大学生创新项目管理系统的建设及对学校科创管理工作促进作用的分析

任涛 何雨杭 梁臣 魏安康 杨靓

【摘要】为了满足目前高校大学生创新创业发展的需要， 充分利用互联网技术优势，提高大学生创新创业项目管理水平， 各个高校结合自身需求， 部署了大学生创新项目管理系统，本文针对大学生创新项目管理系统的设计及其对高校科研的影响进行了深入的分析与研究。

【关键词】创新项目管理系统  高校学生科研创新  创新竞赛  大数据

【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）08-0215-02

随着国内高校日益重视在校大学生科技创新精神与能力的培养，各高等院校纷纷展开了各种级别各种类型的以培养为目的的创新性培养计划以满足高速发展的社会对创新型人才的需求[1-4]。随着高校科技创新计划的不断深入展开，项目申报、管理的工作量日益庞大，人工方式难以应付项目管理的难度和复杂度[5-6]，传统的项目管理方式逐渐暴露出缺点。

目前，我校大学生创新项目的申报、审批等工作主要由人工完成，其间也利用了一些传统的办公软件，如Word、Excel、PowerPoint等，但是在项目的进行过程中，项目申请人、指导教师、评审专家、学生创新中心（我校学生项目主管部门）之间仍然需要传递大量的纸质文档。纸质文档按照相应的流程需要进行多次的审批，造成了项目申请人在学校不同的办公地点间来回奔波，甚至还有可能存在领导、老师出差在外，文件流转、项目审批困难，文件待批造成管理效率低下，管理行为滞后;领导或老师出差回来，众多手持待批文件人员在门口排队等候。因为时间紧，许多事项来不及仔细研究，草草批复造成签批的文件事后查阅困难等等传统方式无法避免的问题。近年来，随着国家和学校对大学生创新重视程度的不断提高，各类创新项目的不断增加，项目申报审批的复杂度也越来越大，传统的人工项目管理方式已经造成了项目申报审批秩序混乱、持续时间冗长、工作量急剧增大等问题。尽管学生创新中心出台了一些措施用于规范申报审批流程，但是效果并不理想，问题并没有得到根本性的解决。所以，针对学校的实际情况，充分运用计算机技术及网络信息技术开发部署一个集成项目申报审批流程的在线管理系统势在必行。于是，各高校充分运用计算机技术和信息网络技术，结合工作流技术，建设并部署了结合自身需求的大学生创新项目管理系统[7-8]，从而对大学生创新项目的实施情况进行科学高效的管理，提高了项目管理的效率。

本文通过对东北大学创新项目管理系统在学校科研创新中管理中的应用，详细的介绍创新项目管理系统所发挥的作用，对同类院校大学生创新项目管理系统的部署具有一定的参考价值。

1.系统简介

本文提出的系统主要由前台和后台两大部分组成，整个实施过程也将按两部分结合组成（如图1所示）。前台部分主要是创新中心链接的网页，本网页主要包括公告，新闻，主要成就展示和介绍，还有学生注册，老师和学生登录等功能。

后台部分主要由管理系统组成，管理系统分为六个不同的模块，每个模块的功能是针对不同用户量身设置的。当用户登陆时系统会自动识别用户类型，进入与该用户对应的界面，用户类型分别是学生、指导老师、前期评审、中后期评审、学院、站长，各用户之间具有非常强大的信息交互功能。

图1：大学生创新项目管理系统的总体结构图

学生界面供学生用户使用，实现了学生信息录入、项目申报、项目信息反馈等功能，可以分模块填写，并自动生成文档并提供下载，减少了电子文档提交的步骤，使申报流程更加快捷。

