浅析项目物资采购风险及管控措施

李柱船（中铁二十四局集团福建铁路建设有限公司　福建福州）

浅析项目物资采购风险及管控措施

李柱船
（中铁二十四局集团福建铁路建设有限公司福建福州）

物资采购是项目经营活动的重要内容，是降低工程成本，提高经营管理水平的关键所在。在复杂多变市场经济形势下，项目工程所面临的物资采购风险不断增加，如何正确认识物资采购风险，本文针对项目物资采购过程中所存在的风险进行细致的分析并提出相应的管控措施，以便有效地减少风险。

项目物资；采购风险；管控措施

1　项目物资采购风险管控的重要性

（1）物资采购在项目工程中占据非常重要的地位，采购工作的完成情况直接关系到项目的经济效益。采购成本是项目成本控制中的主体和核心部分，对于施工企业来说，采购成本要占工程总成本的55～60%。而物资采购不仅极大地影响着工程的成本，而且与工程质量，企业的信誉度，企业的资金利用率息息相关，而所有这些因素都直接影响到施工企业在市场中的竞争力。

（2）物资采购：是项目工程从供应市场获取原材料、辅助材料，以保证施工生产正常开展的一项经营活动。它也是一项经济活动，在整个采购活动过程中，采购成本的支出同时目的获取最大的利益。因此有效控制物资采购过程各个环节，规避采购风险使项目工程利益最大化是项目物资采购的核心工作。

（3）采购过程中的诸多不确定性都会直接或间接的影响到采购工作的完成，只有有效地规避采购过程中的风险才能更好地促进采购工作的完成，从而降低工程成本、提高企业信誉度，进而有效地提高施工企业的核心竞争力和经济效益。因此，物资采购风险管控对于施工企业发展有着不容忽视的重要现实意义。

2　物资采购风险分析

从采购风险来源划分，常见的采购风险可分为内因型风险和外因型风险两大类。内因型风险包括采购计划风险、存量风险、验收风险、责任风险等。外因型风险主要包括意外风险、价格波动风险、合同欺诈风险、质量风险、供应商选择风险等。本文就与实际工作相关的常见的几种采购风险与之分析，希望能对今后工作有所帮助。

2.1采购计划风险

项目物资采购计划是工程项目部物资采购部门根据施工需要提报项目负责人审批后进行市场采购的工作计划。它包含采购价格、数量、质量标准、需用日期等内容。其风险，主要是市场供求变化，预测不准确，会影响到编报采购计划的准确性；到货时间安排不合理致使采购数量增加或减少，造成项目工程资金积压或工程断货；施工现场发生变化，如，工程进度，库存变动、运输条件发生变化未能及时跟进导致采购计划风险。其次人为因素：①采购人员可能为了个人利益，提出不必要的采购计划，对采购内容，如，物资型号规格、需求日期、数量等采用隐晦的表达方式避重就轻从而导致欺诈性的或不必要的采购。②违反采购程序，未经审批自行采购。④对于金额较大的采购采用化整为零的办法分批次、分数量采购。

2.2采购合同风险

采购合同是需方和供方之间明确采购权利和义务的协议。在整个合同过程中，可能存在以下风险：第一，①合同内容即合同条款不明确、模糊不清，双方责权利不对等，比如，在一份供货合同中，虽然对货物质量有提出要求，但没有约定出现质量问题时如何处理作详细约定，该承担什么责任。这样给将来合同履行带来困难。②合同条款前后矛盾，口径不相一致。④合同条款不规范，容易给对方留下口实，如合同中偶有出现“暂定单价”，“比市场价低”，物资验收方法为观察等，这些含糊不清的字眼，容易给合同履行埋下纠纷的隐患。第二，出现欺诈性的合同。如，合同主体虚假：假借其他企业的名义来签订合同或者供货方本身是“空壳公司”，将骗来的合同转手倒卖从中谋利。虚假注册资本等。供应商设置合同陷阱，造成缔约过失合同、无效合同或可撤销合同等。第三，代理人的无效代理。卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一系列不正当手段，如对采购人员行贿，套取招标人采购标底；给予个人或部门某些好处，所供材料得以以假充真、以次充好。第四，①合同审核、审批不健全，重大合同未按合同规定上报审批，规章制并没能很好执行。②合同签署不标准，项目部合同签署时，重视程度、谨慎态度不够，如，合同双方未加盖骑缝章或只单方用章；条款修改时未附修改协议，合同附件无任何单位或个人签章、签订合同时落款日期留下空白等等，不一而足。④合同登记不完备，台账登记不够完整，如，有的登记台账在填写合同金额时仅注明以需要结算为准，这样容易造成信息模糊，信息失真。第五，没有建立重大合同披露制度及评估制度。项目部对重大合同的主要供应商情况、价格情况、金额大小、结算情况，合同的签订、履行情况、纠纷及诉讼等情况，没有给予披露。容易滋生腐败。

