信息时代档案管理工作的创新性研究

庞亚丹

(江苏省张家港市环境监测站,江苏张家港 210098)

信息时代档案管理工作的创新性研究

庞亚丹

(江苏省张家港市环境监测站,江苏张家港 210098)

当前,我们正处于信息化时代,互联网及其相关技术发展,对传统的档案管理方式造成了一定的冲击。如何顺应信息化时代特征,深化机关及企事业单位档案管理工作改革,是我们应该着重探讨的重大课题。本文从档案管理工作现状出发,为信息化时代档案管理工作的创新,探讨出一条有效路径。档案管理工作的创新是信息化时代的必然趋势也是提高机关单位服务水平的必然路径。

档案管理 创新性 信息化

档案作为社会文化的反映，是一种极为重要的社会资源。档案管理工作同样也是机关单位工作内容的重要部分，社会信息化和办公自动化为传统档案管理工作方式方法的创新发挥着重要的作用。科学有效的管理是社会发展对档案管理工作提出的新的更高要求，而没有良好的信息化技术条件支持，档案管理工作的创新性也很难得以体现。

1　信息化时代档案管理工作创新的内容

1.1档案管理机制的全面协调性创新

在信息化时代，工作机制创新应该是信息化时代对档案管理工作提出的首要要求。这要求我们必须积极探索和掌握信息化时代档案工作的基本要求与基本方针，要求机关单位建设有利于档案开发和利用的运行机制与监管机制。由于信息化时代档案信息量与以前相比内容更加丰富，传统的档案工作方法很难全面、及时、准确地收集对数据进行有效收集整理，所以必须全面协调地调动相关单位力量，形成档案管理工作的有效互动机制。

1.2档案管理理论与模式的服务性创新

理论对于实践有重要的指导作用，在工作机制创新的同时，对于档案管理工作的理论建设与管理模式的创新研究这项工作的重要内容。现代科技的广泛应用，颠覆了以往传统的档案管理理论与管理模式，档案工作面临着新的挑战，这就要求机关单位要切实加强档案管理理论的研究与模式创新的研究。以创新的理论指导实践，用档案工作的理论创新促进档案管理工作的有力开展，使档案工作向更高的层级迈进。

1.3档案管理技术平台创新

要提高信息化时代档案管理的工作效率与服务水平，还要在技术层面进行建设。以档案信息资源共享为目标的档案管理工作建设是一个有效途径。不但要对现有的电子档案管理系统进行技术与理论方面的建设，还要积极推进档案管理网络的建设，以提供一个开放式、全天候、交互性的档案服务平台为最终目的，这也是信息时代对档案管理工作提出的技术要求。档案平台的建设真正实现了资源的共享，简化了工作流程。这也是实现档案事业的跨越式发展重要途径。

2　创新档案管理的策略

虽然信息时代的到来大大改变了档案管理工作的工作方式与工作模式，但信息时代的特性都对档案管理工作提出了新的要求与挑战。所以，档案管理工作人员在应用信息技术发展传统档案管理工作的同时，要以安全性、标准化、服务性作为信息时代档案管理工作的基本准则。在信息化的冲击下，档案管理工作思想、内容和服务方式都产生了巨大变革，所以档案管理工作者要对常规的档案管理运作方式进行改进，在探索和掌握一套适应信息技术的新工作程序和方法积极寻找档案管理工作的新路径。

2.1切实转变档案管理工作方式

长期以来，受传统观念影响，档案管理工作行政色彩浓厚。但在信息化时代与深化改革的转型之中，档案管理工作由“管理”向“服务”转变是的要求愈发迫切。这首先要求档案管理工作要积极拓展服务领域:档案管理部门除了要面向对档案有刚性需求的单位与个人外，还要将服务受众细化，更多更好地提供个性化的服务;其次，档案管理工作要对服务方式进行创新，这表现在:通过网络技术，将档案上线，从而简化档案管理与查阅步骤。档案管理部门要积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索。实现数据在线收集并有效开展在线服务，以最大限度地缩短数据的收集与发布周期。

2.2创新档案管理工作流程

在档案收集层面，要利用多种载体实现档案收集。信息化时代的档案种类、数量急剧增多，档案存放的载体与记录方式发由于档案形式的变化也发生着深刻变化。很多档案的收集突破了传统的纸张形态，更多地以缩微型、声像型、机读型等新型载体和记录方式保存;在档案加工层面要建立与新型档案载体相适应的档案管理加工机制，开发与信息化相适应的档案管理技术。随着信息化时代档案的保管方法、分类方式和传输方式发生的变化，一套完整的档案加工体系亟待建立;在档案利用方面要实现档案服务网络化，这对提高机关单位档案服务水平与服务能力都具有重要的意义。随着档案载体的多样性增强，档案信息在网络上被传输、检索和利用应形成完整的供应与利用体系，特别是信息时代大数据以及云计算技术的出现，为形成一套完整的档案数据利用体系提供了可能。

2.3培养信息化管理专业人才

人才是科教兴国的重要资源。信息化时代档案管理工作的创新离不开对信息化人才队伍的建设。档案管理机关要组建起一支能适应快速发展的信息化要求的档案管理团队。档案管理部门还要定期对本单位的工作人员开展各种形式的信息技术技能知识的普及与培训，以适应信息化时代的档案工作创新;此外，各级档案管理部门还要建设档案管理人力资源的长效机制，适时引进档案管理方面的高素质人才，为本单位档案管理人才队伍注入新的活力，这样才能经得住信息时代对档案管理工作提出的新要求与新挑战。

[1]王慧.浅谈信息时代档案管理的创新[J/OL].中国科技纵横,2011, (7).

[2]李胜男.浅析信息时代的档案管理工作[J/OL].科技信息,2010, (13).

[3]孙燕敏.新时期企业档案管理信息化的建设[J].中国集体经济, 2014,(4).

[4]张红.浅谈档案信息化管理的探讨与研究[J].科学与财富,2014, (4).