国际EPC项目采购催交的重点和难点

屈孝智

摘 要：采购是EPC项目中非常关键的一个环节，催交是实现采购目标的必要手段。在国际EPC项目执行过程中，设备/材料晚交货现象时有发生，直接影响项目的正常运行。因此，从某种程度上讲，催交工作的扎实与否甚至决定着项目的成败。本文从实际出发，结合项目自身实践经验重点讨论国际EPC项目采购环节中催交的重点以及如何做好催交工作的技巧和方法。

关键词：EPC总承包；采购；供应商；催交；审批

一、定义

EPC总承包：

EPC，是Engineering， Procurement和Construction三个英文单词的首字母缩写，即设计、采购和施工。是指总承包商受业主委托，按照项目主合同约定对工程建设项目的设计、采购、施工、试运行等实行全过程的承包，国际上俗称“交钥匙工程”。通常总承包商在总价合同条件下，对所承包工程的质量、安全、费用和进度负责。

EPC项目采购：

EPC项目采购是指项目采购部为项目提供合同规定的设备、材料采购服务的全过程；包括制订采购计划、确定合格供应商名单、采买、催交、检验、运输、现场物资管理等环节以及采购分包管理。在工程投标阶段，询价支持也是采购工作的重要内容之一。

对于石油工程项目，如化工装置、油田地面建设等，设备、材料的费用约占项目投资的50%～60%。因此搞好项目采购工作，对节约项目投资，提高工程承包效益是至关重要的。

二、概述

催交是指从发出订单（PO）至货物交付期间为促使供应商切实履行卖方合同义务，按时提交制造厂文件、图纸资料和最终产品而采取的一系列督促活动。

为了保证设备、材料的供货进度，必须进行艰苦而细致的催交工作。在设备/材料的采购业务中，催交工作贯穿于合同签订一直到设备、材料具备装运条件的全过程，所消耗的人工时也最多，相应地，对于一个订单的赢得所占的权重也最大。

实践表明，在项目执行期间内设备/材料晚交货现象时有发生。因此，忽视催交工作，对工程建设进度将产生致命的后果。

催交工作的重点就是要及时地发现供货进度方面的已出现的或潜在的问题，及时报警，督促供应商采取必要的补救措施，或采取有效的财务控制和其它保证措施，努力防止进度拖延和费用超支。一旦某一订单出现供货进度拖延，要通过必要的协调手段和控制措施，将由此引起的对建设进度的影响控制在最小的范围内。而催交的难点则在于时间跨度长，参与方多，需要协调的事情杂。

三、催交工作计划

项目采购经理组织编制项目“催交计划”，同时指导催交工程师制订每一合同的催交计划并监督实施。

根据设备的交货周期、复杂程度、重要程度以及检验等级等制定出切实可行的催交计划。一般情况下，关键线路上的设备，如仅靠发电机供电工程的发电机组、中控室的电气开关柜，交货周期较长的离心泵、电动阀等须重点盯防，不可出现任何纰漏，但这并不意味着其它设备的催交就可以放松警惕。

总之，催交是一项繁杂且细致的工作，需要催交员耐心仔细发现任何一个可能出现问题的环节，或自行处理或及时汇报并立即解决（这就是要求采购人员催交人员具有“雷厉风行”式执行力的原因）。否则，即使千里之堤，也会溃于蚁穴。

