Excel小技巧提高职场工作效率

在工作实践中，我们经常会遇到一个看似不大但实现起来比较麻烦的问题，其实只要稍动脑筋即可解决，这里介绍几则小技巧。

技巧一：实现跨行求和

有时我们会遇到间隔行列来求和的情况，例如在1年的时间中，如何找出所有的周一下的数据并求和呢？ 我们知道一个星期有7天的时间，那么在表格中，可以按照这个规律来找出处在同一星期的所有单元格。

首先确定起点的位置，例如A3单元格，3对7取余为3，在英文输入状态下输入公式“=SUM（（MOD（ROW（A3：A100），7）=3）*A3：A100）”，同时按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键转换为数组公式，这个公式表示每7行取一个数据，然后将这些数据进行累加，“ROW（A3：A100）”表示从A3到A100的单元格区域，“MOD（）”的意思是模除，就是求余数，这里求{3，……，100}分别与7相除所得的余数；“MOD（ROW（A3：A100），7）=3”是判断行数是否正确，如果余数是3，结果为真（true），否则为假。如果某行结果为真，就参与A3：A100的求和运算，否则不参与运算。

技巧二：自动更改数据的数量级

在Excel中输入同类数据的时候，我们如果手动输入小数点（或添加0），不仅容易输错，也浪费了时间。那么，有没有一种方法可以让Excel自动输入小数点，我们只需要输入数字就可以呢？

解决的办法很简单，打开“Excel选项”对话框，在左侧导航栏选择“高级”选项卡，在右侧窗格勾选“自动插入小数点”复选框（如图1），在这里设置相应的位数，输入正数表示缩小，负数表示放大，例如输入“-2”，表示在输入的数字后面增加2个0，如果输入“+2”，小数点往前移动2位。

技巧三：分别复制上一个单元格内容

可能你经常需要复制前面刚刚输入的内容，直接复制、粘贴是最为简单的方法，但如果每次复制的内容并不相同，除了强行复制之外，有没有简单一些的方法呢？

操作很简单（如图2），选中A2单元格，按下“Ctrl+D”或“Ctrl+'”组合键即可（这里的“'”是单引号）。需要提醒的是，这个技巧只能在输入文字的单元格下面实现，而且不能隔行；如果需要向右复制，只要按下“Ctrl+R”组合键就可以实现向右填充，同样不能隔列。

技巧四：只提取中文或数字

某些时候，我们需要从混合区域提取出数字，而且不允许破坏原有的表格结构，除了手工操作之外，利用“定位条件”是一个非常不错的方法：

例如只需要保留除了数字之外的内容，首先选中相应的单元格区域，依次选择“编辑→查找和选择”，打开“定位条件”对话框，依次选择“常量→数字”，确认之后会自动定位指定区域中所有的数字（如图3），按下Delete键删除，剩余的就是我们需要保留的非数字内容了。如果只需要保留数字，只要依次选择“常量→文本”，删除所有文本字符即可。

首先选中相应的单元格区域，按下“Ctrl+C”组合键将其复制到剪贴板，在指定区域选择“选择性粘贴”，打开“选择性粘贴”对话框，在这里依次选择“运算→加”，确认之后就可以了。