大数据时代高校档案管理系统建设研究——以山东建筑大学为例

陈明九

（山东建筑大学档案馆，山东济南250101）

大数据时代高校档案管理系统建设研究
——以山东建筑大学为例

陈明九

（山东建筑大学档案馆，山东济南250101）

大数据时代的技术革新，不仅促进了高校档案建设的发展，而且极大地推动高校档案信息化建设。而高校档案信息化建设是高校档案管理适应时代的发展、创新高校服务工作的重要举措，也是大数据时代档案工作者面临的一项重要的任务。文章以山东建筑大学档案管理系统为例，在分析档案管理目前现状及存在的问题基础上，总结大数据时代高校档案管理系统建设的重要性，针对山东建筑大学的高校档案管理系统进行功能模块设计，并提出系统建设的途径。

大数据；高校档案；管理系统；档案信息化

0 引言

随着Web2.0、物联网、云计算和云储存等新型信息技术的广泛应用，人类正从信息时代跨进大数据时代。国务院通过的《关于促进大数据发展的行动纲要》中明确指出推动政府大数据开放、共享和安全的重要性［1］。2014年3月大数据首次写入政府报告，标志着国家层面对“大数据”的理解进入了一个新的高度。

大数据具有 4 V特点，即数据种类繁多（Variety），包括大量结构化、半结构化和非结构化数据，如文本、文档、图片、音频、视频等；容量（Volume）浩大，计量单位从T B跃升到P B、E B乃至Z B级别；生成处理速度（Velocity）快，秒定律，不同于传统的数据挖掘技术；价值（Value）高且密度低，单条数据并无太大价值，但庞大的数据量却蕴含巨大的财富［2］。

目前，大数据应用到社会发展的诸多领域，尤其是对高等学校的档案管理工作也带来了深远的影响。

大数据时代的新形势下，对高校档案信息化建设提出了更高的要求。目前，通过对国内外高校档案管理系统使用情况调查分析发现，大多高校档案部门采取软件定制的方式，根据各自的特点采用不同的系统软件，但其管理内容是静态的，二维的，影响了系统实用的方便性和快捷性。

文章以山东建筑大学档案管理系统为测，针对管理系统使用中新的需求和档案信息管理现代化发展趋势，进一步探索大数据时代高校档案管理系统建设的途径，为实现高校档案管理系统共享大数据资源，提高高校档案利用率和信息化管理水平提供借鉴。

1 山东建筑大学档案管理现状与存在的问题

山东建筑大学档案管理作为学校管理工作的重要内容，越来越发挥不可忽视的作用。学校档案不仅是学校发展记忆的基石，而且是学校重要的本源性信息源，但在大数据时代档案管理还存在一些问题。

1.1 档案管理现状

山东建筑大学档案馆馆舍面积近1000 m2，拥有建校以来档案近30000余卷，涵盖学校教学、管理的方方面面。馆藏档案分为开放档案、限制开放档案和保密档案三部分。全部档案实行档案系统管理，建立了五个全宗卷，专兼职档案工作人员60余名。档案管理工作中坚持三纳入、四同步管理原则。档案利用方式为查阅、借阅、复制、摘录、咨询、函调、出具档案证明。山东建筑大学档案馆始终坚持“高效、规范、创新、发展”的理念，秉持“为党管档、为国守史、为民服务”之宗旨，弘扬档案文化，传承建大精神。档案管理工作中注重加强档案信息化建设，充分发挥档案网站的功能和作用，应用档案管理系统进行网上归档，达到馆藏档案数字化、增量档案电子化，逐渐呈现大数据4 V特征。

1.2 档案管理存在的问题

山东建筑大学档案管理存在的问题具体表现在：（1）重管理轻宣传近年来，档案的价值得到学校领导及部门的重视和认可，不断健全档案管理规章制度，逐步完善基础设施，但忽视档案宣传工作，对档案法和依法治档宣传不够；（2）重整理轻编研档案整理是最为耗时的一个环节，耗费档案管理人员大量的精力和时间，而无暇顾及档案的编研工作，缺乏高质量的编研资料；（3）重收集轻鉴定档案馆藏日益丰富，归档率逐年递增，忽视了档案的价值鉴定和质量，影响了价值档案的有效利用；（4）缺乏专项资金大数据时代加强档案管理软件的开发要投入人力、物力和财力，没有专项资金作保障，档案信息化建设也就无从谈起，争取相关领导的支持和重视，应有专项资金开支计划；（5）缺乏专业人才大数据时代，档案管理缺乏既懂业务又懂计算机的专门人才，没有强大的技术支撑。

