人事档案工作发展思路分析

雷霞

（重庆市涪陵区自来水有限公司　重庆市　涪陵区　408000）

人事档案工作发展思路分析

雷霞

（重庆市涪陵区自来水有限公司重庆市涪陵区408000）

人事档案在我国一直发挥着重要的作用，为人事调动、人员聘用、转正定级、干部提拔、专业人员职务晋升以及离退休、养老、医疗保险手续办理等工作提供了很多的便利和帮助。但是，随着市场经济的发展和事业单位人事制度改革的深化，人才流动日益频繁，原有的人事档案管理体制、制度和办法越来越不适用组织人事工作发展的需要。针对这种情况，如何开展有为的人事档案工作，将是一个值得认真思考的课题。因此，人事档案工作必须改革，最终实现把人事档案中心建设成为当地的人才信息基地，为人才的优化配置和合理流动发挥积极的作用。

人事档案；档案管理；发展思路

引述

人事档案是专门档案的一种，在组织人事工作管理活动中形成，并经组织审查和认可的记录，反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的原始记录。它具有几个特点：①现实性；②真实性；③独特性；④动态性；⑤保密性；⑥权威性；⑦人事档案实行一人一卷的管理方式。

1　现我国人事档案工作中存在的问题

新中国成立后，我国的人事档案工作得到全面发展。在人事档案管理工作形成，管理制度健全、业务管理水平提高、管理人员素质提高和现代化建设取得了很大的进步。但随着市场经济的发展，事业单位人事制度改革的深化，人才流动日益频繁。传统的人事档案管理模式所带来的问题越来越突出。

①社会人事档案意识不强。目前，人们对人事档案的意识是肤浅的，社会整体人事档案意识淡薄，人事档案充当配角和幕后作业的特点，很难引起领导人的注意，不配备专职档案人员，库房，设备配置偏低。②人事档案工作者数量不多且素质不高。各单位多数是兼职档案员，以其它工作为主，只能做到“我管你查”这种低层次的要求。真正高学历，年富力强的同志不愿意管档案，即使是科班出身的，因其工作清苦、单调、乏味而跳槽。人事档案工作人员不稳定，业务素质不高，导致人事档案队伍的整体业务水平，科研水平降低。③人事档案可信度降低。人事档案载体单一，内容陈旧、失真、信息量不足，导致人事档案可信度降低。且内容全部沿用干部档案的十大类内容的模式，不能反映各专业人士的特点。更有甚者，反映人事档案核心内容的“三龄一历”即年龄、工龄、党龄及学历不真实的现象。④人事档案的功能弱化。人事档案工作尚未实现现代化管理，利用范围小，导致人事档案功能弱化。由于缺乏实用、高效的人事档案功能软件，利用计算机提供档案功能的工作还没有完全展开，对干部职工的年龄结构，专业结构，知识结构等方面的统计分析，进行人才需求预测的作用还没有发挥出来，为人事工作和人事决策服务的效果不好。

2　国外人事档案管理的经验对照

我国的人事档案工作必须进行改革，那么了解国外，尤其是发达国家人事档案的做法，结合我国的国情，结合人家有益的做法，对改革和完善我国的人事档案工作具有重要意义。

首先是完善的信用档案。美国的信用档案已经相当成熟，归档范围一般包括了个人自然情况、借贷信用的历史情况、个人其它交易情况、法院判决等四个方面。无论人怎样流动，终生都用一个不变的社会安全号，通过这个号码可以追踪雇员和雇主交纳保险金的情况。信用负面信息定期销毁。这种永远留存正面信息定期销毁负面信息的规定，极具人性化，他可以鼓励信用有污点的人改过自新，避免了破罐子破摔。人事档案信息部分向社会和个人开放。许多国家都将人事档案分为可公开和不可公开两个部分。人事档案材料少而精，及时更新。人事档案并非多多益善，有用才是硬道理，去粗取精是档案工作不变的法则。人事档案工作实行集中管理的体制。集中管理人事档案，设立人事文化中心是一种集约化管理，易于产生规模效应。

3　人事档案工作的发展思路

通过前面的分析，我们已经知道我国人事档案所存在的问题和发展的瓶颈，要想真正完善人事档案，在借鉴国外先进人事管理的基础上，再结合我国的实际情况，探索人事档案发展的新思路。

3.1培养和提高社会人事档案意识，提高人事档案工作者的整体素质

可通过广播、报刊、杂志等媒体让大众了解人事档案的重要性，与人个的作用以及如何利用人事档案，使人们认识到，人事档案与个人密切相关，是维护个人权益，落实有关待遇，澄清问题实质的可靠凭证，也是组织上选人用人的可靠依据。从而好促使人们关心人事档案，积极主动的向人事档案部门移交人事档案。

人事档案工作者要具备较好的政治素质和良好的保密意识。人事档案中涉及个人的隐私问题较多，绝不能口无遮拦，到处散播，这是维护人事档案安全性的要求。档案工作者要有过硬的业务素质，要有较高的计算机操作水平，同时要熟悉家底，对所管的人事档案要了如指掌，如数家珍。

