从内控制度建设看如何加强房产租赁管理

文/王益民

从内控制度建设看如何加强房产租赁管理

文/王益民

为了提高国有企业治理现代化水平，省国资委部署在省属国有企业全面推行内部控制体系建设。今年，苏豪控股集团（以下简称集团）也正积极全面推进内控体系建设。加强企业内部控制是提高集团治理水平的客观要求，也是公司发展的客观需要。企业内部控制体系建设，是根据五部委发布的《企业内部控制基本规范》及企业内部控制配套指引的要求，对企业的各项经济活动，遵照全面性、重要性、制衡性、适应性和成本效益的原则来有效控制管理。实现合理保证企业经营管理合法合规、资产安全有效、财务报告及相关信息的真实完整、以达到提高经营效果、促进实现企业发展战略目标的目的。

从内控制度建设来看如何加强我集团的房产租赁管理，以期实现资产安全有效的内控管理目标，有着重要的现实意义。

企业房产租赁管理是企业资产管理的重要方面。企业的资产分流动资产和长期资产，长期资产又分为长期股权投资和固定资产投资。企业一般对流动资产管理相对比较重视，而对长期投资和固定资产的管理往往重视不够，而长期投资和固定资产往往占企业资产的比重又相当大。因此，加强投资和固定资产管理就显得尤为重要。

我集团的物业出租工作起步于2002年。当时，江苏丝绸集团从丝绸大厦整体搬迁至新街口新建的苏豪大厦。丝绸大厦和苏豪大厦闲置了大量的办公用房。集团领导为了开拓房地产市场和集团存量房产的保值增值，决定从集团各部门抽调人员和集团行政部整编制转入组建江苏省苏豪置业有限公司，承担集团的房地产开发、物业出租、基建、资产管理及维修等相关业务。

回顾过去的十年，苏豪置业先后投资兴办了南京金通置业有限公司、无锡金润置业有限公司、南京金苏体育俱乐部有限公司、投资控股江苏苏豪国际集团无锡有限公司。完成了苏豪国际广场建设项目、无锡北桥房地产开发等项目。特别是承担的物业出租任务，由小到大，从初期2003年的年租金几百万元，到2013年底4400万元，2014年达到5000万元。十年来已累计收取租金两亿元人民币。已成为集团重要稳定的收入来源。

虽然，集团房产租赁工作取得了可喜的成绩，但从内控制度体系建设来看，还有许多制度需要完善，大量工作还有待提高。从管理体制、岗位职责、招租流程、合同管理、租金收入及各项管理制度都有待进一步完善。

内控制度建设，内部环境是基础（内部控制环境包括治理结构，机构设置，责权分配，内部审计机制，人力资源政策，企业文化等）。内控环境要求有合理的机构设置，有效的权责分配。对关键控制点和相关业务环节进行有效控制。因此，根据内控管理的需要来设置相应的资产管理部门和岗位，对资产及出租进行有效管理尤为重要。要确保资产管理部门和资产租赁部门的目标一致性，只有这样才能保证资产安全有效。同时要明确部门和岗位职责，制定各项规章制度，对物业出租工作进行规范管理。应对不相容职务岗位进行分离控制，对租赁决策权、定价权和执行权、监督权相互分离形成制衡。要加强出租合同管理，对合同要有专人负责登记、保管、跟踪管理。要加强承租人的信用管理、租金收入管理等。

2011年12月控股集团物业出租管理领导小组成立，根据置业公司多年的招租实践起草制定了《集团物业出租管理办法及实施细则》并颁布实施，完善了各项物业出租管理制度，使集团物业出租工作更加规范。

房产租赁管理，是资产所有人或委托专业机构对资产的科学管理，以期实现资产最大程度的保值增值。业务内容主要包括物业管理、设备设施管理、财务管理和运营管理等方面。

资产的物业管理是要处理好产权人、物业公司和承租客户之间的关系。以产权人为主导做好为租户提供及时优质服务、保证物业完好及持续的收入现金流。对物业公司的工作状况进行评估并协调物业公司与租户的关系，定期进行资产投资分析和运营状况分析。

