敬业守责于平凡中铸造非凡

胡菡

2015年9月3日，举世瞩目的“纪念中国人民抗日战争暨世界反法西斯战争胜利70周年”阅兵活动在北京举行，北京汽车集团有限公司（以下简称北汽集团）旗下的BJ40越野车，作为“纪念抗战胜利70周年阅兵礼炮牵引车军方唯一指定用车”，担当起护送“国之礼器——礼炮”的使命。这是北汽车辆再一次与祖国共同经历重要历史时刻。从1966年毛泽东主席站在BJ212车上阅兵，到1984年BJ212亮相国庆35周年阅兵，又到国庆50周年BJ2020驶过天安门广场，再到国庆60周年“北汽勇士”荣耀亮相，北汽集团一直凭借旗下最优秀的产品，参与新中国一个又一个重要的历史事件。在这份殊荣的背后，北汽人也深感责任重大！究竟是什么推动北汽在民族汽车产业中脱颖而出？带着几分敬意与好奇，本刊记者于近日走访了北汽集团档案工作管理部门，通过对其档案工作发展历程的深入了解，探寻着心中的答案……

创新档案管理模式，融入集团化发展大格局

北汽集团成立于1958年，是涵盖整车研发与制造、通用航空产业、汽车零部件制造、汽车服务贸易、投融资等多种业务的国有大型汽车企业集团。从1958年6月20日第一辆“井冈山”牌小轿车开进中南海至今，北汽已经走过了半个多世纪的辉煌历程，创造出令世人为之自豪的奇迹与荣耀。作为见证北汽发展，保存北汽记忆的档案工作，近年来随着集团的跨越式发展，也取得了不俗的成绩。在此，首先值得一提的是其健全的组织管理体系和特色鲜明的管理方式。

据分管档案工作的北汽集团副总经理陈江介绍：“北汽集团的档案工作坚持统一领导、分级管理的原则，形成了由集团领导主管、部门领导分管、档案人员专管、部室兼职档案人员兼管的管理体系，为集团开展好此项工作提供了有力的组织保障。”对此，陈江副总经理还进行了详细的阐释，即从集团层面由集团办公室作为主管的归口部门，负责牵头管理，它不但面向集团本部同时也指导监督下属各个二级企业的档案工作；办公室分管的档案室作为专业化部门承担主责，与各二级企业的档案部门构成协同配合的关系。目前，北汽集团档案工作的这一套管理体系因其健全完善、分工明确、责任清晰而受到集团上下的一致认可，对于提高工作效率，加强管理，促进各部门之间的密切配合起到了有力的推动作用。

除了具备完善的组织管理体系外，北汽集团领导站在企业战略发展的高度部署档案工作，探索实施了北汽档案集约化管理模式，通过制定规划、成立机构、强化标准、注重落实等手段不断提升档案管理水平，使北汽集团的档案管理工作呈现出鲜明的集团化和标准化特色。

采访中，陈江反复强调“北汽的档案工作已经融入到企业的政治建设、经济建设和文化建设中，融入到集团的战略发展中”。在北汽每5年的战略规划中，档案工作计划作为其子战略分步实施。即集团每年下达的年度任务中都涵盖了对档案工作的各项要求，包括硬性指标和管理指标，并制定出相应的考核标准及完成时间节点，列入对下属二级企业领导经营责任的年终考核。其完成情况直接与绩效挂钩，体现在工资收入中。”陈江如是说。

2014年，北汽集团还成立了“北汽档案馆”，并将其定位于既有利于更好地保存集团重要档案，又有利于服务各级企业生产经营中心工作，集“收集接收中心、安全保管中心、利用服务中心”于一体的“企业形象和社会责任的窗口”。这是北汽集团坚持改革创新、促进战略转型、强化集团管控、完善服务功能的重要举措，也是集团加强档案基础业务建设、围绕企业中心工作提高档案管理和服务水平的重大突破。同年，北汽集团还设立了以重大实物档案为载体的“北汽铭誉展室”，集中展示全集团所获得的各类荣誉、专利及品牌成果，不仅成为北汽档案馆的一个重要组成部分，更是北汽集团档案工作服务企业文化建设的又一个教育基地。目前，北汽铭誉展室共有展品1170件，已成为北京市工业系统第一家专门集中展示荣誉和实物档案的专业展室。

档案管理的标准化建设是北汽集团档案工作的又一特点，也是深化和加强档案工作集约化管理的重要手段。“以往，集团和各个二级企业在档案工作的管理体系、制度、流程及方法上各有自己的做法，标准不一致，执行过程中容易出现偏差和疏漏，不利于管理。档案的标准化建设就是要在集团层面建立统一的管理体系，在制度、流程及术语方面制定统一的标准，形成集团自上而下用同一种语言交流、用同一个标准做事。”陈江坦言。目前，北汽集团档案工作的标准化建设已初见成效，形成了14个统一标准，内容涵盖档案的硬件建设和软件建设，包括：档案设施设备及重要档案的防腐防霉要求、档案借阅管理办法、库房管理办法、统计管理办法、保管与鉴定销毁管理办法、档案工作者岗位职责及业务流程、档案数字化标准、声像档案管理办法、重大项目档案管理办法等。“标准化建设增强了全员心目中档案工作集团化的概念，提高了集团的管控能力和工作效率。”陈江不无感慨地说道。