2 高校档案管理系统建设的重要性及理念

信息技术的快速发展给高校档案工作带来新的机遇和挑战，大数据时代的到来与其它信息技术相比更能彰显高校档案管理工作创新的需要，加强档案管理系统的建设对高校档案管理人员来说是当务之急。

2.1 提高工作效率和效能

大数据时代下，档案管理理论、环节、技术正发生变革，未来档案工作呈现的大趋势是建设大档案，应用大技术，实现大服务。高校档案管理工作也不例外。高校档案记录高校不同发展时期的关键信息，是学校发展历史的缩影［3］。高校档案馆是保存和提供利用高校档案的专门机构。

如山东建筑大学档案馆，在15年前由山东建筑工程学院等4校合并而成，随着办学规模日益扩大，档案馆存储了大量珍贵的学校发展的档案资料，包含党群、行政、教学、科研、人事、财会、外事、出版、基建、设备、声像、人物、实物和重大活动等14大类。随着档案查询量的增大，档案利用率增高，但由于档案馆人员少，工作强度也越来越大。如果档案馆依然采用单一落后的手工模式管理档案信息，就存在很多困难和缺陷：如档案查询困难、档案易破损、信息易丢失以及档案信息无法共享等等，这些问题已不适应大数据时代的档案管理工作的发展需要，在一定程度上限制了档案的管理和利用，因此应用档案管理系统来管理档案，降低档案管理人员劳动强度，提高档案管理工作效率和效能已迫在眉睫。

2.2 优化档案工作业务流程

高校档案的传统管理模式，主要是以纸质文件作为载体，各种纸质文件按类别进行规律的编码收藏档案，按目录进行查询。利用信息技术构建一个满足高校档案管理实际需求的档案管理系统，能提高归档的及时性和完整性，优化档案工作流程，方便档案的检索和利用。利用该平台，档案用户可快速查询个人的档案信息，学校管理人员可查询党群、行政、基建、教学、科研、财务、出版、设备和重大活动档案等信息。

高校档案管理工作所涵盖的内容十分庞杂，工作量大，就山东建筑大学档案馆馆藏的档案业务种类达14类，因此建设档案系统来理顺这些业务的工作流程，管理这些庞杂的业务流程。通过对高校档案管理信息系统的需求分析，进一步优化档案管理信息化业务流程，实现高校档案管理信息化业务的再造。

2.3 高校档案管理系统建设理念

最早提出“大数据”时代到来的是全球知名咨询公司麦肯锡。关于大数据的定义，涂子沛在《大数据：正在到来的数据革命》书中说，“‘大数据’之大，不仅仅意味着数据之多，还意味着每个数据都能在互联网上获得生命，产生智能，散发活力和光彩［4］。”大数据时代的到来给高校档案数据资源赋予新的特征，随着高校档案馆馆藏档案的数字化和每年接收的电子档案的激增，档案数据资源的数量将大大增加，这些资源中存在着大量的结构化和非结构化的种类繁多的数据。使用的人越多，价值越大。

管理系统建设理念就是以档案利用者为中心，具备强大、快捷的查询功能，友好的用户界面及完善的借阅和调用控制功能，档案利用者可通过网络和档案馆建立联系，在授权的范围内不受时间和地理位置的限制，实现对高校档案大数据的有效远程访问和查询［5］。从山东建筑大学档案管理系统来看，档案馆应从系统的基础设施、系统平台、数据库、标准规范体系、安全保障体系和运行管理机制六个方面进行建设，加大档案工作者的培训力度，熟练掌握现代化的档案管理系统，学会利用网络系统进行档案信息的应用和数据分析［6］。

3 大数据时代高校档案管理系统的功能设计

高校档案管理部门的需求分析是档案管理系统设计中非常重要的环节，系统需求分析的准确性决定了档案管理系统的安全性、可扩展性和易用性，必须依据大数据的特性进行高校档案管理系统的功能设计。

3.1 档案管理系统开发框架

依据现阶段高等学校档案管理特点以及大数据时代高校信息化管理的需求，基于B／S架构和面向对象的JAVA编程技术以及关系数据库SQLServer，开发设计了山东建筑大学档案管理系统。该系统包括档案管理和系统管理两大模块，每个模块又包括若干子模块，模块之间有机地结合。该档案管理系统是在充分调研不同类高校档案管理的需求的基础上进行设计和实现的，采用了目前流行的J 2 E E技术，系统框架使用三层架构：用户层、业务逻辑层和数据访问层［7］。山东建筑大学档案管理系统的三层架构如图1所示。

