园林企业苗木材料信息库的应用研究

张士钊

（上海国安园林景观建设有限公司，上海200011）

1 引言

园林施工企业苗木材料的采购金额，通常是工程项目整体采购金额中所占比重最大的一部分。苗木材料采购供应过程中成本和质量的把控，已成为决定整个项目成本控制和景观效果的关键因素之一。建立合理、有效的苗木材料信息库，能使企业的苗木材料采购供应管理工作起到事半功倍的效果。本文针对园林施工企业苗木材料信息库的建立和应用进行了分析阐述。

2 苗木材料信息库的建立和数据内容

2.1 苗木材料信息库的建立

2.1.1 苗木材料信息库的形式

在企业采购供应管理体系内部设立专职人员负责苗木材料采购供应信息库的建立、管理和维护。企业可以根据使用需求和费用控制要求建立适合本企业的苗木材料信息库形式，一般可以采取的形式有Excel表格形式、独立运行的数据库形式、作为公司ERP系统的一个组成模块的形式。3种形式从费用投入角度来讲，依次从低到高，从使用的方便性和管理功能来讲是依次增强。

2.1.2 苗木材料总目录

对苗木材料进行科学、合理的分类是建立数据库的前提条件。根据企业的使用需求建立苗木材料总目录，总目录除了包含企业历史采购品种外，还应该考虑未来可能会使用到的苗木材料品种、跨地域的绿化苗木品种等，尽量使苗木材料品种覆盖全面，避免后期出现需要频繁增加补充苗木材料品种的情况。

2.1.3 苗木材料的分类目录

根据苗木材料的植物特征、园林用途、使用习惯等建立苗木材料的分类目录。分类目录应符合植物的生长特征，并结合园林行业和企业自身的使用和分类习惯。可以采用一级目录或多级目录的分类方式。一级目录方式可以分为以下几个主要项目：常绿乔木、落叶乔木、常绿花灌木、落叶花灌木、园艺造型类、竹类植物、攀缘植物、棕榈植物、草花地被、水生植物、草坪类、草种草籽。

2.2 苗木材料信息库的数据内容

2.2.1 苗木材料的价格信息

苗木材料的价格信息是苗木材料信息库中最关键的信息，包括供应商对自有苗木基地中苗木材料的报价表，公司内部用于成本控制、采购参考的苗木材料指导价，具体项目的询价、比价存档资料。

2.2.2 苗木材料供应商的经营和评价信息

供应商的经营信息包括：公司名称、联系人、联系电话、传真、邮箱、公司地址、基地地址、基地规模、主营品种、经营业绩、营业执照复印件等信息，能够反映供应商的基本经营情况。

供应商的评价信息包括：供应商的分类、供应商的综合能力评估、供应商的履约情况评价等信息。在苗木材料信息库内对供应商进行分类、分级管理。供应商分为协议供应商和市场供应商两个大类，其中协议供应商需通过采购人员实地考察，认同企业合作模式并签订长期供应协议。在协议供应商中根据供应商的综合实力和履约能力分为A、B、C3个等级，其中A、B级是评价合格的协议供应商。只有合格的协议供应商才有资格参与后期的询价、比价、和采购合同签订流程（图1）。

图1 供应商分类分级

2.2.3 苗木材料的照片资料

将企业采购人员考察苗木材料供应商苗圃时拍摄的照片及供应商自己提供的苗木照片，录入到信息库内该供应商的苗木图库目录下，保留对供应商苗木材料的苗圃管理水平、苗木形态、整体质量的直观印象，作为后期对供应商进行综合评价的一个指标。

2.2.4 苗木材料的植物特征库

根据企业的苗木材料总目录，在苗木材料信息库内建立植物特征库，作为企业内部学习和查询的资料库。可以供企业采购部门、技术部门、设计部门、项目部人员学习和查询使用。植物特征库包含植物的特征照片、生长习性、园林用途、适应地区、色叶特征、开花颜色、花期、果期、栽植要点等信息。

3 苗木材料信息库的应用

3.1 使企业的苗木材料采购供应工作更加规范、透明

苗木材料信息库向所有权限的部门和人员打开查询功能，苗木价格信息不再是部分采购人员掌握的机密信息，苗木材料供应商也需要从信息库内合格协议供应商中择优选择。使企业的苗木材料采购按照制度流程进行，保证采购供应环节的公平、公正。在采购前、采购中、采购后的各个环节中主动接受企业各部门的监督。

3.2 用于预算成本的控制

苗木材料受工程需求、产地地域、季节变化、自然灾害的影响非常明显。如果准备不充分，经常会出现投标时参照当时行情，工程开工后苗木价格出现明显上涨，或者是买不到某些苗木品种的现象。通过建立苗木材料信息库，收集各主要苗木产地的优势品种资源信息和价格信息，同一苗木品种近年来的价格波动区间，汇总各苗木品种市场上的存圃量情况，可以对苗木材料的后期价格走势进行预判，根据工程的预计开工日期确定合适的材料预算成本。