此外，北汽集团还制定了《企业档案工作综合评估实施细则和评估标准》，在全集团开展档案管理综合评估工作，并实施每两年一次的动态评审。集团根据各单位档案工作实际，评选出示范单位、优秀单位和合格单位。该评估涵盖了组织管理、制度管理、设备管理、基础业务、开发管理等企业档案工作的各个方面。集团依托评估标准，对各项工作进行细化打分，对照评估细则发现问题并及时加以解决。

夯实档案业务基础建设，助推集团可持续发展

在今年6月的“国际档案日”暨北京市第七届“档案馆日”活动中，北汽集团也举办了“档案·见证历史”的大型展览。展览以题材丰富、形式多样的大量史料展示了北汽集团半个多世纪的发展历程，是对北汽历史的回顾和北汽精神的弘扬。此次展览因史料的珍贵价值和丰富性而受到北京市档案局、北汽集团各级领导及员工们的一致赞誉。同时，展览的成功举办也从一个侧面体现出北汽集团在档案的收集、利用等基础业务建设上着实下了一番功夫。

随着北汽集团的跨越式发展和集团化运作，一些需要调整改制的企业面临破产和退出，这部分破产企业档案数量巨大，仅是鉴定、分类的工作已十分繁重。如何处理这些破产退出企业遗留的档案？如何鉴定？如何保管？面对这种情况，北汽集团研究制定了《北汽集团破产企业档案管理办法》，对破产企业档案流向及归属问题做出明确规定，并建立了馆藏面积达800平方米的“北汽集团改革调整历史档案馆”，作为北汽档案馆分馆，专门负责接收全集团调整退出企业的档案。截止到2014年年底，分馆已接收11家改制退出企业档案，馆藏近20万卷。

除了做好破产企业档案的收集、整理工作外，近年来北汽集团又启动了对重大建设项目档案和重点研发产品档案的收集。陈江说，以往这些档案都是由各二级企业自行保管，现在都要逐步移交到集团的档案部门统一管理，因为这部分档案往往涉及巨大的资金投入，集中管理之后为以后的审计和重大建设项目评价工作都奠定了良好的基础。根据北汽集团档案部门的工作计划，预计在2015年12月31日前，集团将对所属1-2家单位的重大建设项目和合并重组等实体档案进行有序接收，以丰富馆藏。

2014年，北汽集团及所属各单位通过编制“文件材料归档范围和保管期限表”，从源头上规范了档案的收集工作，扩大了收集范围，使实体档案不断增加，档案门类更齐全、内容更丰富。截止到2014年12月31日，全集团馆（室）藏档案419570卷、240324件，录音录像1526盘，底图600239张，实物档案5378件，分别较2013年增长了51.6%、0.45%、18.02%、8.09%、5.39%。

加强档案的收集工作，是为了更好地利用档案，使之服务于企业的发展。如何才能有效地运用到这些集约化管理的成果，使员工们更便捷地共享到如此丰富的档案资源呢？在此，不得不提及北汽集团档案利用的信息化建设。2011年，北汽集团本部开始启动档案数字化项目，搭建档案信息化管理平台。目前，集团已经完成了室藏文书、合同、会计、实物、声像等各门类档案的数字化，并做到与集团OA办公自动化系统的挂接，并在权限范围内，实现了全员网上利用。为确保利用工作落实落地，北汽集团在组织档案信息化业务培训的基础上，将档案管理业务、OA文件流转、档案线上查阅和借阅等制成流程图张贴在档案阅览区域，使利用者一目了然，收到了简单、快捷、方便、实用的效果。2014年全集团共利用档案19965人次、28664卷次、14190件次，网上利用4553人次、562589件次，较2013年均有显著增长。

档案是社会的基本组织形式和财富的创造者。企业档案是企业研发、生产、经营和管理活动的真实记录，是企业无形资产的守护者和企业合法权益的维护者。北汽集团的档案为集团的生产经营和科学管理提供了可靠保障，不断助推着集团改革的深化与创新。

