论企业采购合同内部审计应注意的问题

徐争梅

【摘 要】对企业采购合同的内部审计，是企业内部审计的重要内容，企业需要把握采购合同审计的关键地方，有针对性地进行审计。本文通过分析湘西鹤盛公司在实际采购合同中容易出现的问题，提出了重点审计的要点，包括采购合同条款的审计、合同价格审计、验收及支付审计三个方面，从这几方面容易出现的问题入手，详细进行探讨和分析，找出解决的办法。企业通过有效的采购合同内部审计，为七降低成本费用，加强风险管控，提高验收人员责任心，保障企业资产完整，合理合规支付采购款项方面提供了有力保障。

【关键词】企业；采购合同；内部审计；保驾护航

湘西鹤盛原烟发展有限责任公司（以下简称鹤盛公司）在以往采购经济活动中，发现采购合同的条款不完善、不明确，以及合同的定价、验收支付等方面出现一系列的问题，这直接影响公司的工作效率，同时造成公司的人力物力资源的浪费。针对存在的问题，公司通过一年多的不断尝试，把采购合同中条款进行完善规范，建立采购合同模板，规范操作，同时加强了采购合同价格、验收支付中内部审计的控制管理，最大限度堵塞过程中的漏洞，让公司降低采购经济活动中的成本费用，提高企业经济效益，有效地防范和控制存在的风险发挥了积极的作用。下面就企业采购合同内部审计应重点注意的三个方面进行探讨。

一、采购合同条款的审计

在实际采购活动中，公司在签订合同的时候，采购物品的数量确定与计量单位方面，容易出现数量约定不清楚，具体采购物品计量单位描述不清的情况。采购物品的数量对于有大致规模，但不确定具体数量的情况，没有约定结算的数量方式，按实际收货还是采购方需求，出现供货方超出合同规模，超量送货的现象；或者没有按合同中所规定商品质量标准交货。在质量要求方面，采购合同没有明确是否附有产品质量检验合格标志，是否要求提供全新的、包装完整无破损的、随货备件齐全的、同时完全符合国家的有关质量标准的产品，出现质量问题，没有约定的卖方负责免费实行 “三包”。如：7天包退、15天包换和不少于1年的保修的承诺。还有在合同条款中没有按期交付商品，逾期发送商品的现象。对于没有按照合同约定的时间提供采购的产品，合同条款中没有约定违约条款，造成纠纷，难以协商解决。以上的问题，就是企业内部审计时发现的合同条款不准确、不清晰、不全面而引起的。因此，在合同条款中重点审查以下几方面：

1.采购标的物及数量是否规范

审查合同标的物资是否与公司年度按计划要实施采购的物资相符，型号及规格是否准确、齐全。审查確切的数量及计量单位是否准确，在合同中要注明按实际采购量结算，要准确而规范，尤其是计量单位的描述，如：一张纸、一包纸与一件纸的区别很大。公司对经常性采购的物资，以及占生产成本比重较大的物资采购计划进行重点审查，是否实行定额管理，确定合理库存量，是否编制年度、季度、月度采购计划，并经归口部门批准后执行采购，参考上年同期耗用的数据，联系当前公司的实际需要，审查采购物品数量的合理性。内部审查目的是在保证公司生产经营的基础上，防止不必要的积压浪费，可以加速资金的周转。同时保证公司采购合同中物品数量合理性，建立物资采购的台账，合同条款是否严格规范按照审批后的采购计划，对超过计划采购额要求可以退回。

2.审查合同中的验收标准、方法、地点及期限

公司采购合同条款中验收标准是否明确，是实行国家标准、行业标准还是技术标准；是在卖方现场验收还是到货后在买方验收条款的约定，都是十分重要的。同时公司应注意有验收标准误差范围的，一定要求注明，避免验收达到使用要求，但验收标准要求过于严格，无法验收的情况出现。公司内部审计人员在审查验收标准的合法性和合规性的同时，也要兼顾实际地域情况的合理性。

3.审查是否约定违约处罚条款及解决争议的方式

公司内部审计人员审查约定验收期限的违约责任及解决办法，合同的违约处罚是否明确具体，如违约金的比例、赔偿范围、赔偿方式等，以解决发生违约情况时，不知如何处理；合同条款中明确规定因本合同引起的争议，双方应协商解决，也可以向合同签订所在地人民法院提出诉讼。

