浅析医疗设备档案管理

陈 丽 (吉林省人民医院，吉林 长春 130021)

医疗设备档案，是指医疗机构引进或购进医疗设备时，在其采购、安装、调试、验收、运行等过程中产生的，具有参考和保存价值的文字、照片等各种载体的资料所形成的档案。

随着科技及医疗卫生事业的飞速发展，医疗设备的更新换代也日新月异。为满足患者的就医需求，各医疗机构不可避免地更新医疗设备，由此也就产生了大量的医疗设备档案。医疗设备档案管理是医院档案管理不可或缺的一个重要组成部分，其管理水平直接影响着医院管理的水平。为确保医疗设备档案的完整性，充分发挥其在医院管理中的作用，应对其进行规范化管理。

1 正确认识医疗设备档案的重要作用，是规范化管理医疗设备档案的前提

1.1 医疗设备档案的参考作用:医疗设备档案是特殊的科技档案，不仅可为采购部门提供相关的数据参数，为设备采购、安装、验收及后期维护提供依据，同时可为领导决策提供参考依据。如:通过查看医疗设备的运行记录、维修记录，可以有预见性地对设备进行维护，减少故障率，从而缩短停机时间，减少维修费用;通过查看医疗设备档案，可以进一步了解设备的使用年限，同类设备之间的差别，领导可据此决定是否需要更新换代等。只有管理好、利用好医疗设备档案，才能使一台医疗设备最大限度地提升开机率，发挥诊疗作用，减少故障发生率。

1.2 医疗设备档案的约束作用:采购合同是医疗设备档案中最重要的组成部分，合同条款一般包含设备名称、采购价格、付款方式、技术参数、合同货物的包装、交货、安装调试、验收及售后服务等等，是对买卖双方权利、义务的说明，对买卖双方均具有法律约束力，任何一方不得违背合同约定，均需按合同执行，否则将承担法律责任。

1.3 医疗设备档案的佐证作用:一旦买卖双方因设备发生纠纷，如:卖方未按时交货、买方未按时付款、设备参数与约定不符、设备不在保修期等等。医疗设备档案中的采购合同或其他补充协议不可避免地成为解决问题的法律依据，法律将根据相关条款约定，保障双方的合法权益和利益不受损失。

2 正确认识当前医疗设备档案管理存在的问题，是规范化管理医疗设备档案的基础

当前医疗设备档案管理存在的主要问题一是医疗设备档案分散、缺失;二是医疗设备档案收集不全;三是医疗设备档案移交不及时。造成上述现象的主要原因就是个别领导及科室工作人员档案意识不强，只重视设备的考察、引进和论证，引进后也只重视安装、调试、维护，对后期的医疗设备档案管理不够重视，没有认识到医疗设备档案的重要性，使得医疗设备档案管理混乱，一部分问题在设备使用科室，一部分问题在设备采购科室。由于没有专人管理，导致档案资料严重缺失。

一般来说，医疗设备档案管理涉及三个科室:采购科室、使用科室、档案室。这三个科室的职能是相辅相成的，既有联系，又有区别。采购初期的相关管理性资料产生于采购科室，后期运行维护资料产生于使用科室，最终归于档案室。没有采购科室对初期相关采购资料的收集和使用科室对后期运行维护资料的收集，档案室归档的医疗设备档案就不可能完整。

3 明确医疗设备档案的内容及归档范围，是规范化管理医疗设备档案的必要条件

医疗设备档案详细记载了医疗设备从购置、安装到运行、维护甚至报废的全过程，涉及内容繁多，凡应归档的医疗设备档案，应按设备台件立卷，按年度归档，属于高、精、尖的大型医疗设备可立专卷。结合实际经验，笔者认为，完整的医疗设备档案应包括:设备采购科室填写的设备采购申请表(含采购部门及院领导批示)、可行性报告、考察报告、购置申请及相关批复(单台设备金额超过100 万元的需有上级主管部门批复、进口设备须报上级主管部门及财政厅政府采购办审批)、采购任务通知书、招标委托代理协议、招标公告、招标文件、投标文件、开标一览表、中标公示、中标结果通知书、评标报告、采购合同、安装文件、验收报告、设备运行运行记录、维修保养记录、报废记录、捐赠或转让记录及设备出厂时的随机资料(如:设备参数、使用说明、相关检验证件等)。如果是外国进口设备，还应有入关许可、报关单、外贸合同、商检报告等。

4 建立健全医疗设备档案管理制度与工作流程，确保医疗设备档案规范化管理

我院是一所有着悠久建院历史的大型三级甲等综合医院。近年来，医院投入大量资金引进了开放式磁共振导航系统、核磁共振、ECT、乳腺彩超、大型数字减影血管机、冲击波疼痛治疗仪等省内外甚至国内领先的医疗设备。这些医疗设备档案的管理，直接影响着设备的管理、使用及维护。为使医疗设备档案管理规范化、系统化，我院在采购科室和设备使用科室设立了兼职档案员，专门负责医疗设备档案的收集工作及归档前的管理工作，由医院综合档案室的专职档案员负责业务指导，定期进行业务培训。制定了《医疗设备档案员职责》、《医疗设备档案资料管理制度》、《医疗设备档案归档范围及保管期限》、《医疗设备固定资产管理制度》、《设备采购制度》、《设备验收制度》等一系列规章制度。明确规定采购科室的兼职档案员负责收集设备申购过程中的管理文件，如设备的购置申请、可行性报告、上级批复、招投标文件、评标报告等;使用科室的兼职档案员负责收集设备运行过程中产生的文件，如设备的运行记录、维修记录、保养记录等。但是，上述两个科室仅仅是负责收集、整理，最终这些档案资料将按年度移交医院综合档案室，由专职档案员对其进行分类、整理、编目、归档，实行集中统一管理，以确保医疗设备档案的完整性、系统性，同时方便开发利用。如设备使用说明书、运维记录等使用科室可根据需要复印留存，以供查阅。必须使用原件时需到档案室填写借阅登记，履行借阅手续，并在限期内归还。每年的1 月份，我院都会召开兼职档案员工作会，除对上一年度档案移交工作做出布置外，还对兼职档案员进行档案预立卷培训，由专职档案员现场指导，兼职档案员实地操作，以确保各科室保质保量地完成上一年度档案移交工作，为档案的规范化管理奠定基础。

总之，医疗设备档案管理是医院档案管理的重中之重，作为档案管理员，在提升自身业务素质的同时还应充分利用计算机技术，实现医疗设备档案的电子化、网络化管理，促使资源共享，为医疗设备档案的开发利用提供便利条件，使相关科室能够及时、完整、方便地查询医疗设备档案及相关资料，随时掌握医院医疗设备的运行动态，为医疗设备的合理使用、维修保养、科学管理及有计划地引进提供科学依据，使医疗设备档案管理更加规范化，从而更好地为医院的长足发展提供服务。