浅谈档案管理的发展趋势

孟晓鹏

摘 要：在我国社会经济发展的过程中，档案管理工作有着十分重要的作用，所以必须对企业重要的档案信息进行控制管理。由于档案信息量的不断增大，传统的档案管理工作已经无法满足企业档案管理的需求。因此为了提高档案管理的工作效率和质量，增强档案信息的安全管理工作，我们就对其档案管理的方法进行适当的改进和完善，并且将信息化技术应用到其中，从而使其档案管理信息化技术得到了有效的发展。

关键词：档案管理；发展趋势；信息化；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-02

档案是社会发展的“记录仪”，是社会信息的“储存库”。档案管理实现计算机化是大势所趋。作为档案工作者，必须认清档案管理信息化的趋向，认真学习微机使用与操作、信息与管理知识，以实现档案管理规范化。

一、档案信息化管理的必要性

档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行管理、处置并提供利用服务。档案信息化，首先要实现档案信息的数字化和网络化；其次，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；再次，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、推进档案信息化的策略

（一）树立信息意识

档案工作人员要树立档案信息意识.一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作。

（二）提高信息化水平

在配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备的同时，系统软件的开发应用或完善，也要通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。档案中心目录及全文的数字化，要求对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

（三）提高管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

（四）提高技术支撑。技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化形同空话。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三，要采取有效措施保证软、硬件安全运行。

（五）加强人才建设。作为信息化社会的档案工作者必须具备一定的计算机和电子文件管理知识。这就要求我们档案人员不断更新观念，学习新知识，掌握新技能。现代过程管理，不再是简单的过程监督和控制，它是一个四环节的人性化管理过程：有序化、目的化、自动化、合理化，充分调动人的积极性和主动性，最大程度地实现预期目标。

三、档案信息化发展

（一）趋势分析

信息化对传统档案业务工作的变革影响。信息化条件下，档案工作的载体对象发生了变化，使得传统档案的载体形态开始向数字化形态过渡，档案管理的主要环境开始逐渐向数字环境迁移。因而档案工作的管理方法、管理理念、管理流程等多方面都发生了明显的变化。

信息化催生了新的档案业务工作模式。在信息化环境中，电子文件的出现及其管理给档案工作带来巨大的挑战，以往以载体管理为主线进行的业务活动难于满足管理需求，档案管理工作必须随之变化和调整，由此形成了一些新型的档案业务活动，如各类档案数字化业务、信息安全管理业务、电子文件的长久保存管理、信息系统开发等业务活动，都体现出强烈的信息化特点。

（二）档案信息化将促进档案工作标准规范体系的完善

信息化建设是一项涵盖基础设施、应用系统、信息资源、安全管理、标准规范和人才培养的系统性工程，档案信息化也不例外。大量的经验和教训已经表明，档案信息化需要尤其关注档案业务的标准规范建设，档案信息化工作的开展有赖于档案管理乃至电子文件管理标准体系的建立与完善，这是档案信息化工作的重点内容之一。

四、结束语

总之，在当前档案信息化管理的过程中，其信息技术的应用，有效的提高了档案信息管理工作的安全性、效率以及质量，解决了在传统档案管理过程中存在的问题。从档案管理信息化的发展趋势来看，虽然档案信息化在实际用于的过程中，其信息技术应用得还不够成熟，并且大多数人们对其并不重视，但是它有着良好的发展前景，相信在为了档案信息化将会得到更加广泛的应用。

参考文献：

[1]于雅萍.浅析新形势下如何做好档案管理工作[J].才智，2011（19）.

[2] 邓斐蔚. 高校档案信息化建设的优势及实践[J]. 办公自动化， 2009，（10）