图1 山东建筑大学档案管理系统框架结构图

3.2 设计原则及管理模块

系统的设计与开发遵循MVC的思想，三层结构中，用户层提供页面显示，接受用户的服务请求，然后传递给业务逻辑层，同时接受来自业务逻辑层的用户服务请求的结果；业务逻辑层负责数据的操作，向上接受用户层的服务请求，向下与系统数据直接交互；数据访问层，用来存储档案管理系统的档案信息、用户信息等数据。采用MVC三层架构可以提高系统的开发效率和系统的性能。系统整体框架结构清晰，每层之间的耦合度低，便于档案管理系统的升级与维护［8］。

（1）档案管理模块

该模块主要与档案的操作有关，具有创建档案表、著录档案信息、整理档案信息、查询档案信息、打印档案信息、统计档案信息、设置档案权限、档案销毁、档案借阅等功能。

（2）系统管理模块

该模块主要与系统参数配置有关，具有管理档案用户、部门管理、管理数据、管理系统日志、找回系统密码、修改系统密码、管理档案类目、档案打印模板管理、档案系统参数设置等功能。

根据以上档案系统功能结构分析得出系统的模块功能图，如图2所示：

图2 山东建筑大学档案管理系统模块功能图

4 大数据时代高校档案管理系统建设的途径

大数据时代赋予高校档案工作新的内容和特征，高校档案工作者通过加强档案管理系统建设实现大数据资源共享，提升自身综合素质，注重档案信息的安全保护。

4.1 大数据资源共享

大数据最大的特点就是资源共享［9］。高校档案管理系统与学校办公自动化系统、教学（研究生、本科生、成人教育）管理系统等既是相互独立的，又是相互联系的。学校档案管理系统规范文件及数据的管理，实现文件及数据的接收、归档和储存等功能，办公自动化（O A）系统可实现迅速、全方位信息采集和信息处理。采用计算机技术手段实现诸多系统与学校档案管理系统对接，将应归档的档案资料上传到学校档案管理系统中，可简化大量的操作时间和储存空间，避免人力与财力的浪费，达到高校档案资源共享和利用。

高校档案管理系统对接采用的方法有：（1）编写程序，两系统间做个接口；（2）通过IBM的LEI设计接口；（3）利用LOTUSDomino的自身特点同服务器作代理，开发基于JAVA的SERVLET实现与档案管理系统数据交换［10］。

总之，实现两个系统的数据交换与共享，需要两个步骤：（1）对一个文件所涉及的有关条目如正文、文号、附件等进行目录转换，这样操作避免档案管理人员将归档文件进行手工录入；（2）电子档案的归档、链接转换，好处在于档案管理人员不需要再扫描具有领导批示和签名的文件。

4.2 提升高校档案管理人员综合素质

大数据时代高校档案工作要充分认识“人”的根本地位和作用，建立起培养、引进、实用人才的科学机制，营造出尊重档案人才的氛围，用机制激励人才，用环境凝聚人才，发挥高校档案人员的聪明才智和工作积极性。高校档案人员的综合素质和业务能力在一定程度决定着档案资源开发的数量和质量，也决定着档案管理系统建设的水平和质量［11］。

当前，与大数据密切相关的技术正加速发展，如信息链接技术、数据仓库、数据挖掘、智能信息推动技术、服务网络等，对高校档案管理人员的知识结构和综合素质提出更高的要求。而今高校档案管理人员构成中普遍存在着年龄老化、女性化、业务水平低、信息技能低等状况，尤其缺乏复合型人才。大数据时代高校档案管理队伍既需要懂档案的业务人员，又需要计算机技术人员。因此，加强档案管理人员的培训力度，不断提高档案管理人员的思维、专业知识和技能；培养一批档案知识扎实、专业技术过硬，有创新能力的高素质档案人才队伍；注重既通晓档案信息管理、开发和服务知识，又了解掌握现代信息技术，还通晓现代科学技术发展的最新动态的复合型人才的培养，才能使高校档案管理工作在大数据时代取得重大的突破［12］。

4.3 加强信息安全保护

确保高校档案信息安全是高校档案工作者的首要职责。要牢固树立“档案安全事关党和国家根本利益”的思想，切实筑牢档案安全的思想防线。

随着信息技术的快速发展和广泛应用，高校档案部门对馆藏的纸质化的档案信息通过扫描或外包的方式已经转变成数字化档案信息，同时对进馆的档案实行数字化管理，建设数字化档案馆，这些档案信息具有大数据价值大、容量大、利用率高等特点。在将高校所有的数字化档案信息上传到档案管理系统提供利用的同时，一定要强化档案信息的安全保障建设。

