更新档案管理理念 实现档案管理科学化

潘琳嘉

摘 要：档案管理是当前企业和单位运营过程中不可或缺的部分，档案管理能够有效地提高企业的人力资源管理水平，从而才能够为企业打造出一个高素质核心团队奠定基 础，对档案进行科学合理的管理直接影响到企业的发展情况。

关键词：档案管理；更新理念；档案管理科学化；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

引言

档案中所隐藏的丰富信息在我们社会生活中的各个领域都发挥着不可替代的作用，提高档案管理工作水平，推进现代档案管理工作的发展就需要改变以前的传统工作理念，形成正确的档案管理意识。

一、当前档案管理的发展现状及问题

（一）档案管理制度不尽完善

就我国目前档案管理发展现状而言，其中仍旧存在很多的不足，由于档案管理体系的不完善，使档案管理工作面临着巨大的困 难，造成档案管理工作出现混乱的现象，严重阻碍了档案事业的快速发展。现阶段的档案管理工作还没有一个较为健全的规章制度，导致很多细节问题无法得到解决，尤其是一些基层单位在档案管理工作中存在的问题最多，档案管理 工作缺乏统一管理，无法保证档案管理工作的效率与质量，再加之档案数据量的庞大，该单位又没有较为健全的档案管理工作体系，从而导致档案资源发生混乱，甚 至还会丢失档案，造成其经济效益的损失。因此，这些问题发生的主要原因都是由于缺乏完善的档案管理工作体系和明确的规章制度，从而造成了电子归档中频繁出 现错误，很容易受到人为的破坏和更改，无法确保档案管理工作的顺利开展。

（二）档案管理的理念相对落后

一直以来，大多人对于档案管理工作的认知存在很多的偏见，其并不理解档案管理工作与经济效益相挂钩，他们普遍认为， 只要将档案进行收集、归类和整理等程序工作就可以了，缺乏对档案管理工作的意识和重视，而这种对档案管理工作错误的认识，常常会导致档案管理工作质量较 低，甚至敷衍了事的带过。这也是档案管理工作一直停滞不前的主要原因，从而导致档案管理工作无法适应现代社会发展的需求。

此外，尽管建好管好档案是档案管理工作中最基本的条件，但是，档案管理最重要的作用是可以被有效利用，充分发挥档案的作用，实现档案自身存在的价 值。然而，现在大部分的档案管理理念仍旧存在一定的问题，相关的档案管理机构并没有了解用户真正的需求，缺乏与用户之间的沟通交流，这不仅影响了档案管理 工作的效率与质量，还对档案事业的生存和发展有着严重的影响。

（三）档案管理工作人员综合素质不高

由于档案管理工作的重要性以及档案信息更新的迅速性，就要求档案管理人员既具有较高的专业技能，还要具备良好的综合 素质。档案的管理人员在很大程度上决定着档案管理水平的高低以及档案服务质量优劣，也是档案事业持续健康发展的重要保障。虽然目前我国的档案管理队伍得到 了稳定的发展，但是与管理科学化的发展要求相比，还是存在很大差距的。

二、更新档案管理理念，实现档案管理科学化

（一）提高档案管理的信息储存利用以及信息开发能力

缩微技术、光盘技术等行动技术的采用，能够提高档案信息的存贮密度，减少存贮空间，给日益增多的档案 的存储和管理提出了有效的解决措施，增强了档案部门的储存能力，加大了存贮的信息量，成为社会存贮回溯性信息的基地。档案管理现代化的核心和主要内容是电 子计算机的应用。电子计算机具有高效率的信息处理功能，可以用来组卷、编目、分类、鉴定，进行各种统计分析等。在这些业务中代替某些人操作，大大提高了档 案信息处理能力，加快工作进度，提高工作效率和服务水平。应用计算机技术进行档案编目、检索、借阅管理是最成功和主要方面。它的突出优点是速度快、准确性 高，提供多种检索途径，可以大批量提供利用，能满足系统或专题利用的需要。实现多次重复利用，联网检索，为档案资源共享的实现创造了条件。运用现代信息处 理技术手段来开发档案信息资源，极大地提高了开发能力和效率，进而提高档案信息的利用率。

（二）加强档案综合管理力度

由于现在综合档案管理室一般都是以一个班组存在，在开展具体的工作时，首先要向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项 工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难。于是，有些部门便自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。有 些单位的档案资料竟然不时出现档案遗失现象，或者是档案资料借出后难以收回，这些现象都应引起重视并应认真克服。

（三）建立规范的档案管理体系

要想实现档案管理的信息化发展，就必须实现档案管理的规范化和标准化发展，建立规范的档案管理体系。在以往，我国的档案管理质量较低，档案管理的重 要性没有得到应有的重视，要想推广档案管理的信息化发展，就必须建立标准，统一且行之有效的档案管理体系，这是实现信息化档案管理的前提。然而我国现如今 档案管理仍处于较低的水平，这就更加需要推进档案管理规范体系的建立和发展，只有这样，才能保证档案管理的不断发展，为其逐步走向信息化发展奠定基础。

（四）完善档案管理的安全措施

档案管理的安全性是较为重要的一个因素，无论是传统的档案管理，还是信息化档案管理，其依靠的都是人。因而，保障档案管理的安全性首当其冲要考虑对的是人，为此，要注重培养档案管理人员的责任心和警惕性，从而保证档案管理在复杂的网络环境中处于安全的环境

三、结束语

随着我国档案管理现代化水平的不断提高，档案工作要紧紧联系时代发展的要求，不断更新旧的观念，不断的加强档案管理，提升档案工作人员的业务素质和技能， 积极探索运用现代科学化管理，提高档案管理的效率和质量，充分的发挥出档案管理的资源优势，提高档案管理现代化水平，促进社会主义的和谐社会建设。

参考文献：

[1]胡劲涛.当前如何做好档案管理工作[J].ChinasForeignTrade.2011（08）

[2]刘艺凯.对档案管理工作创新的思考[J].中小企业管理与科技（上旬刊）.2011（02）

[3]肖金玲.浅析如何提高档案管理人员的职业素质[J].科技创新导报.2010（25）

[4]刘凤英.档案管理工作中的创新举措[J].中国集体经济.2011（16）