资产的设备设施管理主要集中在设备设施的运行管理和维护上，包括各种水电管网、设备、安防、维修、改造及系统运行日常巡查等方面。产权人应在资产管理部门设置相关岗位对资产的维护进行管理，它是租金收入的保证，也是资产保值增值的必备条件。

资产的运营和财务管理是保证资产安全、实现资产长期保值增值并获得超额利润。

从以上几个方面来分析，房产租赁活动主要存在着以下几方面的风险，需在内控管理中加以关注：1、租赁标的物安全的风险；2、租赁合同执行过程中的风险；3、承租人信用的风险；4、内部管理疏漏的风险等。其中最主要的风险是出租率低和租金收取不及时，甚至欠缴租金的情况发生，从而影响资产的经营效益。 加强房产租赁的内部控制、防范风险发生的具体方法，一是要加强书面文件控制，做好房产出租业务的建章立制工作。要对房产租赁的整个流程各个环节均作统一规定，以防违规行为发生。如统一合同文本、统一交易方式、统一出租最长年限、统一审批程序等。例如：在统一审批程序中要规定房产出租时需填制统一申报审批表，填写出租房产的名称、建造时间、新旧程度、净值、评估价值、所处位置、面积、出租面积、出租目的、承租人情况等相关信息。在企业法人或授权委托人签字盖章后方可对外出租。在统一合同文本中还应规定房租逐年递增条款，避免因市场租金水平上涨而造成租金损失。要加强合同管理控制，出租房产要订立书面合同，要充分了解对方的主体资格、信用状况和履约能力，明确双方的权利义务和违约责任，避免出现重大疏漏。对合同进行严格审核。重大合同要由内部法律、财务等相关部门进行复核，提出意见。

二是要加强授权审批控制。在管理制度中要明确各岗位办理业务事项的权限范围，审批程序和相应责任。在出租之前要进行合理评估和市场租金水平调查，规范租金定价，根据房产的地段等综合因素确定租金底价和目标范围。评估底价不仅要考虑出租房产的机会成本，还要分析是否存在沉没成本。较大面积的房产出租要采取招标的方式，较小的面积房产出租项目可在授权范围内简化手续，但议标过程要集体决策，同时执行联签制度。

三是要加强会计系统控制，规范会计核算。会计系统控制的目标是执行国家统一的会计准则和会计制度，加强会计基础工作，反映业务经营情况的真实完整。对于房产出租业务，首先要明晰资产。按《企业会计准则第3号——投资性房地产》的要求，将出租的房产转入投资性房地产科目进行核算。收入核算方面在符合收入确认原则情况下，应采取权责发生制原则确认各期租金收入，而不能采用收付实现制依据各期实际到帐租金进行确认。业务部门和财务部门要根据租赁 合同对租金收入形成相互制约的关系。

四是要加强资产保护控制，确保出租房产的安全。要建立资产日常管理制度和定期清查盘点制度，帐实核对等措施。做好房产的维修维保工作，保证物业正常运转，确保财产安全。

从内控制度建设角度看加强我集团的房产租赁管理，一定要设计好招租流程、完善承租人信用管理、合同管理流程、租金收入及各项制度的建设。对相关业务环节进行风险评估，对关键控制点设置相关岗位进行控制，对不相容职务岗位进行分离控制，租赁的决策权与执行权、监督权相分离。

内部控制体系建设是由董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的。是标准的“一把手工程”。只有各级领导高度重视，严格实施，一把手亲自抓，全体员工积极参与才能得以实现。内控制度建立起来后还要狠抓落实，在运行过程中不断改进完善。建立内部控制长效机制，完善内部控制评价、审计程序，防止内控建设流于形式。部门之间要相互协调，依据《企业内部控制基本规范》和配套指引的要求根据房产租赁的特点和实际，制定内控手册。全面梳理公司治理、组织架构、职责分工、权限设置、风险评估、流程设计、制度执行及信息沟通，内部监督等方面的薄弱环节，真对各类存在的问题和风险。明确责任部门和责任人，确立应对措施使风险关控措施融入到日常管理工作中，同时强化全体员工的风险管理意识，形成风险文化。全面提高公司风险防范应对能力，把企业内部控制管理提高到一个新高度，促进企业发展战略的实现。