在海事核编转制中如何做好航标科技档案管理

陈春兰

摘 要：随着海事核编转制的不断深入，部门及人员的变化为航标科技档案管理工作带来了新挑战、提出了新要求。本文结合海事核编转制工作实际，就如何做好航标科技档案管理工作进行了探索。

关键词：核编转制 航标 科技档案管理

随着“三定”规定的实施，基层航保单位的部门发生了较大变化、人员进行了较大调整，在为基层航保单位档案管理工作带来良好发展机遇的同时，也对其“连续性”和“方向性”形成了挑战。笔者结合近年来本单位工作实际，浅析如何在海事核编转制改革中做好航标科技档案管理工作。

1.以航标科技档案特点为导向，明确工作方向

航标科技档案是以航标专业职能活动分工为基础，从事科研、基建、设备及航标业务管理活动中直接形成的，现行办理完毕或告一段落的，并对本单位和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录的总称。与其他档案相比，航标科技档案具有其显著的特征。

（1）专业性。航标科技文件材料产生于各个不同的职能管理部门和不同的专业技术领域，具有不同的形成过程和规律，反映不同的专业性质和管理成果，具有一定的科技含量，其内容和形式有很强的专业性。而档案室人员往往缺乏对各类专业的认知，因此，档案的收集离不开专业人员的收集和整理。

（2）成套性。任何一项航标科技活动中形成的一整套科技文件材料都是一个有机的整体，具有必然的内在联系，能完整地反映该项活动的程序、发展过程和结果，每份文件都是这个整体中的不可缺少的部分。因此，在实际工作中必须维护文件材料组合上的成套性，使其完整的记录历史。

（3）系统性。从宏观上看，在航标科技活动中的不同阶段，都会相应地形成必需的科技文件材料，而在活动告一段落或全部完成后则会形成一系列系统的科技文件材料。从微观上看，每份航标科技文件材料，都有若干编制阶段，会需要办理相应的审批手续，这就形成了单份科技文件材料的系统性。因此，需要在宏观上完善管理制度，在微观上明确管理流程。

（4）渐进性。为了使航标科技文件材料完整准确地反映客观实际和事物发展变化的规律，就必须对已形成的科技文件材料作相应补充或修订。这正是科技文件材料同其它文件材料相比所独具有的重要特点。尤其在核编转制过程中，一些文件材料可能因为老的制度未明确等原因未能在一开始就归档，但随着改革进程的逐步推进，必须加以查缺补漏。

（5）群体性。每一份航标科技档案都是集体智慧的结晶、集体力量的体现，需要集体的共同研究、设计、记录和编制。如在审签中需有严密的分工，每一道审签手续，都有相应层次的技术人员或部门领导、处领导来完成，具有群体性的特点。因此，必须提高全体人员的档案意识，做到航标科技档案工作人人有责、人人尽责。

（6）标准性。航标科技文件材料从形式到内容都具有非常明显的标准化特点，特别是图样材料从载体的幅面尺寸、书写材料的种类到科技文件材料的编制方法都有专门的规定和严格的标准。因此，在核编转制中必须重新修订完善管理规范，使其制度化、流程化、规范化。

2.以落实档案责任为重点，强化档案意识

核编转制过程中，部门变化了，人员调整了，新部门、新人员对档案管理工作存在不熟、不懂、不重视等情况，旧的档案管理制度明确未能适应改革发展的新要求，必须加以重视、予以解决。

（1）加强宣传培训，营造工作氛围。一是要进一步把学习贯彻档案法律法规和有关的档案管理制度作为一项重要工作。二是要定期举办档案业务知识培训，尤其对新成立的部门及新近从事档案工作的人员要予以重点培训。

