扬求真务实和开拓创新的精神；第二，具备较高的档案专业业务素质，通过档案专业正规教育或继续教育，掌握档案管理学的相关理论知识和技能；第三，熟悉相关软件的使用和数据库技术等；第四，了解和熟悉高校教学、科研和党政管理等各项职能与业务活动，及其所形成文件材料的基本状况，并熟悉本校发展的历史过程；第五，充分熟悉馆藏并具有对信息进行搜集、理解、分析和处理等的综合能力，能够将那些深藏在档案实体中，具有现实利用价值、对经济发展和社会进步有益的档案信息资源从档案柜中发掘出来。

3 结束语

综上所述，对于高校档案信息资源的建设，应面向用户服务，满足不同用户的信息需求，提高学校的服务质量，提升档案信息管理的地位，给高校档案事业带来活力。

参考文献：

[1]周美兰.基于信息共享的高校档案信息资源建设[J].山西档案，2013（4）.

[2]胡凤华.高校数字档案馆信息资源整合交换的策略及应用[J].档案学研究，2011（1）.

[3]何秀清.基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨[J].皖西学院学报，2013（6）.

[4]孙华，宋嘉会.浅谈高校档案信息资源建设目前存在的问题及对策[J].山东档案，2013（5）.

基金项目：张家口市社科联2014年度社会科学研究课题“面向张家口地区服务的高校档案信息资源建设研究（编号：2014025）”的研究成果。