信息化时代档案管理工作的创新思考

杨富霞

摘 要：档案是工作考查的第一手资料，也是决策的重要依据，随着信息化时代的到来，档案工作出现了新的转变，在新时期档案管理工作中要更新传统观念，做到利用现代化技术进行科学管理和保存，变革传统档案管理方式，让档案管理更加高效和安全。

关键词：信息化时代；档案管理；创新

档案是社会发展的“记录仪”，是社会信息的“储存库”。伴随计算机网络快速发展，传统的档案管理已经不能满足档案管理需要，实现档案信息化管理是信息化时代下的发展趋势。

一、现阶段档案管理工作中的问题

1. 缺乏规范的档案管理制度

目前我国的档案管理已经进入了电子化管理，但是还没有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程没有按照标准的管理制度进行，管理有很大的盲目性。档案管理的规范性不够，电子化管理部门或者人员配置依然是由过去的部门和人员调整过来的。我国最近几年，出台了一些档案管理的法规，法规的约束使档案管理工作取得了一定的成绩，但是档案管理工作依然存在着制度不完善的地方，比如，没有完善规范的部门立卷制度、没有指定档案人员进行负责等问题，一旦出现问题很难得到解决。

2.档案载体保存和安全方面的问题

由于信息化档案管理是以计算机电子文件的形式进行保存，材料一般是光盘或者磁性存储材料，一些情况下磁盘容易产生物理反应致使卷曲，直接导致磁粉脱落，容易破坏里面的文件。电子档案和纸质档案相比，纸质档案要比电子档案的保存寿命长，电子保存寿命正常情况下为10年左右。由于电子档案有很大的脆弱性，很容易受到损害使数据无法读取。

3.档案管理人员整体素质问题

我国现有的档案管理人员很难适应不断发展的管理工作，在信息化档案管理工作中跟不上发展的需求。很多工作人员不但学历比较低，而且对有关方面知识掌握的比较少，思想比较保守。很多工作人员适应不了现代化管理方式，习惯于传统管理模式，短时间内不能接受新的管理模式，这就给管理带来了一些问题。因为档案管理员调动频繁，常常会因操作人员在理解和使用习惯上的差异，使得目录的内容和界面不统一、不连续，非常不便于查找。除此之外，一些单位分管人事档案工作的档案管理人员身兼多职，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾。使得管理内容增多的情况下，管理措施没能有利执行，只有注重高素质人才的培养，才能顺应时代大潮，使档案管理跃上一个新台阶。

二、信息化时代背景下创新档案管理工作的意义

1. 有利于改善档案管理服务手段

我国传统档案管理主要的管理方法是以手工管理为主，通过人工进行查阅，这种管理方式一定程度上降低了管理效率，在信息化时代中，这种管理模式已经跟不上社会发展的节奏。在创新档案管理服务模式中管理网络化和搜索查询是档案管理中大的发展趋势，能够很好地改善档案管理服务手段。

2.有利于增强档案管理单位服务能力

随着现代信息技术的发展，很多新事物和新的管理模式出现在大众视野，人们在享受新事物带来的便利的同时还出现了一些新的问题，这就需要人们根据现状不断改进管理方式，这不但给档案管理单位提供了服务能力展示的平台，而且一定程度上也对档案管理工作提出了更高的要求，使档案管理工作面临着很大的挑战。因为档案资料的利用主体越来越多，档案管理服务模式需要不断提高，这就要求必须丢掉传统式的管理模式，采用现代化管理手段，跟得上时代的发展节奏，利用不断出现的问题创造新的管理模式。

三、信息时代背景下的档案管理工作

1. 提高管理的标准化

档案管理中的标准化管理，主要指的是计算机硬件和软件系统的标准、网络通讯和数据库方面的标准，有效实现信息间的共享。减少在档案管理中物力和人力等不必要的投入。硬件方面，及时购置档案柜硬件设施，并制定统一的使用方法、管理、调度标准，使档案在实际的管理中，实现制度化，对工作过程中生成的有保存和利用价值的材料进行分类、整理。软件方面，对照标准化网络化档案建设标准，结合自身工作实际制定相关软件使用标准，实现软件使用的精简、优化，实现信息记录、报表等档案资料的电子化管理。

2. 进一步推进信息化建设

近年来，随着互联网技术和计算机的普遍运用，传统档案文件逐渐被电子文件与数字档案所取代，出现这种现象也是信息化社会对档案管理工作的客观要求。档案信息管理是通过数字化手段开发档案中所蕴藏的丰富信息，将“死档案”变为活信息，满足社会综合需求。数字档案建设的基本条件和前提是将档案信息资源数字化，如果无法实现数字化，那么档案信息网上传递和档案智能化服务就无从谈起。

3. 加强安全保障体系建设

档案资源是我国各类信息资源中最重要的部分，随着信息化建设速度变快，安全性问题也随之凸显。由于电子档案和纸质档案相比有很大的脆弱性，根据电子档案管理特点实施有针对性的防护，安全防护也需要按照“分层实施，均匀防护”原则对档案的安全性建立安全防护体系。安全防护体系的建立一方面可以通过对计算机安装最新防火墙和杀毒软件来达到安全防护的目的；另一方面是对电子档案系统进行防护，安装加固软件预防受到外界的安全威胁。同时，加强风险防控，确保监管安全，建立信息安全级别，根据信息安全、人员职责等因素，划分电子档案的操作权限，并积极引进电子签章、活体指纹识别等新技术，进一步提高身份认证精度，从而保证电子档案文件的安全。

此外，还应将档案信息管理薄弱的单位确定为重点监管对象，及时更新监管档案信息，实行动态管理，加强跟踪检查。

4. 提高人员素质

档案管理质量的高低，很大程度上取决于管理人员的业务熟练程度和责任心，创新档案管理建立在档案管理工作人员素质的基础之上。档案管理工作人员的高素质是加快档案工作发展的重要前提，也是国家全面发展的关键所在。首要在人员进入岗位之前进行严格的审查，录用高素质和高技能人才；不断加快现代信息技术中具有高层次信息人员的培养，注重对在职人员业务的培训和继续教育，在知识结构进行不断更新中，提高档案管理人员业务水平，使其对档案管理中的计算机网络和相关技术尽快掌握，让他们能够跟得上日益发展的业务知识，从而适应新的岗位需求。还要引进计算机专业人才，使得档案馆网络化工作跟进。此外，应注意加强对档案人员法律法规知识的培训，促使档案管理人员及时了解档案管理新法规和新动态，对档案工作具体内容的更新能够在第一时间把握。

四、结语

随着我国现代信息技术的发展，对信息化档案管理工作提出了更高要求的同时。在信息化时代下，要有突破旧观念的决心，积极运用现代技术，创新档案管理工作，加快档案信息资源的开发和利用速度，使得档案资源在信息服务网络化、信息管理标准化、数字化等方面的建设水平不断提高，使档案管理工作能够更好地发展和运行，从而使档案信息更好地为人们服务。

参考文献：

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[3]由 玲.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].赤子，2013 （06）：180.

（作者单位：新乡职业技术学院）