基于知识服务的档案管理模式理论分析

舒雪冬

与传统的档案管理模式相比，基于知识服务的档案管理模式（RMBKS）更加完善，不管是从理论依据还是工作流程、服务体系方面，占据了十分明显的优势。由于档案发挥出来的重要作用，能够帮助企业可持续发展做出贡献。特别是当下信息技术的发展，为档案的管理提供了新的契机，其管理模式上也在发生相应的变化。传统的档案管理服务主要工作就是为档案需求者提供所需的档案资料，当下的基于知识服务的档案管理模式更多是帮助需求者解决问题和处理问题。与传统档案管理模式相比较，其特点更加明显。

1 基于知识服务的档案管理模式内涵

1.1 基于知识服务的档案管理模式定义。基于知识服务的档案管理模式是以编码化知识管理模式和档案后保管范式两者为理论指导，用户作为服务对象，需求作为服务导向，将档案当作是企业一种重要的信息资源，打破原有的档案管理模式，注重的是档案信息、知识的一种积累。同时再结合企业的文化、人力资源的管理、制度的建设、先进技术的应用，做到满足用户对档案中各种信息的需求，最终做到支撑企业的有效运行的结果。

1.2 基于知识服务的档案管理模式理念。基于知识服务的档案管理模式的理念是以编码化知识管理模式、档案后保管范式为理论基础，建立以用户作为服务对象、需求作为服务导向的一种理念。从价值方面，RMBKS作为企业重要的信息资源与知识资产，不能只注重对档案的收集、整理预计保管这种粗浅的工作，更多的应该是放在档案深层价值的开发与利用上。

1.3 基于知识服务的档案管理模式基本活动。第一是针对档案中各种资源、知识的积累。具体表现为：企业为了能够实现可持续发展，需要不断地获取各种知识与资源，在这种需求下RMBKS扩大档案收集、归档的范围，将间接发挥作用的隐性知识变成显性知识，将外部的知识通过转换变成企业内部的知识，最终实现一种显性知识可控化、知识集成化的局面。第二是对档案中的各种资源、知识进行组织。具体表现为：企业按照知识、信息对档案进行组织，组织的过程中充分考虑到用户的检索习惯以及分类特点，将各种凌乱的知识变得有序。第三是对档案中的各种资源、知识进行评价。具体表现为：企业对档案中的各种知识价值进行评价，从中发现一些价值较低或者已经失去价值的档案，清理整个档案布局，保证档案中的资源都能够发挥出作用，优化整个档案资源。第四是档案知识服务，其作为RMBKS的核心内容，具体表现为：在适当的时间适当的地点利用适当的方式将所需的档案知识传递给适当的人，最终达到一个用户得到了档案信息、发挥出了档案价值的局面。

以上的四个基本活动并不是单独存在的，而是以一种相互渗透、相互融合的方式存在，最终的目的都是为了实现档案知识服务。这也体现了档案知识服务是整个RMBKS的核心。

2 基于知识服务的档案管理模式特点

2.1 管理模式与管理理念方面的特点。传统的档案管理模式中，其档案只是一种记录，展现出来的是知识的陈旧，而基于知识服务的档案管理模式属于一种信息资源与知识资产，其作用的发挥能够为企业的正常运行提供保证。另外整个管理当中充分将用户作为中心，充分对用户展现出知识服务的特点。用户想要怎样个性化地使用档案，RMBKS就能够提供怎样的知识服务。并且RMBKS实现的是档案的信息化管理，通过各种先进的信息技术手段提供给用户的是一种系统性、条理性的知识服务，总体提高了RMBKS的效率。另外，利用信息技术实现了传统档案管理不能够实现的文档一体化。由于RMBKS理论基础的支撑，在进行管理的过程中实现的是全过程管理，能够实现档案中的文件生成、归档等一系列活动，完全实现一体化。

2.2 管理制度与管理业务方面的特点。RMBKS与传统档案管理模式在制度方面也显示出了一定的特点。RMBKS充分尊重用户对知识服务的判断，这一点是传统的档案管理模式不能够实现的。另外RMBKS的服务体系也发生了巨大的转变，不管是从服务理念、方法、对象、过程都进行了革新，呈现出的是一个全新的RMBKS。从档案管理的工作内容上，RMBKS能够容纳更多的内容，不管是一些非正式的文件材料还是企业信息都能够一并作为隐性知识被RMBKS收纳，与传统档案相比大大扩展了档案管理范围。另外，对档案的分类方面，也具有比较明显的特点，RMBKS能够从职能活动或者是信息类型等进行分类，与传统档案管理模式比较显得更加完善与丰富。

3 基于知识服务的档案管理模式价值

3.1 有效提高企业的核心竞争力。从企业角度而言，应用RMBKS作为档案管理全新方式，由于RMBKS是将档案作为一种资源进行管理，这就充分体现出了档案所具有的价值，另外，RMBKS中采用了信息技术等各种先进技术，对于整个档案管理中的流程与环节都进行了更新，并且在服务方面显示出更加优质、高效的一面，能够满足企业内部员工的信息与知识需求，同时还能够为企业的正常运转提供保证，因此，从知识层面的角度也就能够大大提高企业核心竞争力。