四、催交方式

一般来讲，催交主要有以下几种方式。

办公室催交，指通过电话、传真、邮件等通讯手段来实现的一种催交方式。

会议催交，指催交人员和供应商以会议方式讨论和解决制造、交货进度方面的问题。

工厂催交，也称“驻厂催交”，指催交人员直接进驻供应商的制造厂进行敦促和督办。

根据项目进度的实际情况和设备/材料的紧迫程度，以上三种催交方式可灵活运用，但目的只有一个，即保证订货设备在计划交货期内按期交货。

五、催交工作内容

熟悉采购合同及技术附件；按合同进度要求和催交控制等级划分原则确定设备、材料的催交等级，制定催交计划，拟出主要检查内容和控制点；通过邮件、电话或工厂探访等方式实时掌握设备/系统的设计（尤其对于采购分包的设备）、外购材料的订货、生产状态。定期上报反映订单执行状态的月报、周报等。同时，要求供应商按时提供如下文件（根据项目业主要求，有可能提供更多）：工作进度计划；供应商负责人名单及联系方法；次级供应商名单及外购件清单；外购材料订单（不含价）提交文件清单。设备/材料检验计划（ITP， Inspection & Test Plan），检验通知（ITN， Inspection & Test Notification）。

明确和落实如下合同进度内容，按计划实施催交。

检查供应商（分承包商）设计进度、材料供货进度、制造进度是否符合合同要求。对于那些影响计划进度的关键环节，如主要外购件和配套辅机的订货计划、加工周期、实际制造情况和到货情况，应做深入细致的催交工作，以便于及时发现潜在的问题并力求减小对计划进度的影响。

核实应提交的图纸和资料是否已按时发出；检查项目设计组的确认进度，确保图纸、资料及时审核、批复并将结果及时返回供应商。

及时协调质量检验员对设备进行过程检验（Process Inspection）及出厂检验（FAT）。若一次检验未通过，还应催促供应商加快整改速度。

检查运输计划和货运文件的准备情况，催交合同规定的最终资料，如质量证明书、操作维修手册、现场储存程序等。

协调质量部、施工部及业主质检部门对到货设备/材料进行到货检验。

一旦发现有延期倾向或已发生拖延，应立即向采购经理汇报。分析原因及时采取有效措施，尽量减小由此造成的不良影响。

六、供应商文件审批

在设备催交过程中，初期的供应商文件/图纸审批是非常关键的一步，因为文件/图纸的批准是设备生产制造的前提。按照程序要求，在供应商的文件/图纸未批准（至少主要文件）之前，设备是绝对不可开始生产的。若违反该程序，业主/总承包商有权出具“不符合项报告”（NCR，Non-Compliance Report）拒收该设备。

国际EPC项目中，一般都是业主委托的第三方监理（PMC）来管理项目，因此PMC也就代表业主对供应商的文件图纸进行审批，前提是总承包商的专业工程师先审，待没有问题后再交PMC审批。根据业主的程序要求，有些业主只要求审批重要系统的关键文件，如资格预审材料（PQ）、消防系统计算，而有的业主则要求所有的技术文件均需递交审批，包括技术标。业主要求审批的文件越多对总承包商造成的压力和阻力就越大。一是因为审批的文件越多，耗时就越长，从而设备生产就不得不拖延；二是监理工程师都是死扣业主标准规范（Go by Book），稍有偏差就一律拒绝（有时不做详细标注），造成文件多次升版；三是业主对这些监理工程师都是按日付费，因此这些监理工程师的工作热情和责任心也就无从激发，有“当一天和尚撞一天钟”之嫌。更有甚者，可能故意鸡蛋里面挑骨头。这样以来，很多文件一再升版，迟迟得不到最终批准。在这种情况下，项目专业工程师必须做好协调沟通工作，从专业技术角度和监理工程师、供应商甚至业主工程之间来回沟通以期找到最高效、最经济、最合理的解决方案。

供应商文件审批流程如下图：

对于正在运行且已形成“恶性循环”的项目来说，确实难以从根本上解决这个问题（如每次文件升版后再提出新的修改意见），一个相对比较有效的办法就是和业主高层进行沟通，通过业主向监理施压从而缓解这种局势，同时做好书面记录，并定期向业主递交书面信函，保留向其进行工期及费用索赔的权利。另一“治本”的方法就是在项目主合同谈判期间，要求业主对文件审批做一定描述限制，如不允许同一文件在升版后再提新的修改意见，并写进主合同条款。显然，在项目开工之前，无论是业主还是总承包商都会抱着极大的信心和期望按期完成项目，对这种不利于项目推进的因素肯定不会容忍，因此往往在这个时候业主会同意这一条款的。这样一来，就有可能从文本上对第三方监理的不妥做法进行限制。

