关于工会电子档案管理的探讨

林音

摘 要：随着网络信息时代的到来，工会电子档案管理的优势逐渐显现，能够更加适应当今时代的档案管理工作，加强对工会电子档案的管理，是目前档案工作信息化的必然选择。

关键词：工会电子档案；档案管理；

文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

一、工会电子档案的基本要求

（一）完整性。工会电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。

（二）真实性。工会电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在工会电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。工会电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成工会电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

（三）安全性。工会电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害工会电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证工会电子档案的安全性。

二、工会电子档案的优越性

（一）工会电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

（二）工会电子档案有利于文档的保密。纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但工会电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅专利申请无法接触其他无关的文件，保证了文件的保密性。

（三）工会电子档案可以有效提高档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的，即由立卷人根据自己的理解来进行操作，显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性，立卷标准很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。但若文书档案从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。

三、加强工会电子档案管理制度

（一）工会电子档案的形成制度要进一步完善 。在形成工会电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体工会电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于工会电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的工会电子档案具有完整性。

（二）工会电子档案要执行更为科学的归档制度。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是工会电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同工会电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；工会电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；工会电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对工会电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护工会电子档案在程序上的合法性与真实性。在归档制度制定的过程中，应以国家有关规定为参照进行，目前，我国已通过先后颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规章制度，对电子文件归档工作提出了较为明确的规定与要求，这些规章制度的出台，确保了工会电子档案在归档过程中的科学性和规范性。

（三）建立严格的保管制度。工会电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，工会电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密工会电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对工会电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。

（四）规范工会电子档案的利用制度。在工会电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的工会电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供工会电子档案信息完整、真实的基础上，以工会电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。工会电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和工会电子档案保管人员等。

综上所述，档案工作要紧跟时代步伐，工会电子档案是新生事物，也是社会潮流的产物，迎合了信息时代的信息丰富、传递迅速的社会特点，我们要全力以赴采取多种措施管理好工会电子档案，利用好工会电子档案，使其更好的为我们工作、学习、生活服务。

参考文献：

[1]王晓伟.浅谈数字档案管理制度的完善.科技创业家，2011（1）.

[2]曹峥.工会电子档案管理的现状与解决之道探讨.中国科技纵横，2011（10）.

[3]冯迎迎.浅析文书档案的数字化管理.中国科技纵横，128.