指导老师界面供项目指导老师使用，可显示该老师所指导项目，并能查看项目成员、项目资料，也可以对该周学生总结进行批注。

前期评审界面供前期评审老师使用，用于查看成员资料、项目资料和对项目进行评审。

中后期评审界面供中后期老师使用，功能与前期评审界面大体相似。

学院界面供各学院项目申报管理员使用，可用于显示该学院所有的项目、添加前期评审老师、按类别检索。

站长界面是后台管理的核心，拥有后台所涉及的所有功能，可显示待处理事项（待审核项目、待审核用户）和在线成员、注册于访问控制、上传文件限制（格式、大小）;项目模块用于添加项目、项目管理，此外还具有回收站功能和检索功能，分别用于管理所删除的项目和分类检索项目，还可添加网站后台管理人员账号，扩大管理团队规模，从而减轻站长的工作负担，同时提升了后台管理的效率。

2.系统的优势以及对高校学生创新科研的影响

创新项目从申请到结题的大致流程依次为：①项目立项，②中期验收，③结题验收。本文将按照项目申报审批的流程，将传统方式与使用创新项目管理系统之后的状况进行逐一的比对，阐述使用创新项目管理系统的优势以及对高校学生创新工作开展的影响（由于结题验收方式所体现的优势与中期验收基本一致，所以本文就不再赘述，这里主要从项目立项、中期验收、项目进行过程中三个方面进行对比）。

2.1 项目立项

传统方式项目立项详细流程（图2所示）：①项目申请人到指定的网站下载项目申请书（Word格式）并写完整。②项目申请人将项目申请书打印出来，所有项目成员签字确认。③项目申请人将项目申请书交指导老师审核。④指导老师审核通过后签字确认。⑤项目申请人将指导书交至学院审核。⑥学院组织立项答辩。⑦学院将通过初审的项目申请书交至创新中心。⑧创新中心组织 专家进行再审，审核通过后公布立项成功信息，项目开始进行。

系统方式项目立项详细流程（图3所示）：①项目申请人注册系统帐号，完善团队成员、指导教师等相关信息之后在线填寫项目申请书。②指导教师在线审核项目书，审核通过之后，该项目书显示指导教师审核通过信息。③学院组织初期答辩。④项目申请人在线提交答辩所需材料（PPT等）。⑤学院在线审核项目，审核通过的项目书由系统自动推送至学生创新中心帐号。⑥学生创新中心在系统中随机分配项目书至各个专家进行审核。⑦专家审核通过的信息将反馈给学生创新中心。⑧学生创新中心确认之后，将项目审核通过的信息自动发送至各层相关人员。

通过传统管理方式与管理系统的方式对比发现：

项目申请书在各个地方传递均采用人工传递的方式，学院、创新中心组织专家评审均采用电话、短信、Email等方式进行，不便于管理，为专家分配待评审项目书也是人工进行，人为因素较多。所以较传统方式相比，使用项目管理系统具有如下优势：1）大大缩减了传统方式在资料传递上所需要的时间，不再需要为传递项目书而四处奔波。2）联络方式更加统一（可通过站内信），大大降低了在传统方式中需要打电话、发短信、打印材料等在物质方面的消耗。3）项目书分配更加便捷、公正。4）便于学生创新中心掌控工作进度，每一个项目进行到哪一个阶段，一目了然。

2.2 中期验收

传统方式中期验收详细流程（图4所示）：1）学生创新中心通知各项目组参加中期验收答辩，并组织、分配专家进行评审。2）项目负责人在验收答辩前提交PPT以及项目日志。3）进行中期验收答辩。4）专家评审完成后将数据反馈至学生创新中心。5）学生创新中心根据专家验收评审成绩进行分析统计之后确定项目是否继续进行并且评定该项目为国家级、省级或校级，并将结果反馈至各项目相关人员。

系统方式中期验收详细流程（图5所示）：1）学生创新中心在项目管理系统中发布中期验收公告，消息自动推送至各项目相关人员。管理人员使用系统进行专家组织、分配，并开通项目中期验收答辩参评展示内容附件提交的功能。2）项目负责人在看到通知后在规定时间内上传项目中期验收答辩参评展示内容附件。3）进行中期验收答辩。4）专家现场评审完成后在网上对各自评审的项目进行打分评定，并填写打分理由。5）系统自动对各项目所有参评专家的分数进行汇总计算，得出最终计算结果展示在该项目信息列表中期验收成绩一栏中。6）学生创新中心根据这一成绩在系统中进行点击操作（通过、不通过），确定该项目是否通过验收，并且再次点击（国家级、省级、校级）确定该项目最终等级。