在北汽集团的档案管理工作中，有一句响亮的口号叫做：“一切为了利用！”正如采访中北汽集团办公室主任助理韩明洁所说，“在北汽所做的一切档案工作最终都是要为利用者、为企业服务的，档案不是文件堆，不是一潭死水，是要实实在在为企业贡献价值的。比如我们对破产企业档案的收集，就帮助很多职工解决了关乎切身利益的实际问题”。其实像这样的例子不胜枚举，从2012年开始，北汽档案人已连续三年将各种利用档案为企业创造经济价值、挽回经济损失、化解债务纠纷、维护员工合法权益、服务企业科学运营及文化建设的实例汇编成册。据统计，仅在2014年全集团利用档案为企业直接或间接创造经济价值已超过35亿元。目前，档案利用在北汽集团已成为常态，据2014年的统计数据显示，集团每5个人中就有1人利用档案，且为工作查考的利用量已经从2013年的75.3%上升到98.8%，占据了绝对主导地位。档案利用意识已经深入人心，成为员工工作不可或缺的一部分。

打造档案人才队伍，传承企业文化精神

在北汽集团的采访过程中，北汽集团档案工作者饱满的工作热情、积极进取的工作态度和踏实严谨的专业精神给我留下了深刻的印象。负责接待我们的集团办公室主任助理韩明洁已经在北汽集团工作了30个年头，用她自己的话说是“把最美好的青春年华奉献给了北汽的档案事业”。然而她身上那股从未消退的工作激情和充足的干劲儿始终感染着我们在场的每个人。“我们集团档案部门只有我和另外一位同事两个人，有时候任务来了，压力确实不小。但是在北汽，再忙再累也不会觉得苦和难，反而觉得档案工作很有干头儿，就像其他单位的同行们对我的评价‘越干越起劲儿了。”韩明洁坦率地说道。

诚如韩明洁所说，在北汽集团，档案工作不是一项枯燥、滞后的工作，相反它已融入到集团的核心工作中，全程参与了集团重要的经营活动，见证了集团每一次重大的历史性飞跃。当然，这些都是与集团各级领导的重视分不开的。采访中陈江副总也多次提到了这点。“从董事长到总经理对档案工作的标准、要求都很高，每次档案工作的重要会议、重要时刻，这些领导们都会亲自出席，这样不仅是面向集团本部，对所有二级企业都是一种很好的带动，从而形成了集团各级领导对档案工作都十分重视、支持的氛围。”不仅如此，在办公条件相对紧张的情况下，为满足档案部门的需要，北汽集团本部提供了800多平米的档案用房以及各种资金支持。2011年拨款资金50万元，用于档案信息化项目，满足员工在线利用档案的需要；2014年拨款18万元，用于会计档案数字化，满足会计档案频繁利用的需要；2015年拨付25万元，用于开展档案业务。“在北汽集团从事档案工作是幸运的，有了这么好的平台，没有理由不干好它。”韩明洁坦言，“北汽的档案人都信奉这样一句话‘有为才能有位，之所以得到领导的关注和支持，是因为大家干出了实实在在的成绩，推动了北汽的发展。”其实，在这些成绩的背后，是与北汽集团为打造一支政治素质高、业务能力强、作风过硬的档案人才队伍所付出的努力密不可分的。

北汽集团现有专兼职档案人员513名，其中专职人员104名。在513名专兼职档案人员队伍中，80后占总数的60%以上。从2012年起，集团档案管理部门就在全系统建立了档案工作季度培训制度，培训的内容既有业务培训，也有参观学习。针对全集团档案队伍年轻化，档案人员热情高、上手快等特点，集团档案管理部门充分挖掘年轻档案人员的潜质，利用季度培训，让年轻的档案人员走上讲台，谈工作体会，讲业务成果，充分施展他们的才华，让他们有成就感、有自信心。为力求培训内容的丰富多彩，2013年北汽集团组织全系统档案人员走进国家大剧院，感受艺术档案的魅力；2014年组织大家走进北京人艺艺术博物馆，感受“戏比天大”的职业精神；2015年又组织全体参观了“档案·见证历史”的展览，感受做好档案工作的荣誉感和使命感。通过丰富多彩的培训形式，让年轻的档案人员从中感受到档案工作的乐趣。此外，集团还根据自身特点，成立了“档案管理协作组”，为二级单位搭建相互交流、互助互学的平台，并设立了“北汽集团档案业务实习制度”，为二级企业新上岗的年轻档案人员提供了到集团本部学习、实践、感受集团档案部门工作氛围的机会。集团档案部门通过多种途径和方式锻炼、培养档案人才，建设人才梯队。截止到2014年年底，已经完成了对11家二级单位的11名档案人员的实习培训。

“奋力拼搏、团结协作、知难而进、志在必得”，这是一代又一代的北汽人在艰辛的创业中锤炼出的北汽精神。正是因为有了这股力量的推动，才使北汽集团在民族汽车产业的发展大潮中一路向前，不断创造辉煌。也同样是在这种精神的引领下，北汽档案人在集团快速发展的大背景下，不断创造机遇、勇于迎接挑战，兢兢业业、无私奉献，在平凡的工作岗位中做出了不平凡的业绩！