2.3采购质量风险

项目工程物资采购过程中的质量风险主要有两个方面：①在原材料、辅助材料材质和交货方面。原材料、辅助材料性能指标、质量标准不能达到施工的要求；在货物交接上，由于运输过程中造成的货物破损，标识无法识别或缺失，货物错发或出现混装等等。这些都有可能给施工带来采购质量风险。②供应商的供货。供应商不守信，不按采购合同的质量要求履行。如货物品质差，质量不达标，交货时间无故推迟。供应商经营不善导致破产，致使施工现场材料供应中断等等。这些都会给采购质量上的保证带来风险。

2.4采购成本风险

物资采购成本应该是指整个物资采购过程中的成本，而不单单是采购物资的本身价格。采购成本的风险因素主要有以下方面：①采购价格的高低。项目物资在采购中，其成本和费用（包含运费、装车费、包装、税费等）的多少是构成采购成本高低的决定因素。这也是决定采购成本的最主要的因素。②采购方式的选择。招标的采购方式给人以客观、公平、透明的印象，很多企业管理者认为采取招标方式，可以引入竞争，降低成本，也就万事大吉了。其实采购方式有招标采购、竞争性谈判、协议采购、询价采购，选择最有效采购方式，最能使采购成本降低，提高工作效率，合理运用多种采购方式，还可以实现对分包商队伍的动态管理和优化。④招标采购是否符合规定是造成采购成本风险又一原因：a.招标申请的缺失，未对招标申请进行审批，可能导致招标过程的不合法，甚至出现舞弊行为。b.招标准备不充分，缺乏开标、评标、定标任一流程或未对招标过程进行控制，可能导致招标工作不合法，招标舞弊现象，最终导致招标失败。c.未发布中标公告下发招标通知书，可能导致招标结果无法实施。④采购数量的合理性。合理的采购数量，是建立在安全的库存数量和限额发料的基础上，它既能满足施工生产需要，又可以减少资金的占用。否则，采购数量过多，就会造成库存积压，增加成本。

2.5供应商风险

在实际采购活动过程中，项目工程采购都必须选择供应商，货比三家。其实，很多企业负责人都可能会发现“货比三家”的方法经常失灵，由于采购人员的主观评价的原因，屏蔽了可能有用的决策支持信息。造成供应商的选择无法公平、公正。因此，如果没有一套科学合理的供应商评价标准，并对此标准量化、分值化，选上不合适的供应商，会给施工企业带来损失是不可预量的。其风险：①供应商准入选择不当或供应商评价结果未经审批，可能导致采购物资质次价高，造成风险，甚至出现舞弊行为。②合格供应商名录未得到及时评价与更新，可能导致物资采购风险。④供应商选择不当或供应商评价结果未经审批，可能导致对供应商的评价不客观，不全面，影响供应商选择。

3　物资采购风险的管控措施

3.1强化对物资需求计划和物资采购计划的管理

项目工程物资采购业务必须要严格按照工程项目的需要进行，对采购的物资数量、价格、型号、规格和性能、使用日期等进行详细地记录，制定出合理的采购计划，这样才能有效地确保工程物资采购有序进行，避免采购过程中的盲目性。①建立采购申请制度。项目工程应建立采购申请制度，明确项目物资部门根据项目工程部门提供的物资需用计划按相关规定和权限申请上报采购计划和自购计划。申请上报的采购计划一般采购金额超100万元以上的主要材料，由上级单位进行集中采购或批复项目部自行组织邀标采购。集中采购面对社会公开招标，邀标采购主要是以询比价采购的方式进行。属于项目部自购的也是采用询比价采购的方式。项目物资部门无论是集中采购还是询比价采购都应严格按照物资需用计划，经项目负责人审批后方可组织采购；充分利库，杜绝错漏、重复，在平衡利库的基础上，制定科学合理的采购计划。同时强调先调剂利用，后采购的原则，降低库存，减少资金占用。②建立考核机制。项目工程物资采购应建立科学合理的考核机制，明确各部门的具体工作范围和责任界定。由工程部提报的需用计划必须按总量计划、单位工程、分部分项工程，年度计划，月度计划经审核后提交物资部门。少报、迟报、不报计划或计划不周、错漏、型号规格等不全，造成停工待料和超储积压，其责任由提报计划部门负责；如因物资部门采购错漏，工作失误造成影响生产、停工待料和超储积压，其责任由物资部门承担。物资部门根据年度物资需求计划，结合消耗定额，限额发料，确定安全库存量，降低不良库存风险。④项目工程还应加强内部控制，对采购责任人进行奖惩制度，实行谁采购谁负责。由于采购过程造成的经济损失，追究当事人的责任，使得内部有效控制，提高效率。