安全保障体系建设是一项复杂而庞大的系统工程，不仅有基础设施层面的保障建设还要有法治标准、安全技术、组织管理和灾难恢复机制等层面的保障建设［13－15］。所以针对高校档案管理系统构筑多层防护体系，进行人防、物防的同时，采取技防如防火墙技术、数字签名或水印技术、信息加密等技术，确保高校档案管理系统软、硬件升级、数据迁移的安全。另外，还要进一步加强对档案管理系统外设管理、操作权限及用户访问权限管理；构建高校档案管理人员坚实的意识防线、物理防线和技术防线；定期对档案管理系统网络安全性进行评估，及时发现隐患和弥补漏洞；完善网络监控；购买杀毒软件和超级防火墙进行网络保护［16］；组件Raid1、Raid5的即时备份，或定期对档案管理系统数据库进行Chost备份，以防患于未然。

5 结语

大数据时代的到来，对高校档案信息化管理是机遇，也是挑战，高校档案管理系统建设任重而道远。高校档案工作者必须进行理论上创新，学习利用大数据技术，转变档案管理思维方式，创新高校档案工作，建设好高校档案管理系统，真正实现高校档案管理活动服务于社会实践的最终目的。

［1］ 国务院《促进大数据发展行动纲要》［EB／OL］.2015－9－20. http：／／mt.sohu.com／20150914／n421096181.shtml.

［2］ 维克托.迈尔.舍恩伯格.大数据时代［M］.浙江：浙江人民出版社，2012.

［3］ 张冉妮，杨松平.大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策研究［J］.兰台世界，2015（1）：21－22.

［4］ 陈如明.大数据时代的挑战：价值与应对策略［J］.移动通讯，2012（10）：18－19.

［5］ 王鹤淇，谢春梅.浅谈大数据时代档案信息的开发［J］.兰台世界2015（6）：121－122.

［6］ 丁海斌.档案学概论［M］.辽宁：辽宁大学出版社，2012.

［7］ 邵德宇.企业档案管理系统的设计与实现［D］.长春：吉林大学，2013.

［8］ 周才云，赵晶晶.大数据时代高校档案的信息化建设探析［J］.兰台世界，2015（4）：27－28.

［9］ 张倩.大数据技术在高校档案信息服务中的应用探索［J］.档案与建设，2014（3）：66－67.

［10］常青.档案管理系统与开发的办公自动化系统的数据交换方法［J］.兰台世界2015（7）：31－32.

［11］高慧.大数据视域下档案管理的机遇、挑战及策略研究［J］.兰台世界，2015（3）：49－50.

［12］肖鹏.档案数据信息交互平台的应用［J］.中国档案，2015（6）：52－53.

［13］黄少芳.大数据的数字档案馆及其服务体系［J］.国土资源信息化，2013（5）：23－24.

［14］张新淼.数字化校园档案系统容灾备份策略与实践［J］.兰台世界，2015（5）：101－102.

［15］宋淑琴.大数据视野下档案管理思维方式的转换［J］.档案学研究，2015（3），36－39.

［16］雷春蓉.档案用户信息隐私权保护研究［J］.档案学研究，2014（5），66－69.

（学科责编：王光银）

Research on university archivesmanagement system construction in big data era：A case study on Shandong Jianzhu University

Chen Mingjiu
（Archives，Shandong Jianzhu University，Jinan 250101，China）

The technological innovation of the era of large data，not only promotes the development of the archives in colleges and universities，but also greatly promotes the construction of university archives information.The archives informatization construction archives in colleges and universities is the importantmeasure to adapt to the development of the times and innovate，the service work，，as well as an important task of file workers in the era of big data.Based on Shandong Jianzhu University archivesmanagement system，the paper analyzes the present situation and problems of the archives management，summerizes the importance of the construction of university archivesmanagement system in the big data age，makes the function module design based on the university archivesmanagement system of Shandong Jianzhu University，and puts forward the methods of university archives management system construction.

big data；university archives；management system；file informatization

TU996

A

2014－09－29

陈明九（1969－），男，档案馆员，硕士，主要从事高校档案管理、高校档案资源建设及信息化建设等方面的研究.E-mail：chmj＠sdjzu.edu.cn

1673－7644（2015）05－0506－05