探究图书馆档案优化管理的措施和思考

张贺平

摘 要：随着当今信息化管理建设步伐的加快，伴随着图书馆档案材料种类的数量在不断增加，提高图书馆档案管理系统必须能够更好地促进信息和专业的档案管理库的建 设。文章论述了图书馆档案优化的重要性，接着分析了图书馆档案管理的现状，重点探讨如何提高运用现代图书管理理念和技术库文件的管理问题。

关键词：图书馆档案；优化管理；措施；

中图分类码：G25 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

引言

图书馆档案管理是高校图书馆现代化建设的重要组成部分。通过分析高校图书馆档案的作用以及管理工作中存在的问题，提出了优化档案管理的新思路，要从增强档 案管理意识、提高档案管理人员的素质等方面入手，不断优化高校图书馆档案管理水平，提高档案利用率，可以促进高校图书馆各项服务工作更好发展。

一、图书馆档案管理的问题分析

图书馆的档案管理有着较好的资源基础，在随着信息化的技术不断进步的同时，以往的档案管理模式也逐渐的凸显出其不足之处，对于这些问题必须要得到重视，下面就对于这些问题纷纷进行阐述：

（一）档案数字化进程缓慢。在档案整体的结构上的不足档案数字化的进程缓慢，对于图书馆的馆藏文书档案相对的重大，尤其是一些业务档案，在这方面较为的丰富，档案的形 式基本都是纸质为主，在当今的信息化日趋成熟的今天，从量以及载体上就可以明显的发展，这样的管理模式已经与当前的发展不相适应，在整体的结构上的优势愈 来愈小。

（二）档案管理上操作不规范。在管理上操作不规范，在图书馆的档案管理方面的一些基础的设施以及条件等都要比其它的一些部门滞后，这也是对于图书馆的档案管理没有得到足 够的重视造成的，有相当多一部分的图书馆档案管理方面没有专业的人员进行管理，这对于图书馆的档案管理的整体发展起到了阻碍作用，也不能够有效的对于图书 馆的发展起到很好的促进参考的作用。

（三）档案管理意识薄弱。许多图书馆都没有意识到图书馆档案管理的重要性，工作人员主观认为图书管理就是按照传统方法进行针对图书进行简单的文件分类，建立索引就可以了。更 糟糕的是一些领导经常在会议重点讨论了档案管理考核的重要性，但在实际工作中也没有实行有效贯彻执行，甚至放弃档案管理。

（四）档案管理制度不完善、档案管理水平不高。目前的档案管理现状表明，从正规术语文件管理，没有完整的分类法可循，图书馆档案管理大多是按照传统分类方法，如数字法，子母法进行排序放置，而这 种管理方法绝大多数是无法形成真正意义上的相对分类查找。由于档案管理机构水平不高，岗位职责不明确，责任分工不清，再加上一些图书馆档案管理人员不固 定，服务质量不均衡，造成了档案工作发展滞后。有的图书馆甚至没有专门的档案管理机构及其专职人员，最终导致图书馆管理水平偏低。

二、图书馆档案优化管理的必要性

（一）优化档案管理能够有效确保图书馆工作的顺利进行。图书馆档案涉及到的内容非常多，包括图书馆工作的原始记录，图书馆工作人员的工作成果，经验，对图书馆人员编制进行详细的记录，并通过档案信息反映 了图书馆和博物馆的情况及其业务发展中存在的问题是图书馆发展的跟踪记录，图书馆的管理和重要的参考价值，以及图书馆的未来发展的真正目标。

（二）档案管理是图书馆进行科学管理的重要手段。通过建立和完善图书馆档案管理的科学性，图书馆可以进一步提高其自身档案管理系统，实现标准化和规范化的管理，充分发挥其在图书馆管理中的作用。另外，对于读者服务工作的管理过程，能够进行详细记录工作，都是为未来图书馆进一步提升读者服务质量打下坚实的基础。

三、图书馆档案优化管理的措施

（一）优化完善图书馆档案管理机制。科学规划图书馆档案管理机制，优化图书馆档案信息技术基础设施建设，提高图书档案管理的信息化服务能力，不是几名图书馆工作人员就可以单独做的很好 的，有很多档案材料往往涉及到多个部门，需要协调多方工作进行系统优化服务才行，在健全档案管理制度，建立档案保管期限表，文件和资料归档范围，明确保管 期限表制，分保管期间，评估文件，文件规范的符合法律的发展，提高人们的意识，进一步推动图书馆档案管理建设。

（二）加强档案数字化建设，建立图书管理数据库。所谓图书管理数据库管理系统，指的是图书档案信息的接收，传输，存储，以实现共享档案信息管理系统的文件。在今天加速全球化的进程中，实现数据库管 理系统也使得文件管理从传统到纸质载体转变为电子载体，档案管理员能够针对图书信息进行存档数据处理，有效开展图书业务管理，共同实现图书管理信息的协调 处理。

（三）提升图书档案管理人员的综合业务素质。图书馆应设置专职工作人员负责档案管理，注重员工的档案管理及其专业技能培训工作，尽量选择有着较高教育水平和业务经验丰富的员工。对于档案管理人 员，应尽量保持其工作的稳定性。档案管理人员要定期进行培训，能够熟练掌握电脑等现代信息技术，精通图书馆档案管理系统。要充分认识到图书管理人员对图书 馆发展工作的重要性，在工作中不断提升档案管理人员的综合素质，不断转变其工作观念，以适应现代社会发展的要求。图书馆档案管理人员也应提高工作的严肃 性，增强工作责任感，及时的准确地对档案材料进行分类管理。

随着社会的发展以往的图书馆档案管理模式慢慢的开始退出了市场，这就要求要有着新的管理模式来更好的促进图书馆的档案管理，做好这一工作能够对于组织机构 的可持续的发展有着最为基础的保障，对于图书馆的档案管理工作进行创新发展能够对于自身的水平得到有效的提高，对于其中的一些不足还需要进一步的得到创新 加强，从而把图书馆的档案管理更现代化的体现出来。

参考文献：

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[3]蒋群蓉，贡维才.浅析高职院校图书馆档案管理[J].科技情报开发与经济.2011（15）：18—19