3.2强化合同全过程管理，规范合同审批制度

合同全过程管理包括对合同订立、执行和结果的审查和监督。合同签订过程中应实行合同会签，合同会签可以及时发现和纠正合同订立过程中不合理、不合法的现象。①项目部各部门应按照规定的权限签署采购合同，对于重大合同（指物资采购合同金额50万元以上），实行上报制度，经上级专业职能部门会同法律事务部门审定后报请分管领审批；一般合同由项目部各专业部门会签后报请项目负责人批复。以最大限度地规避合同风险。②项目工程应建立严格的采购合同跟踪制度，依据合同主要条款跟踪检查合同履行情况，及时发现异常情况并提出解决方案。对合同实行信息化管理，进行合同登记汇总，向相关部门提供及时、准确、真实的反馈信息。a.审查签订经济合同当事人是否具有主体资格，是否具有民事权利能力和行为能力。b.审查经济合同当事人意思表示是否真实。c.审查经济合同主要条款是否符合国家的法律和行政法规的要求。d.审查经济合同主要条款是否完备，文字表述是否准确，合同签订是否符合法定程序。通过审计鉴证，可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理、不合法现象；提请当事人对缺少的必备条款予以补充；对显失公平的内容予以修改；对利用经济合同的违法活动予以制止，从而减少和避免经济合同纠纷的发生。④加强对物资采购合同执行中的审计。a.审查合同的内容和交货期执行情况，是否做好物资到货验收工作和原始记录，是否严格按合同规定付款。b.审查物资验收工作执行情况，是否对物资进货、入库、发放过程中，都要对物资进行验收控制。c.对不合格品控制执行情况审计，发现不合格应及时记录，并采取措施。d.重视对合同履行违约纠纷的处理。合同履行过程中违约纠纷客观存在，若不及时处理，不仅企业的合法权益得不到保护，而且有可能使合同风险严重化。

3.3项目工程必须建立供应商评估、准入和淘汰体制

在激烈的市场经济不断加剧的条件下，供应商的管理已经成为施工企业提高竞争力的重要手段。建立一套合理的供应商评价体系是非常重要的。合格的供应商对保证产品质量，规避采购风险，降低采购成本，提高企业信誉起着关键作用。①建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质、信誉情况的真实性和合法性进行审查确定合格的供应商名录。新增供应商由物资部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商管理系统并实现资源共享。②建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度。每年进行一次对合格供应商年审，对供应商提供的物资的质量、价格、供货及时性、售后服务及经营状况等方面对供应商进行考核评价，根据考评结果适时更新和淘汰供应商。并在供应商管理系统中作出相应记录和公告。

3.4加强采购流程环节中的防范措施

采购流程主要包括物资请购、采购、货物和服务的验收、审核、付款五个环节。五个环节环环相扣，并实行请购、采购、验收、审核、付款五种权限分离法。明确责任人的岗位分工，有效控制采购流程各个环节风险发生。①建立项目工程物资请购制度，该项工作由项目物资部门归口执行，并授予相应的请购权。请购部门在提出请购时应根据施工生产需要制定科学、规范、明确的物资请购计划，其他相关部门应该相互协调和监督，杜绝或避免不必要采购。②采购环节：a.制定供应商选择标准，从供应商的资质、信用情况、价格、供货时间及服务情况等方面综合考虑选择优质供应商。b.对采购报价轮次、比价方法、价格批准权限进行严格规定。c.采购合同编制，要注意合同特别条款的提出和设定，做到订货条件、报价及其技术规格、型号相符合，从而避免物资采购合同的风险。④验收环节，施工现场应当建立严格的验收制度，按合同标明的要求确定验收方式，对进场物资进行验收，出具验收证明。验收过程中发现的异常情况，验收人员应及时向物资部门报告，并查明原因及时处理。对不合格品及时清退出场。④审核环节：应注意对收货凭证、采购合同和发票的核对。确保付款的准确性。⑤付款环节：对货物和服务的所有付款，都必须附有收货清单、服务提供确认单或付款批准单原件，在付款前，审核发票、货物的验收证明和采购合同，确保付款已获得批准、货物已收到、价格和数量准确无误、在限额内支出以及使用的会计科目正确无误。这样就可以有效地防止和避免重复付款及付款金额错误。

4　结束语

项目部物资部门在整个项目施工过程中，肩负着保供应，降低工程成本的重任。对现代市场经济竞争趋势的日益严峻，由于市场环境因素及采购过程的特点，使得物资采购风险问题的产生更加频繁，给施工企业的生存和发展提出了挑战。因此如何有效控制采购风险，这就要求必须建立严格的物资采购管理机制，提高相关工作人员的业务素质和道德水平，严格采购程序，从而规避物资采购风险、降低采购成本，不断促进施工企业经济效益水平的提高。

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2015-1-18