图4：传统方式中期验收流程图   图5：系统方式中期验收流程图

通过图4和图5对比发现，除了在上个流程中所体现的优势之外，创新项目管理系统的优势进一步体现：该系统能够自动汇总、分析专家的评分数据，彻底抛弃了传统方式需要人工汇总分析这一耗费大量人力物力的方式，进一步提升了项目评审与管理的效率。

2.3 项目执行过程

2.3.1 项目日志的管理

在项目执行过程中，创新中心规定项目成员每周需要进行讨论总结并在《项目日志》中记录项目周记、月总结等且该项目指导老师进行监督指导，但在实际进行过程中，很多项目组并没有按时的进行此项工作，且很多指导教师并没有查看该《项目日志》，致使该措施并没有很好的达到学校创新中心所预期的目的。

在使用创新项目管理系统之后，上述问题就得到了很好的解决。项目进行过程中，每一周的周记只能在该周进行填写，项目成员填写完成提交后会推送至该项目指导老师处，指导老师在评审、提交之后，该周记才会被系统确认为有效并在项目周记处显示为绿色以表示已完成，否则显示为红色以表示未完成。且学生创新中心帐号界面内有项目周记情况一览表，将所有项目组的周记按学院、年份等方式进行筛选查询之后分类显示。这样就简单、便捷的实现了项目周记填写的监督工作，从而有助于各项目保质保量的完成。

图6：传统方式管理日志流程图  图7：系统方式管理日志流程图

2.3.2 项目内容查询、监管

学生创新中心以及各学院可以在系统中通过选择学院、年份、项目类别、项目等级等方式对项目进行分类筛选，从而查看该项目相关信息，而传统方式可能会在一个电脑文件夹或者办公室档案柜中去人工查阅，极不方便，从而项目管理系统实现了项目信息的便捷查询监管;评审专家可以直观的查看到自己所需评审的项目的信息，更加简单、便捷;指导老师可以查看自己所指导的所有项目的情况，做到及时地指导与监督。简而概之，与传统项目管理方式相比，使用项目管理系统的优势如下：1）成本低，可选择性强：B/S架构的项目管理软件构建简单[9-10]，不需要购买一大堆的硬件设备，成本消耗降低。同时，用户通过浏览器就可以进入系统，用户只需简单安装操作系统即可享受浏览器各项服务。这样大大减少了传统项目管理方式的办公费用，做到了节能环保。2）跨级跨地域：利用B/S架构的项目管理软件，可以摆脱地点的限制。同一学校不同部门，各学校、各办公室都可以同时进入到同一个系统上进行项目管理操作。只要开通权限，同一项目组上下级之间可以共同完成项目计划、项目沟通执行等，保证项目信息的实时共享。3）多项目管理：B/S架构的项目管理系统实现了多项目共同管理，管理员可以根据实际情况设置不同用户的权限，各项目可以相互联系也可以互不干扰。不同项目组的成员都可以同时登陆到系统，对自己所负责的项目部分进行操作。4）信息共享程度高：所有用户都可以同时登陆到系统进行操作，只要刷新一下网页，该用户用权限可以看到的部分更新都会实时地反映出来。同时，用户随时随地可以更新信息，保证了信息共享的实时性。

3.结语

本文基于我校建设大学生创新项目管理系统的过程，介绍了该系统的设计模式以及与传统项目管理方式的优势，经过对系统的完善与测试，系统基本实现了设计目标，为参与大学生创新项目的所有相关人员提供了便利。由与水平所限，本文在后期还将对一下几个方面进行更加深入的研究：1）学生和老师交互平台及论坛的建设，加强学生和教师及管理人员的沟通。2）系统应用范围的扩展，通过对其他院校科研管理过程及要求的调研，进一步改进本系统，使之适用于国内所有高校的创新项目管理单位。

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作者简介：

任涛，男，副教授，博士生导师，研究方向为计算机网络的优化，复杂网络，混沌保密通信。