3.2维护人事档案的真实性

人事档案要客观真实的反映个体的本来面貌，维护人事档案的真实、完整与安全，是人事档案工作最起码的要求。真实是对人事档案的材料进行认真的鉴别和挑选。完整是指人事档案数量上齐全，内容上完整。安全是尽一切可能最大限度的延长档案寿命，不失密，不泄密。

（1）从源头上遏制虚假材料进入人事档案，严把材料形成关，严把入档材料审核关。人事档案工作者要切实负起责任，严禁虚假材料进入人事档案。中组部明确规定，凡是进入人事档案的材料，必须经组织审查认可的真实材料，所以，现在进入人事档案的复印件必须要组织上审批并盖鲜章才能有效。针对现在人事档案出生日期问题较多的现状，为保证今后的人事档案出生日期的一致性，建议将《出生医学证明》的复印件放入人事档案，这样从源头上就保障了出生日期的真实性。

（2）开展“三龄一历”的审核工作。三龄指年龄、工龄、党龄和学历，是人事档案工作的核心内容。开展“三龄一历”的审查工作，对确保人事档案的质量，提高可信度具有非常重要的意义。

3.3改革人事档案管理体制

改革人事档案管理体制，建立区域性人事档案中心，实施人事代理，在人事档案管理方法上进行改革，以规模求发展，以发展求效益，是人事档案寻求发展、有所作为的重要措施。

3.3.1改革人事档案管理体制

现行的人事档案工作实行集中统一和分级负责的管理体制，这种管理体制使每个单位的组织人事部门都承担起管理人事档案的职能。①存在分散性；②人事档案真实性难以维护，虚假材料容易混入档案中。随着市场经济的发展，人事制度改革的深入进行，人才流动越来越频繁，在人才流动的过程中，“人档统一，档随人走”的档案管理原则出现了危机。经过档案学术专家的调研再借鉴国外管理人事档案的经验，在部分省、市试点的基础上，建立区域性的人事档案中心，这将是人事档案改革的一条必经之路。建立区域性人事档案中心是适应新的人事管理制度的需要；是人事档案管理集约化的需要。新的人事管理体制，使人才由“单位人”变成“社会人”，实现利用人事档案信息对本行政区域内的人力资源进行有效的开发和利用的目的。

建立区域性人事档案管理中心就采取试点建设、稳步过滤和全面推进的分层实施原则。要在试点的基础上，逐步推行。在隶属关系上，应归口各级政府人事部门管理，同时接受各级档案部门的业务指导。

3.3.2改革人事档案整理方法

改革人事档案整理方法，实行实体整理不装订。不装订保存：①有利于保持档案材料的原貌；②有利于平时归档；③有利于提供利用。实体整理不切边，不打孔，用一种特制的人事档案装具将档案分类别和顺序装在里面，可随时进行提取和加入。

4　深入开发人事档案的信息资源

深入开发人事档案信息资源，实现现代化管理，是实施人事档案改革的最终目标。

4.1增加人事档案内容

（1）增加反映个体特点和业绩的内容。传统的人事档案具有浓厚的政治色彩，随着社会主义市场经济的建立，社会对人才的需求更加注重个体的业务、专长及政治表现。因此应扩大归档范围，将反映个体业绩、能力和特点的人事档案及时归档。

（2）应增加诚信内容。诚信是诚实和信用的概括。诚实是个人品性和品德的表现，信用是个人对契约、组织、承诺兑现的可靠程度。包括个人身体证明、个人资产、个人信用记载三个部分。其中个人信用记载是个人信用档案的核心，是公民是否诚信、其信用度状况的重要凭证。它包括道德信用方面的内容和资产信用方面的内容。从目前看，人事档案中增加信用内容已是大势所趋，前提是建立区域性的人事档案中心，只有这样各商业银行形成的信用档案才能定期向人事档案中心移交。以改变目前人事档案和商业档案完全脱钩的现象。

4.2深入开发人事档案信息资源

开发利用信息资源是指通过一定的方式、方法，提供人事档案中的有关内容，为组织人事工作服务的活动。

（1）建立人事档案信息和全文数据库。建立人事档案信息数据库是人事档案实现信息化工作的基础工作。信息库的内容要求准确、详细、并且随时维护和更新。数据库要包括人员的学习经历、工作经历、职务任免、职称评聘、工资变化、奖惩、科研成果、发明专利、社会关系等。通过数据库，可进行人员信息的查询、检索、统计、分析，生成各种名册和表格，可提高人事档案利用的工作的效率和质量。

（2）建立人事档案信息服务网络。在全文数据库建立的基础上，利用多媒体技术，增加个人图像、声音等资料，全方位扩充人事档案信息内容。

5　结语

人事档案是反映人员经历和德才表现原貌的本质特点决定它不可替代性和存在的必然性。要积极进行改期，寻找出路，以有为的举措，赢得应有的地位，以适应社会发展的需要。人事档案工作管理体制、管理方法的改革，以及人事档案信息资源的开发利用，必将使人事档案工作的面貌焕然一新。只有这样，人事档案工作才能真正焕发新的生机和活力。

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G275.9

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1673-0038（2015）17-0172-02

2015-4-10

雷霞（1974-），女，中级，主要从事档案管理类工作。