3.3 用于苗木材料询价、比价

项目准备阶段，苗木材料采购工作应遵循“控制成本、采购性价比最优的苗木材料”的工作目标。依据信息库内大量的数据资源，形成采购指导价格。向信息库内具有相应苗木材资源的合格协议供应商发出采购价格征询清单。通过对供应商回复报价进行比较、分析、统计，结合信息库对供应商的苗木质量评价、综合实力评价，拟定苗木材料采购供应的基准价格，基准价格与指导价格偏离较大的应有合理理由，否则需对基准价格进行调整。

3.4 用于采购供应方案管理

大型园林工程项目施工周期长，苗木材料种类较多，苗木产地分散，受天气影响明显，采购供应组织有一定的难度。苗木材料采购供应前需制定完备、详细的计划。并在信息库内通过产地优势的比较、价格波动的影响分析、供应商的替代性分析，形成苗木供应商的备选方案。由于信息库内合格协议供应商都是通过考察、实地验证、签订协议、认可合作方式并综合评定合格的，当出现区域性的价格异常上涨、原计划供应产地出现极端恶劣天气或供应商个人原因无法履约时能够及时采取供应商备选方案，而不会对工程进度造成影响。

在进行供应商数量的选择时既要避免单一货源，寻求多家供应，同时又要保证所选供应商承担的供应份额充足，以获取供应商的价格支持，降低苗木材料的采购成本，既有利于供应商的苗木材料组织，又能保证采购苗木材料的质量。

3.5 用于供应商的管理和维护

通过建立苗木材料信息库，设立专职人员进行供应商信息搜集、考察拜访、协议签约工作，不断扩大信息库内供应商规模。对信息库内供应商进行分类分级管理，形成强大的供应商储备资源库，建立合格签约供应商名录，用以区别一般市场供应商。对供应商进行动态管理，定期组织对信息库内供应商的履约评估工作，评估内容包括质量达标率、供应节点延误情况、供应节奏调整适应能力、资金要求等。评估达标的，保留等级或升级；评估不合格的，予以降级处理。

苗木材料信息库内的合格协议供应商是企业的宝贵财富，定期梳理信息库的合格协议供应商名录，组织交流讨论活动，发现企业在采购供应环节存在的问题和不足之处。本着对每一位的供应商负责的态度，及时关注供应商在供项目的进展情况，妥善解决合作过程中发生的问题和争议。

企业逐步同优秀苗木材料供应商建立起战略合作伙伴关系，在某种程度上可以把供应商当作企业的一个部门来看待。因为公司的项目成本竞争力的体现，最主要就是来自于公司所拥有苗木供应商的支持力度，供应商对每家客户不同的政策，特别给予同行及竞争对手的政策的好坏将直接影响到企业成本竞争力的高低。

合理维护同供应商的关系，以实现供应商给予的最优价格支持，互利共赢，谋求共同长期的健康发展，是实现降低采购价格、控制采购开支、降低项目成本、提升企业竞争力的有效途径。

3.6 用于企业实力的展示

苗木材料信息库可以作为企业实力展示的平台。企业自有苗木基地的基地规模、苗木品种、苗木资产可以在信息库中直观展示。协议供应商的基地规模、苗木品种、苗木资产也可以在信息库中直观显示。这些自有基地、联营基地、战略合作企业基地的总规模、苗木品种覆盖程度、苗木资产总量是非常可观的。苗木材料信息库经过两年以上的运营维护，基地总规模可以达到几十万亩、资产总量达到几十亿元的级别，覆盖全国主要苗木产区，每个常用苗木品种都会有较大的库内存量。

这些供应商都是通过考察、实地验证、具有长期供应协议、并综合评定合格的，可以直接调用的储备资源。企业在大型园林工程项目的投标过程中可以做到心中有底、有备无患、保障充分。同时也可以将苗木材料信息库最为企业的重要竞争力向业主方展示。在企业融资、资产评估的过程中，苗木材料信息库也可以作为企业实力展示的一个方面。

4 结语

园林企业苗木材料采购供应工作涉及面广、价格波动性强、供应商管理难度大。通过建立企业苗木材料信息库，可以有效规范采购供应工作，有利于材料预算成本的控制，方便苗木材料询价、比价的进行，有利于采购供应方案的优化，有利于供应商的管理和维护，同时可以作为企业实力的展示平台，对园林企业苗木材料的采购供应管理工作具有重要意义。

[1]浙江省建设厅城建处.园林施工材料管理[M].北京：中国建筑工业出版社，2005.

[2]沈 豪.浅析园林施工企业成本控制与管理[J].中国新技术新产品，2014（2）.