如何规范Word文档以提高办公效率

钞小林

【摘要】 将计算机及网络用于办公领域，不仅便于资料的储存、备份、收发，也便于记录和跟踪文档的流转签发过程，不规范的文档处理不仅效率低，而且会导致乱版。本文就文档排版中易出现的一些不规范处理做了矫正性的阐述，旨在为人们提高办公效率提供借鉴。

【关键词】 Word文档 规范 目录 样式 页面设置 分隔符

计算机及网络办公凭借其传输快捷，便于记录和跟踪文档的流转签发过程，以及易于保存、备份、查找等优点已被深入应用到各行各业的各个领域。Word文档是办公自动化中运用最多的文档形式，它的规范化程度在一定程度上严重影响着我们的办公效率。

在Word文档制作中，常见的不规范行为及矫正方法如下：

1、滥用空格键。在文档制作过程中，我们往往需要将标题等段落居中，或将正文段落首行缩进两字符，好多人就用反复空格的方法实现标题居中或首行缩进，这种操作方式在后续排版中将可能导致返工或乱版。正确的方式是用段落“居中”对齐的功能设置或“首行缩进两字符”的功能设置。

2、滥用回车键。常见有人在控制段落间距或换页时利用回车键产生相应空间，更有甚者用回车键实现段落中的换行操作。要知道Word对段落间距提供了一系列的功能设置，如“段前距”、“段后距”及“行距”，可以通过合适的选项规范设置相应的段落间距。至于换页应该用插入“分页符”来实现，而非反复回车。而段落内部的换行是Word系统自动实现的，无需回车控制，要知道回车意味着分段。

3、忽略页面设置。很多人制作文档时先急于对文档内容的创建，之后才设置页面，这是非常不可取的。如果文档所用纸型是标准A4纸，页边距等要求不高，尚不会造成太大麻烦，但如果文档打印所用纸型及边距等与默认设置相差较大，那样会造成乱版的，从而使整个工作前功尽弃！所以，制作文档的规范化操作，首先应进行纸型、边距等页面设置，然后再进行文档内容编辑。

4、忽略项目符号及编号的应用。在文档中出现多条同级标题或条款时，应该使用Word的“项目符号及编号”功能进行设置，这样做的好处是不管对文档做怎样的增删编辑，编辑后系统会自动重新编号，无须担心编号不连续或重复情况发生。而实际中用键盘输入编号的情况却屡见不鲜，这样文档增删操作后还得重新修改编号，易错且效率低下。

5、忽略样式的应用。样式是多种格式设置打包成的一个个集合，样式一经创建，使用起来非常方便，只要选中一个段落，然后单击样式名称就可以将它包含的所有格式运用到选中的段落。而且它不仅可以在同一篇文档中多次运用，还可以制作成模板供今后其他文档制作使用。样式的使用频率很大程度上影响到文档的制作效率，所以只要是多次或大量重复使用的多种格式设置都应该创建样式，并制作成模板以备后用，而非每次重新设置相应格式。

6、忽略分隔符的应用。人们往往忽略了如“分页符”及各种分节符及换行符等的使用，这不仅影响了文章的制作效率及规范性，甚至会导致乱版。比如“分节符”的合理使用可以使我们顺利地实现分栏、实现不同页眉页脚的设置，而不能合理使用分节符使我们根本无法正常进行这些排版。

7、忽略表格操作规范。Word文档中合理运用表格能提升文档的可读性，但是在操作表格时也有一些规范需要注意，否则也容易形成乱版。比如“插入单元格”和“删除单元格”功能要慎用，规避这种易引起乱版的方法是合理规划表格结构。在规划表格结构，计算确定表格的行数、列数时把握住关键点：根据表格蓝图计算列数时纵向上凡是存在不能垂直贯穿整个表格的竖线，均应计算为一列。同理，横向上凡是存在不能贯穿表格的横线均应计算为一行。

8、页眉页脚设置。在页眉页脚设置中需要注意两点：一是插入页码，必须用相关功能按钮插入，而不能以手工输入的方式；二是不同章节要实现不同的页眉页脚设置，必须先按相应章节分节，然后断掉各节之间的链接，方可实现。

9、长文档排版问题。对长文档的排版，Word提供了自动产生目录、自动生成题注及交叉引用等功能，要坚决摒弃手工输入目录及题注，引用题注时也要运用Word的“交叉引用”功能，无需手工输入所引用的题注，这样会使编辑过程中更新这些内容实现自动化，避免返工。

10、视图方式的应用。视图方式是为我们处于不同目的编辑文档提供方便的，比如编辑较长文档用大纲视图或文档结构图就很方便，有些人不习惯运用这些视图方式，总是用鼠标滚动翻阅文档，耗时耗力。

总结：

综上所述，在Word文档的规范化方面，我们需要注意的事项很多，只有综合灵活地运用好各项功能，才能大大提高工作效率。