基层海事人事档案管理创新路径初探

吴维扬

摘要：人事档案是记录我们个人信息的重要凭证，它在我们的职业生涯规划以及人生转折过程中担当了重要的角色，是个人职务晋升、职称评定、岗位聘用、退休审核的重要依据。由于社会的不断进步，经济的持续发展，海事基层人事档案在使用管理中所表现出来的弊端愈加明显。基层海事人事档案的使用管理必须要从海事新时期的发展方向出发，根据时代的发展潮流制定出符合当今海事发展的人事档案使用管理制度。通过分析海事基层人事档案管理目前存在的问题来说明海事基层人事档案管理创新的必要性与紧迫性。

关键词：人事档案 管理 创新

目前海事基层人事档案存在的问题

在基层海事现有的人事档案资料中，关于个人工资变动、年度考核等方面的内容记载较多， 而对于个人所学专业、职称晋升、加入党组织等方面的信息内容记载比较少。除此以外，档案材料的收集不全面，旧材料记录不完整，新材料到位不及时，不能够真正反映出个人的现实面貌等问题屡见不鲜。具体来说，目前的海事基层人事档案管理有以下缺点：

1、人事档案内容失真

人事档案具有凭证作用，它可以具体而准确地反映一个人在以往学习工作生活中的情形，不过前提是这份人事档案一定要具有真实性，因此真实性是人事档案的核心价值所在，不过在我们现实中，由于种种原因使得人事档案缺乏它应有的真实性。

2、人事档案的资料不全

在一个人的人事档案中应该包括以下材料：履历表、年度考核表、学历、职称、工资材料等，有些单位管理档案的人员变更频繁，由于他们对于档案的知识了解不是很丰富，或是一时粗心大意，所以在收集档案资料时会把一些重要的档案材料忽略遗失或把那些不需要归档的普通文献当成人事档案来收集，由此造成档案中经常出现材料不全的现象。

3、人事档案的管理规范性不足

人事档案在管理中缺乏规范性主要表现为，对于一些档案的收集整理工作做得不准确，不全面。一些单位对于人事档案资料填写的十分简单草率，没有严格按照人事档案的规范性来填写，它们不管是在评价考核的内容方面还是在形式方面，都十分笼统，不能从这些人事档案中反应某个人的素质和经历，这样直接导致了职工在岗位变动、职务提升时，不能通过他们所提供的个人档案来进行准确的评判，或许正是由于这样的一个问题的存在使得单位错过了一个优秀的人才，或是使得一个人才错失了一个施展个人才能的机会。

4、人事档案在社会服务方面途径狭小

人事档案管理工作的目的是为人所服务。我国的人事档案管理工作注重人事档案的保密性，要做到严格要求，不公开，不泄密，正是由于这些的规定使得人事档案在社会服务方面的途径十分的狭小。人事档案的利用率十分低下，实用性不高，从而导致它不能适应社会的需求。

5、人事档案在管理方法和措施上技术落后

人事档案关乎一个人的一生，因此对于它的管理也应该是一项专业性和技术性都很强的工作。不过有的单位因为人手紧缺或是房间不足，为了节省人力物力的开支，就会常常把人事档案跟其他材料混在一起进行管理，因此就会经常出现人事档案材料的不保密性和不完整性。更甚者由于保存环境不符合要求，常常会使得档案材料变黄发霉，缩短了档案的保存时间，严重阻碍了档案的利用。

创新人事档案管理工作对策

1、加强对基层海事人事档案管理的领导

人事部门要增强对档案的领导力度和管理力度，还要提高对人事档案的认识。要把人事档案管理工作融入到平常的工作细节之中。在日常的管理中要处处细心，时时留心，对于在管理中发现的问题应该及时去解决，坚决做到不拖拉，不遗留；硬件方面应配备计算机和扫描仪等电子化产品，以使人事档案实行电子化管理。对于人事档案管理人员也应该进行定期培训，接受专业化学习，强化他们的思想认识和专业素养，向他们传递档案界最新动态和发展，使他们能够在思想和能力方面跟上时代的潮流气息，让人事档案管理得到一定的创新。

2、建立科学的人事档案管理制度

为了使人事档案管理工作具有更高的规范性，为了维护人事档案管理材料的完整性，为了便于借阅和查看人事档案资料，必须要建立如下相关档案管理制度：在传递利用中，应严格遵循保密的制度，一般情况下自己不能查看自己的档案；在查阅利用时，应在专门设立的档案阅读室里进行阅读，只有相关工作人员由于工作方面确实有需求才可以到人事档案管理部门查找所需档案，其他人员如若要去查找人事档案时，人事档案管理人员要做好查阅的资格审查和登记制度；为了避免纸质人事档案在存放时发生纸张变质的情况，人事档案管理人员应实施定期开窗采光的制度；为了进行人事档案的持续化管理，应制定人事档案保存期限的相关制度。