3.2 有效提高档案管理工作的地位。RMBKS的全新工作模式能够良好地与企业的业务流程进行无缝对接，能够为企业的业务活动提供各种信息的支持，特别是在知识服务方面，帮助企业的档案管理工作变得高效。甚至将企业的档案管理工作的地位也提升了一个档次，主要体现在能够使得档案管理这种后台性的工作上升为前台性的工作，甚至为企业的业务也能够贡献出一份力量，因此，就可以有效提升档案管理工作的地位，其作用也能够辐射更远。

3.3 有助于整个档案管理工作的进步。区别于传统档案管理模式，RMBKS在服务对象、服务理念、服务策略方面都有了十分明显的改变，其服务对象的特殊性，其服务理念的变化，其最终的工作效率大大促进企业的生产效率。事业单位可借鉴这种模式，将RMBKS放进单位档案管理当中，可以使事业单位整个档案管理工作变得更加高效，从技术方法方面带来一定革新，对推动整个的档案管理工作有着重要意义。

4 基于知识服务的档案管理模式理论分析

4.1 基于编码化的知识管理模式。RMBKS中主要应用到的是编码化的知识管理模式，其中的知识管理是知识服务的一部分。所谓的知识管理，在企业中是一项十分重要的内容，从管理理念上真正体现出了以人为本的管理思想，在管理对象上更注重的是一种无形资产上管理，但这种管理模式比任何一种管理形式都更加注重其知识资产的重要性。知识管理内容是一个循环的过程，企业进行的是知识的积累—创造—应用—形成知识平台—再积累—再创造—再应用—新的知识平台这样一个过程，其中的范围包含了对显性知识与隐性知识的双重管理，同时又十分重视两者之间的共享。在知识管理当中，存在着两种管理模式，一种是编码化管理模式，另一种是人性化管理模式。

其中编码化的管理模式是将整个企业中所囊括的各种知识进行认知、分类、编码，最后存储在企业的知识库当中，为企业的运行提供信息与知识。编码化模式之所以能够实现，完全是借助了信息技术的力量，通过利用信息技术帮助企业能够实现高效的知识编码、存储与检索，为企业员工提供了方便的知识检索。特别是实现了企业将隐性知识显性化的特点，将隐性知识显性化之后形成文档储存进知识库当中，最后企业员工都能够通过计算机网络对知识进行调取，减少了中间繁琐的程序，人性化模式更多的是指向一种无形的模式。其通过企业内部一种良好的企业文化，在文化环境的感染下实现知识的交流、传播与共享。与编码式管理模式不同，人性化模式更多的是人为主体，是通过人进行知识的直接交流与传播，最终达到共享的局面。具体的差别，见表1。

通过两者的比较，可以十分明显地发现两种模式当中编码化管理模式将会成为未来档案管理模式的发展趋势。企业在选择哪种模式作为其档案管理模式时，需要注意以下几点：第一，主要依赖隐性知识，提供的是一种个性化、具有针对性的产品或者服务的公司应该选择人性化管理模式，不能选择编码化管理模式；第二，当企业更多的是倾向于借助显性知识提供产品与服务时，应该选择编码化管理模式；第三，企业想要将两者都应用其中，需要分清两者之间的主次关系；第四，不管是选择哪种管理模式，企业都需要有一个良好的档案管理基础作为前提条件。

4.2 档案后保管范式。档案后保管范式的出现主要是因为两个原因，第一是文件形态发生了变化，第二是文件数量发生了变化。档案后保管范式的基本内容主要由三个因素组成：新来源观、宏观鉴定论以及知识服务。其中的新来源观和宏观鉴定论是知识服务的基础，而知识服务是整个档案后保管范式的核心内容。档案后保管范式的出现说明了档案管理正逐渐向知识管理方面发展的趋势。档案后保管范式是在第十三届国际档案大会由加拿大档案学者T·库克提出的，该理论的提出让传统的档案保管范式受到了巨大的冲击，其也说明了在新时代中档案管理发生巨大变化是一种必然结果。

其中的新来源观，与传统的来源观不同，传统的来源观中更多的是实实在在存在的、有形的组织或者个人，而新来源观中的来源是一种无形，具体指的是文件的形成过程，文件在形成的过程中应用到了哪些数据、想要达到的目标是什么、在什么条件下形成的等这些方面。新来源观促使人们将目光的中心放在文件形成之前或者最初时的一种运转，同时也促使人们将关注的中心转移，由最初的浅层的知识信息向深层的知识信息转移。宏观鉴定论将重点放在宏观方面，传统的鉴定论采用的是一种有形、具体的鉴定标准，对文件的内容进行的是一种直接的审查方式，最后再决定文件是否需要保存。而宏观鉴定论与传统鉴定论不同，其能够对数量巨大的文件进行批量式的鉴定，其中只需要提前设定好鉴定标准和方式即可，这种方式能够有效提高工作效率，将价值较低的文件剔除，保证信息的高效利用。

知识服务作为整个档案后保管范式的核心内容，发挥出了RMBKS的核心价值，依托信息技术的高效性能够为用户提供更加高效的知识服务。知识服务完全摒弃了传统档案管理中管理者的工作观念与工作内容，从建立一个知识库开始，帮助用户得到及时的信息需求。知识服务通过技术手段为用户提供更加高质高效档案服务，帮助用户从档案中获取到想要的知识与信息，从而发挥出更大价值。

（作者单位 河南城建学院 来稿日期：2014-12-17）