流程管理在高校设备购置管理中的应用研究

赵志强, 黄 松, 王 旭, 王 磊, 康建明, 吴 兵

(首都医科大学 设备与实验室管理处, 北京 100069)

流程管理在高校设备购置管理中的应用研究

赵志强, 黄 松, 王 旭, 王 磊, 康建明, 吴 兵

(首都医科大学 设备与实验室管理处, 北京 100069)

通过对学校设备购置管理工作进行认真梳理和分析,使用流程管理理论,对相关工作流程进行了优化,运用信息管理系统技术,构建运行高效的设备购置工作管理平台,切实优化，完善了学校设备购置管理工作。

设备购置; 流程管理； 信息系统

高校仪器设备是高校教学、科研工作的重要支撑条件,是高校办学水平评估的主要指标之一,也是高校国有资产的主要组成部分。加强高校仪器设备的管理,提高设备的利用率,充分发挥其使用效益,是保障高校教学、科研工作顺利进行的重要条件[1]。

高校仪器设备的采购要经历从设备计划的立项申报、项目论证审批、招标采购、验收以及使用等一系列的工作流程。随着高校办学规模的扩大,仪器设备的采购数量不断增加,因而在设备的立项申报、论证、审批、采购、验收等工作流程中有大量的数据需要处理,数据汇总非常困难,工作量巨大。人工处理这些信息,不但管理效率低,而且共享比较困难[2]。因此构建一个流程规范、管理先进、运行高效、数据共享、公开透明的仪器设备管理平台已势在必行。

1 流程管理

流程管理是对业务流程进行梳理、分析、完善和监控,通过对业务流程的不断优化,有效地降低业务处理成本,提高业务处理效率,进而提升决策反应能力。其核心思想是持续地进行流程分析和改进,从而提高核心流程的工作效率,最终实现效益最大化[3]。

流程管理在高校物资设备购置管理中的应用,是一场管理思维的变革。流程管理不是取代以前的管理理论和管理方法,而是对以前的管理理论与管理方法予以修正和补充,以提升服务效率和服务水平。

2 流程管理的优化

规范化的流程是实施流程管理的基础,在流程管理中,考虑到流程管理的实施难度和流程管理需要一个过程,一般需要选择核心流程来予以规范和实施,然后根据实施的情况逐步将其他的业务活动予以流程化,最后所有的工作都进行流程化的管理。

高校仪器设备管理者只有结合高校自身的特点,准确把握流程管理的内涵,灵活运用流程管理思想,才能真正优化和改善高校物资设备购置工作流程[4]。通过对于首都医科大学仪器设备购置工作的现有流程进行梳理和分析,细化规范了整个工作情况,对工作流程进行了优化,全部工作流程涉及到各学院申报教师、经费管理部门、设备管理部门、设备采购部门,财务部门等,并将其工作划分为4个阶段:申报审核阶段、参数整理论证阶段、执行采购程序阶段、查询与统计阶段[5-6]。

(1) 申报审核阶段。各单位根据需购设备进行申报,填写设备购置申请表。由相关经费主管部门同意盖章后报相应设备管理部门。

(2) 参数整理论证阶段。由设备管理办公室对所报的设备进行审核,确认项目的数量、名称、金额、采购类别等相关信息,建立原始项目库。包括财政批复的项目库信息、项目统一打包编码、项目执行动态表、最终项目执行后的还原表。充分利用数据功能,建立便捷查询的信息库,实时更新信息。由于各表格有统一的关键编码,各表之间有一定的关联度,非常方便工作信息及时沟通、查找信息、掌握工作进程等。仪器设备的使用单位按政府采购法规的要求提供完整的配置清单和技术参数等数据。

(3) 执行采购程序阶段。高校执行釆购工作的主要方式就是采取协议供货和招标采购,其中招标采购又是主要工作方式。通过校内组织招标的方式确定招标代理机构并与其签订委托代理协议,形成合作关系,委托其代理学校的政府采购招投标工作[5]。招标文件形成后,由招标代理机构聘请技术专家再次审核论证技术参数。在尊重用户意见的同时,由专家严格把关,按照政府采购要求,对技术参数进行严格审核,排除不合理的技术参数要求以及带有明显倾向性的内容,调整详细的参数等,用户与专家现场交流，在充分理解的基础上完成参数论证。对有疑问的问题,经过专家与用户沟通后,使用户进一步明确自己的客观教学、科研使用需求,并继续由用户进行市场调研,对技术参数做出相应的修改。然后由招标代理机构执行招标程序。招标完成后,与中标厂商签订合同。设备到货后,办理验收及入库手续[7]。

(4) 查询与统计阶段。对于设备申报,要经常询问自己的设备已经进行到哪个步骤；对于项目管理人员,需要知道经费落实情况；对于设备处管理人员,需要知道哪些设备已经到货、哪些款项已经汇出，经费执行情况如何等[8]。

通过在流程管理上进一步的优化和完善,形成新的高校仪器设备购置工作的流程管理模式,使购置管理、工作质量、工作效率最优化[9]。优化后设备购置程序分类及工作流程分别见图1和图2。