3、坚持开发人力资源

创新人事档案管理工作的目的说到底，是为了最终的指导人力资本的开发，为地方海事系统的革命化、正规化和现代化建设提供人才保障，人事档案在进行管理中，应该认真洞察人才动态，深入挖掘人才信息的来源，找准切入点进行深层次的挖掘，提高人才培养水平和能力，做好基层海事人事档案管理的创新工作。

人事档案管理创新路径

1、电子化

利用电子化管理不仅可以大大提高原先的工作效率，在基层海事部门中，从事人事档案管理人员一般都是政工科工作人员兼职管理，为更有利于减轻人事档案工作人员的工作压力。它可以根据档案管理者特定的需要在不同的文件之间建立起它们的多维关系，只需在某种专门检索软件中注明纸质文件的存放地点，那便可以快速而准确的查找出它所在的位置。利用电子化进行人事档案的管理，可以实现快速，便捷，多渠道的全文检索人事档案。

2、社会化

由于当今人才市场环境的特点，人事档案的社会化将成为一种趋势。人事档案社会化管理就是在进行人事档案管理的过程中以社会为舞台，以公民为观众，让这一管理的过程完全在社会中进行，让公民时刻进行监督，在政策法规的要求范围内，对社会开展工作，并为社会所利用。在我们传统的人事档案管理工作中，不管是人事档案的收集，整理，鉴定，还是提供利用等环节，往往都与单位的人事部门挂钩，人事部门管理着本单位工作人员的个人档案，而对于非本单位的人员，那么该单位则没有其任何档案资料，这就使得该单位的人事档案来源范围比较狭隘，内容也不够丰富。endprint

3、公开化

人事档案是伴随着我们每个人的生产活动而产生的，因此它的产生主要是为了给个人，给社会提供服务的，而如果要真正做到这一点，就要使档案的管理和利用更加的公开化，透明化。信息公开化使得海事与地方的关系更为的贴近，它是海事贴近民生，了解民意的主要方式。在如今社会，人们都呼吁信息的公开化，因为这可以让他们更加的了解海事，使他们更能充分的享受权利。个人档案作为伴随人们一生的材料，它与我们的关系密不可分，可是作为当事人的我们却至始至终都没法看到我们自己的档案，而是由我们工作的单位或人才交流中心替我们保管，我们自身档案内容的好坏都只是由他们来替我们填写，这很容易发生暗箱操作事件，所以人事档案的公开化刻不容缓。中华人民共和国国务院在2007年1月17号已经通过了《中华人民共和国政府信息公开条例》12的会议，并于次年5月1日起生效。该条例的实施，保障了公民的利益以及提高了政府的工作透明度，只有认真贯彻落实该条例，才能建立人事档案公开制度，才能使人事档案更有效，更透明地发挥出它的作用。

4、法制化

要建立新型的基层海事人事档案制度必须要有有效的法律法规和政策。建议国家有关部门，严格依据《人事档案法》中的有关规定和社会的发展变化，从而制定出人事档案管理方面的法律法规，制定统一的标准政策，以便规范和约束新型人事档案管理工作的运行。首先，要大力宣传国家法规，并认真贯彻、落实，还要检查其落实的具体情况。其次，必须自觉依法治档，严格按照档案管理部门的相关规定。为了适应市场经济的发展和人才流动，近年来中央和地方在人事档案的管理上，曾进行了不少政策方面的调整和规定，对促进经济和社会发展起到了积极的作用。既然有了《人事档案法》，那最重要的还是要严格依法管理，对于那些不遵循《人事档案法》的单位，就要对其实施严厉的惩罚措施，真正做到人档相符，反映人才的真实性。海事基层人事档案管理部门还必须依法对单位人事档案实施督促和检查，强化管理职能。

总之，伴随着社会经济的突飞猛进，人事档案的重要性会越加明显，我们只有跟上时代的潮流，在不断的探索中寻求人事档案管理的新路径，新方法，才能让人事档案更好的为我们所服务。

参考文献：

[1]李华山：《人事档案管理创新研究》，《劳动保障世界》，2010年第09期，第49页.

[2]张丽萍 等：《试探职业学校人事档案管理》，《兰台内外》，2010.

[3]《企业人事档案管理现状及问题分析.doc - 豆丁网》.

[4]李华山 等：《人事档案管理创新研究》，《劳动保障世界》，2010年第18期，第50页.

[5]李华山 等：《人事档案管理创新研究》，《劳动保障世界》，2010年第18期，第50页.

[6]郭子珏：《Excel 编排人事档案在实践中的应用分析》，哈尔滨师范大学，2012年.

[7]曹敏晖：《我国人事档案管理信息的公开化》，《档案管理》，2009年第5期，第27页.

（作者单位：扬州市地方海事局）endprint