试论现代档案管理中档案管理基础工作的作用

郭委东

摘 要：档案的基础管理工作是一门体系化、系统化的综合领域，受档案工作种类多、领域广、内容繁琐等特点的影响，档案基础管理工作在现代档案管理中具有自身的特殊性，充分认识档案基础管理工作对现代档案管理的重要性，分析档案基础管理工作中存在的薄弱环节，并积极进行应对措施研究，是提升我国档案管理工作水平的必由之路。

关键词：档案管理；现代化；基本工作；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

为了更好的完成档案管理工作，实现现代化档案管理建设，我们首先应从基础工作抓起，奠定良好的工作基础，才能为我国档案管理工作的长期可持续发展奠定扎实的工作基础。档案管理人员要从档案管理的基础工作进行深入的分析，并根据其工作中的不足予以补充和加强，借此不断提高我国档案管理工作的质量和效率。

一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

现代档案管理中做好档案管理基础工作是提高档案管理效率和管理水平的前提，档案管理基础工作直接影响现代档案管理的标准化和规范化，因此需要进一步完善档案管理基础工作，提高现代档案管理工作水平。

（一）档案管理的规范化和标准化。现代档案管理的规范化和标准化是档案管理水平的重要指标，由于一些部门对档案管理工作不够重视，一定程度上存在一些无用的档案，通过档案管理工作可以将这些档案剔除，将现有的、有效的档案进行重新组合，提高档案管理的工作效率。档案管理的规范化和标准化很大程度上取决于档案查找的效率以及档案的完整性，档案基础管理工作将档案进行标题分类管理，对档案的页码和信息进行了归类和管理，提高了现代档案管理的规范化水平。

（二）档案检索的准确性 。档案管理基础工作其中重要的一项内容就是进行档案信息的输人和档案的归类，便于今后档案的查找和管理。做好档案管理基础工作可以方便档案的检索，随着信息技术的应用，档案管理也逐渐采用信息技术，将档案信息输人信息库，方便档案的检索和使用。要想及时准确地找到档案信息这需要在档案管理中正确将档案分类，准确输人信息，如果其中一个环节出现问题，都难以找到准确找到档案。

（三）档案的利用率。档案管理基础工作水平的提高有助于提高档案的利用效率，在档案管理基础工作中会对档案按照轻重缓急进行分类，对于一些比较重要的档案信息优先加工，一些不重要的档案信息可以稍后加工，这样可以挑选出一些比较有价值的档案，提高档案的使用率。另外在档案信息输人信息库中可以对档案的检索进行完善，比如可以检索关键词或者主题词，这样可以提高检索效率，更快更准地找到所需档案信息。

二、档案管理的基础工作中的问题分析

当前我国档案馆以数量繁多、内容庞杂的卷宗为主，这样查阅资料耗费时间长。一直以来档案管理工作仅以保管不丢失为原则，各个时期档案整理规格、要求各不相同，因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象。其中存在主要问题总结如下：

第一，未建立明确的档案档号、目录号，经常出现一卷多册的现象。第二，未制定规范的案卷标题，标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容，并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的。第三，由于案卷目录，因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到，且无法得到有效的利用。第四，案卷中未标示页码的现象也极为普遍，若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现。第五，存在较为严重的组卷混乱的现象，有时按照职能部门的管辖权限组卷、有时按照时间或文种等组卷。第六，卷宗厚薄差异较大，有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的。综合性档案馆的建馆时间越长，档案积累也就越丰富，类似的问题也就越发严重。

三、提高档案管理基础工作水平的对策

（一）全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）重新组合案卷实现案卷规范化。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）统一分类号保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

（四）规范题名保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。

四、案管理基础工作的发展

胡锦涛同志曾提出：“借助档案，我们能够更好的了解过去、把握现在、预见未来。”作为生产建设、科学研究、宣传教育等的重要依据，档案文件种类繁多、涉及我国国民经济的各个方面。在现代档案管理中，包括档案的统计、标题制定、分类和编号、文件排序、文件保存在内的基础工作具有重要作用。档案基础工作面临时间跨度大、档案种类多、工作量大等问题，要在浩如烟海的档案中理清思路，做到“数量充分、质量优化、成分充实、结构合理”，加强档案基础工作是推进档案管理现代化的前提。

参考文献：

[1]胡红，朱春瑜.谈档案管理的基础工作与档案管理的现代化[J].镇江高专学报.2012，7（3）：40-42.

[2]周宇飞.在现代档案管理中档案管理基础工作的重要性研究[J].办公室业务，2013，11：83.