利用“自定义”提高Excel录入效率

很多时候，我们需要在Excel录入一些比较有规律的数据，如果逐一手工录入，显然是相当繁复，而且还容易出现错误。其实，我们可以通过自定义数字的方法提高录入效率：

技巧一：

利用“自定义”实现自动替换

例如最近需要为单位员工设置专业技术岗位，这些岗位分为中讲十级、中讲九级、中讲八级、副高七级、副高六级、副高五级、正高四级等序列，利用“自定义”可以轻松实现上述要求：

选中准备录入专业技术岗位的某列，右击打开“设置单元格格式”对话框，切换到“数字”选项卡，或者直接点击“数字”功能组右下角的小箭头一键进入。在分类列表下选择“自定义”，在右侧的“类型”下面的文本框依次手工输入下面的内容：

[=10]中讲十级

[=9]中讲九级

[=8]中讲八级

[=7]副高七级

[=6]副高六级

[=5]副高五级

[=4]正高四级

如图1所示，完成设置之后关闭对话框。以后，我们只要在指定列直接输入数字，按下回车键或跳转到另一单元格，此时数字会自动变成相应的专业技术岗位数据。

或者，也可以打开“Excel选项”对话框，切换到“校对”面板，点击右侧窗格的“自动更正选项”按钮，如图2所示，“替换”框输入“10”，“为”输入“中讲十级”，依次添加即可，但这种方法会针对所有单元格发生效果，而非“自定义”可以针对指定列或指定行“。

技巧二：

利用“自定义”显示成绩等第

经历过学校生涯的朋友都知道，学校考试分为考试、考查，考试科目一般按100分计算，考查科目一般分为优秀、及格、不及格等，但教师出于统计的方便，大多还是会采取计分的形式，最后再按照规则折算为相应的等第。其实，我们可以在输入成绩之后直接显示等第：

选择需要显示考查等第的列，右击打开“设置单元格格式”对话框，切换到“数字”选项卡，或者直接点击“数字”功能组右下角的小箭头一键进入。在分类列表下选择“自定义”，如图3所示，在右侧的“类型”下面的文本框依次手工输入下面的内容：

[>85]"优秀";[<60]"不及格";"及格";""

上述规则表示成绩超过85分，显示为“优秀”;成绩少于60分，显示为“不及格”，两者之间的成绩显示为“及格”，缺考显示为空。以后，我们可以依然输入相应的计分成绩，但Excel会根据计分规则分别显示优秀、及格、不及格等内容，当然编辑栏显示的仍然是真实的成绩。