图1 优化后设备购置程序分类

图2 设备购置工作流程图

3 构建基于流程管理的设备购置管理平台

工作流程虽然已经优化,但管理不能动态监控,需要依靠“人管人”战术,督办提醒费精力,工作进程易失控,工作中难以把握工作进度、完成情况、完成时间。把流程管理理念、方法与信息化技术结合起来,通过建立管理信息系统平台,来准确且有效地进行流程管理[10]。该平台对采购设备的申报、项目批复、采购执行和验收结算等阶段的工作进行综合管理,实现所有工作任务可控、在控,高效运行[11]。

通过该管理平台,各设备使用人员、项目负责人和职能部门相关人员都可以网上浏览或查询采购信息,了解采购项目的执行状态。统计分析功能可根据用户权限的不同对数据库相应数据进行查询和统计,并生成统计报表。该管理平台注重细节和实际应用,例如自动检验分包内中标金额总额与分包中标金额相等,否则显示错误等细节。在每个模块内部设计了针对性强的查询功能,力图对设备购置的各个环节进行高速有效的管理[12]。

管理平台把仪器设备购置论证及审批、项目采购、协议采购、非政府采购、到货验收等业务流程的管理,形成包含动态数据在内的完整的设备采购技术档案,完成设备管理部门内部信息共享,部门内部实现有效监督。可以进行实时工作信息查询,有效沟通业务操作环节,形成完整的工作信息链条,有效地提高采购和管理工作效率,实现工作流程的规范化、程序化。通过对经费执行的全过程监控,实现公开、公正、透明；依托信息化管理手段,实现信息共享,落实服务效能。可以进行采购经费执行的全过程跟踪、监督,实现项目负责人、采购执行人的信息共享、公开、透明,内控与外部监督并行,切实保证经费使用效益与安全。设备管理平台功能流程见图3。

图3 设备购置管理平台功能流程图

4 结束语

通过对学校仪器设备购置管理工作流程梳理,利用流程管理理论分析目前工作流程与工作需求,对现有流程进行优化和规范,建立面向工作的流程化管理与服务体系。通过优化的工作流程和先进的信息技术手段,最大限度地节约人力和财力,加快采购速度,有效地提高采购效率和采购质量,构建了一个体现服务、突出效益、管理先进、运行高效、数据共享、公开透明的设备购置管理平台。

将基于工作流程管理技术的管理信息系统应用到高校设备管理工作当中,可以规范和优化设备管理工作中的工作业务流程,实现流程的自动化,提高工作效率,同时对于提高资金、设备资产利用效率,具有非常重要的作用,符合高等教育发展新形势的需要。

References)

[1] 朱玉红,黄快林.运用系统思维理论指导高校物资采购工作的思考[J].当代教育理论与实践,2012,4(8):45- 47.

[2] 荆明伟.经费使用与设备采购进程信息化管理的探索与实践[J].实验技术与管理,2013,30(3):102-105.

[3] 王喆.优化医学院校资产配置的精细化管理方法[J].实验技术与管理,2013，30(4):221-223.

[4] 陈靖,陈冬,龙跃.关于国库集中支付背景下高校设备采购几个问题的思考[J].实验技术与管理,2012,29 (8):203:205.

[5] 李静.当前高校后勤物资采购中存在的问题及对策建议[J].经济师,2012(8):94-95.

[6] 田祎敏.基于PHP的职高设备采购管理系统的研究与实现[J].应用技术与研究,2012(4):45-46.

[7] 王喆,吴兵.高校政府采购预算管理的思考与实践[J].实验技术与管理,2011,28(4):186-188.

[8]徐国平,付玲.高校仪器设备采购管理信息系统的设计与实现[J].航海教育研究,2010(3):111-112.

[9] 林海旦,吴立群.高校政府采购流程规范化体系的研究与实现[J].实验科学与技术,2011,9(3):167-169.

[10] 陈家胜.依托校园网络实现高校设备采购信息化[J].中国教育信息化,2008(9):12-13.

[11] 王玉荣.流程管理[M].北京:机械工业出版社,2002.

[12] 陆会均,沈康.流程管理在医院管理中应用的现状及发展趋势[J].中国卫生质量管理,2006,3(2):19-22.

Research on application of process management in equipment purchase management of colleges and universities

Zhao Zhiqiang, Hang Song, Wang Xu, Wang Lei, Kang Jianming, Wu Bing

(Department of Equipment and Laboratory Management,Capital Medical University,Beijing 100069, China)

This paper carefully combs and analyses the equipment purchase management in Capital Medical University.Working process is optimized by using the process management theory.An effective operation equipment purchase management platform is constructed through applying the technology of the information management system, which optimizes and improves the equipment purchase management in practice.

equipment purchase; process management； information system

2015- 01- 03

赵志强(1979—)，男，山西太原, 工学博士, 副研究员, 副处长, 从事设备与实验室管理.

E-mail：zzqmr@ccmu.edu.cn

F253.2

A

1002-4956(2015)7- 0252- 04