高校办公室职能管理艺术初探

朱伟 牛忠国 吴志发

作为高校综合管理部门的办公室，在高校发展中起着举足轻重的地位。但是，目前高校办公室工作中依然还存在着很多问题和矛盾。如何把握好问题关键、解决矛盾以及加强办公室职能管理建设是目前高校办公室所面临的问题。

一、高校办公室的基本职能

（一）综合职能

在基本职能中，综合职能是首要的职能。高校办公室在高校管理系统中处于枢纽的地位，是高校管理机制中最重要的一个部分。因此，办公室的各个方面的多种职能决定了其职能的综合性。

（二）协调职能

办公室作为高校管理系统中的中枢，需要经常协调各级各部门之间的关系。因此，有大部分时间，办公室的工作都是在协调工作，如会议协调、文件协调、领导事务协调、高校政策决定落实的协调等等。

（三）参谋职能

高校办公室的另一个重要的职能是参谋职能，为校领导管理层制定决策提供服务，起到智囊团的作用。因此，高校办公室的人员需要具备超前思考、全面思考的素质，积极搜集信息资料，学习上级文件精神，在参考学校实际情况的基础之上提出预案以辅助领导作出决策。

（四）服务职能

服务职能也是办公室主要工作内容之一，具体服务内容有文件收发、会议组织安排、校内外工作联系、公关接待、校内外车辆管理、信访工作等。面对这些任务繁杂的服务工作，办公室人员要时刻保持清醒的头脑，分清主次，从院系的大局出发，认真负责，贯彻落实领导传达的工作要求，力争使服务全方位、立体化。

（五）监督职能

监督职能就是协助校领导对学校各个部门对学校决策完成情况进行监督和检查。办公室的监督职能的工作内容具体来说有以下几种：上级重要文件落实情况、领导布置的重点工作、重要会议中作出的决策落实情况等。在执行监督职能的过程中，办公室要掌控好工作进度，监督各级部门工作落实情况，及时发现问题并汇报处理，全面收集信息，将问题及时反映给领导，以便作出工作调整。

二、充分发挥高校办公室职能作用的有效途径

（一）提高办公室队伍建设

高校办公室工作效率和质量的高低受工作人员的素质影响。为此，应该加强办公室工作人员队伍建设。具体来说办公室工作人员应该具备以下素质：（1）思想道德修养，办公室是政治性很强的地方。因此，办公室的员工应该注重加强自身思想政治教育，强化政治觉悟，在行动上与党保持一致性，自觉拥护党的方针政策。（2）科学文化素养，高校作为科研和教学的环境，如果办公室工作人员没有较高的科学文化素质，很难有能力胜任高层次、高质量的服务。（3）业务素质，由于高校办公室具有很强的综合性，其涉及面很广，因此，办公室工作人员在掌握基本的工作所需知识外，还应该拓展政治、文学、历史等方面的内容，勤于思考，善于总结以应对复杂的工作内容。

（二）管理工作制度化、科学化

制度化是指建立有效可行的规章制度，将办事流程、工作行为等条例化，规范行为准则，使办事时有章可循，实现科学化管理办公室。目前办公室的规章制度中需要健全的是：（1）岗位责任制，使每个岗位都拥有一定的责任和权力，量化考核，坚持以事定岗，依据岗位需求选定负责人，提高办事效率。（2）接待制度，办公室对外是学校的“窗口”，因此，应该增强工作人员的服务意识，对外接待工作中做到礼貌热情，同时还要严格执行接待规格和接待费用的标准。

（三）建设办公室信息网络管理系统

随着现代科技的发展，办公自动化逐渐进入办公室领域。在高校办公室中实现办公自动化需要在两方面着手，首先是购置和更新办公设备，推进无纸化办公，通过科学化、现代化的手段提高工作效率和质量，避免时间、精力以及资源上浪费。其次，要利用好校园网络，建立完善的办公室网络管理系统，实现办公信息化和自动化。

（四）营造良好的工作环境

良好的和谐的办公环境能够提高工作人员的积极性，实施人性化管理能为办公室工作人员缓解工作压力，从而提高工作效率。

【参考文献】

[1] 朱琦环.试析新时期高校办公室建设[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2001（11）：134-136.

[2] 任利剑.构建管理工作平台：高校办公室的使命[J].江苏高教，2006（2）.