七、实战经验

催交占据整个采购过程相当长的时段。成功的催交既能保证设备按计划到货从而满足项目施工进度需要，又能确保项目及时回款，缓解资金压力。实践证明，要想做好催交工作，须从以下几点下工夫。

1.熟悉采购合同内容，包括供货范围、商务条款等。明确在不同阶段所需催交的具体内容。如先按要求催要文件清单（DDR），然后根据批准的文件清单催要相应的文件图纸直到批准，之后催生产进度，再催质量检验，直至设备交货，还有设备的竣工资料等。以订单为单位，把所有这些活动串联起来形成完整的催交体系，以免遗漏。

2.多发邮件，留下文字证据，而电话仅作为辅助手段以提醒对方注意，因为一旦出现纠纷，邮件可以作为有效的法律证据（前提是邮件需备份存档）。对于问题比较复杂的催交情况，所有邮件应抄送给双方上层领导以及与该订单有关的人员。

3.除邮件外，还应多发正式信函，如警告信等。有理有据地陈述事实，并明确对供应商的赶工措施和交货要求。

4.对于催交过程中的现场会议或电话会议，一定要就已达成的共识及时形成会议纪要并双方签署。

5.不能轻易相信供应商联系人对设备/材料生产状态以及交货时间的简单口头、电话、甚至邮件确认（尤其是一些受文化习俗影响，人们承诺可信度较低的国家和地区。如中东、非洲某些国家），而应该亲自深入了解其真实状态，甚至延伸到次级供应商的供货状态。

6.驻场催交是最直接且最有效的催交手段，但成本太高，尤其是海外采购。这就是在确定供应商阶段需重点考虑项目所在地货源的原因。催交员在驻厂期间需向项目参与各方（业主、监理、总承包商、供应商）发送催交日报真实反映工厂进度及所存在的问题，及时和供应商及采购经理保持联系寻求最快捷的解决方案。催交日报需附带显示拍摄日期的工厂进度照片。对于供应商方面指定的订单联系人无法及时解决的问题需向其公司高层施压。

7.设备/材料到货应和现场施工进度保持协调。EPC项目执行过程中，设计、采购和施工三个环节交织渗透，相互关联，应协调推进。单就采购来讲，并非设备/材料到货越早越好，而应充分考虑现场施工进展和仓储条件。尤其是一些对仓储条件要求较高的设备，如对环境温度、湿度、灰尘有严格要求的精密仪表系统，应在中控室装修完毕具备安装条件之后直接到货安装，从而避免由于库房中转可能造成的设备损坏风险和人力浪费。相反，对于那些可能影响整个项目工期进度的长周期、关键设备则需及早订货并加强跟催，以保证项目正常施工进展。

8.充分利用公司总部和业主的影响力。对于一些重点设备的重点问题，在邮件催交时需将邮件抄送给业主代表，在会议催交或驻场催交过程中最好邀请业主代表参加。对于国内订单，公司总部的协调力度则更为有效。

案例：某项目在国内订购一套系统设备。设备生产制造过程中，由于文件递交、设计变更等原因造成很多误解，双方争执不下，合同难以继续执行。项目部迫于工期压力，十分难受，最终请求公司总部予以协调。当一场三方协调会开完之后，很多棘手的问题都迎刃而解了，因为供应商对于单个项目的利益得失和整个公司未来市场前景利弊是有权衡考量的。

八、小结

采购是国际EPC工程的关键，催交是采购的核心。只有加强催交力度，保证设备/材料按时及时到场，从而确保项目顺利完工。

参考文献：

[1]北京中交协物流人力资源培训中心.采购项目管理[M].机械工业出版社，2010.

[2]夏玉春.物流与供应链管理[M].东北财经大学出版社，2007，8.

[3]尤建新，蔡三发，李龑.采购运作管理实务[M].中国物资出版社，2011，10.