（2）落实专人负责，明确工作职责。航标科技档案的形成涉及到各个部门，需要各个部门的参与，需要经办人员的具体落实。尤其在海事核编转制过程中，部门和人员的调整往往容易给档案的收集工作带来“断档期”。对此，各级领导和相关工作人员要指派专人负责各部门档案文件的日常收集工作，知道规范和要求，档案工作的相关人员应按照航标科技档案的规范要求做好档案文件的制作、收集和整理，提高整理质量和工作效率，确保科技文件的齐全、完整和安全。

（3）修订管理制度，强化制度约束。一要以落实“三定”规定为契机，调整档案分类。在落实“三定”规定后，部分工作职责的归口部门发生了变化，档案文件的日常收集整理的主体随之发生了变化。因此，必须在“三定”规定实施后，尽快根据部门分工调整档案分类，使各部门尽早地了解本部门在档案管理中的职责和任务。二要以便于操作为前提，明确工作流程。针对新部门、新人员缺乏对档案管理工作的了解，档案室人员必须从简单性、可操性、实用性出发，做好档案管理工作流程的梳理工作，使各部门新的档案管理人员易于掌握、便于操作，推动档案管理工作规范化。三要以推动事业发展为目标，完善管理机制。借助质量体系管理的“闭环运行、不断改进”的原理，不断总结档案管理工作中存在的不足，借鉴引进档案管理信息化等先进管理模式，不断完善航标科技档案管理机制。

3.以强化档案整理工作为关键，确保不断不乱

（1）把好收集关。在日常归卷工作中，科技文件材料形成部门要按照“归档范围”条目，建立相应的临时档案盒，将已经办理完毕的文件材料，随时归入相应盒内，制作规范目录，逐一登记，做到“随办随归”。要遵循“原始真实”原则，将科技工作中“直接形成”的资料（即：“第一手材料”、“原始记录”、“原生信息”）保存好、整理好，保证案卷内科技文件材料内容真实，使其发挥历史凭证作用。要落实档案管理规范，按照每一项工作和活动的程序，保证归档范围中的文件材料数量齐全、内容完整，保证科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。

（2）把好整理关。文件材料的整理是在平时归卷的基础上，将已经办理完毕或告一段落，并具有保存价值的文件材料，按照一定的要求和方法组合成相对独立的保管单位，也称为文件材料的组卷工作。这个环节要遵循：①组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。②直接针对具体项目的管理性科技文件材料按标准和规范要求放入所针对的项目里组卷。

（3）把好编目关。编目是科技文件材料和科技档案整理工作的最后一道工序，必须严格按规范要求进行。其主要内容包括：编写卷内文件材料页号、卷内目录的编制、卷内备考表的编制、案卷封面的编制、案卷脊背的编制。

（4）把好装订关。装订前要对破损文件材料进行修裱，对无装钉线位置的文件，要用白纸条加边；对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，用白纸补缺或者托补，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。装订时要去除文件材料上易腐蚀的金属物：把文件材料上的钉书钉、大头针、回形针等金属物全部去除掉以防腐蚀文件，清除时不要损坏文件。对过大的文件进行折叠。按照《技术制图复制图的折叠方法》，任选一种。无论采用何种折叠方法，折叠后复制图上的标题栏均应露在外面。但要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处尽量位于文件，图表字迹之外。装订要求结实、整齐、美观，不要压住字迹、不掉页、不倒页，不损坏文件、不妨碍阅读。

（5）把好归档关。在文件材料归档前，要重点检查归档文件材料的质量是否符合要求；归档文件材料是否齐全完整；归档文件材料是否经过系统整理。在文件材料交接中，要按照卷内目录一式三份（档案形成部门一份、案卷内一份、档案室装订一份）和归档目录一式二份（档案室和档案形成部门各执一份）的标准履行好交接手续，并由双方签字予以确认。

综上所述，在海事核编转制过程中，航标科技档案管理工作必须把握工作规律、明确发展方向，必须落实工作责任、完善管理机制；必须严格把控质量、规范管理档案，为海事核编转制的不断深化、航海保障事业的科学发展作出应有的贡献。endprint