在实际工作中，完善的采购合同条款范本对各业务部门具有约束性，其不仅提高了采购业务的时效性和准确性，同时也减少了审计采购合同中的错误，确保购进资产的安全、完整。对公司采购合同条款规范性审计是公司内部审计非常重要的职责，必须充分抓住内部审计方面的控制环节，强化合同管理，才能使企业风险得到合理规避，同时最大限度地发挥内部审计的效益和作用。

二、合同价格的审计

公司实行公开招标方式采购的重大物资，应重点注意审查采购合同价格是否与中标价格一致，是否为包干价；实行按非公开招标方式采购的，应注意公司采购价格是否合理，采购人是否通过进行过市场调查、询价、比价的方式去确定合理的控制价，采购价中有没有明确规范包括运费、装卸费等相关费用的条款。内部审计人员审查采购价格异常的物资，应与相关的业务采购部门沟通，分析价格异常原因，对不符合公司内部要求的采购事项不予审批。对于市场价格波动较大的，可以考虑分批采购，可协商其它解决的方法，去合理控制价格。审计人员对于控制价格进行审计时，可以查询往年价格，在历史价格的基础上，掌握采购物资的市场供需变化、价格变动趋势、供应渠道、运输方式等等。同时，审计人员做好市场调查，通过去地方市场询问、电话查询以及网上询价等途径，了解各种物资材料的来源和供销价格，结合烟叶复烤同行业的采购价格等途径，分析判定一个合理的预算控制价。公司内部审计人员只有掌握全面的采购价格信息资料，才能保证工作质量，提高审计效率。

三、验收与支付的审计

1.采购项目验收、支付方面存在的问题

原来鹤盛公司发布的《技术改造和基本建设项目管理程序》规定了工程项目验收的参与部门，但对于验收程序和分工没有做出明确规定。如：签订的《散把台和精选台加湿器采购合同》，该合同内容中对系统控制器、喷嘴的规格型号、生产厂家及品牌、数量都做了明确要求，对投产后的运行能耗和加湿效果都有具体参数。但审计人员发现在相关部门经办人和负责人签字的《工程项目验收意见书》上，仅写明在每个区域的安装数量，无其他内容。这里存在问题是验收单上对采购的产品规格型号、生产厂家、品牌是否达到合同要求，没有详细写明清楚，看不出验收人员是否进行了核对；同时验收单中对投产后的运行能耗和加湿效果是否进行了测试验收，验收单上也未提及相关内容。最后财务付款时，根据模糊的验收记录，进行支付结算。此采购项目粗糙的验收和支付的过程，就存在采购质量不符合要求的风险。

2.审查监督内部的验收与支付情况

公司内部审计加强采购项目的控制管理，督促完善工程项目验收制度，规范验收行为。监督验收记录要完整全面，验收责任要可以追溯。2014年起，鹤盛公司制定《项目竣工验收单》，增加技术参数与指标内容。2014年3月该公司完善了《技术改造和基础管理程序》，把《项目竣工验收单》列入附件中，并对验收记录的全面性、完整性、验收责任可追溯等内容做了具体的要求。公司对于不符合要求的验收，按照合同要求进行处理，或双方共同协商解决。对验收后的支付审查，公司审计人员主要审查结算方式条款有没有符合有关结算规定，资金支付是否符合合同规定的支付方式和期限，是否按合同双方约定的进度和支付比例进行，严格规范是否执行了现金结算规定，对于超过规定支付起点的，是否按照公司规定，通过银行转账支付，同时必须要求，合同结算支付，要求合同规定供货方的银行账户，签订合同单位、收款单位、开具发票单位是否同时达到四个一致。同时该公司对合同付款期限，应明确规定是一次性付款，或是分期付款，或预留一定比例的质保金，质保金返还的最后期限等。采购方应明确预付款进度及结算办法，要求供应商提供与采购合同中预付款同等金额的履约保证金，以最大限度地避免公司经济业务中采购的风险。

鹤盛公司内部审计对采购合同中出现的问题，边发现，边整改，并总结了采购合同中的管理控制方面审计经验，不断从采购合同的签订条款上完善、把关，全面加强推进公司的采购合同管理工作，制订了采购合同模板，同时加强采购合同中的价格、验收与支付环节的内部审计工作， 为公司提高了工作效率，有效地促进了公司的进步，为公司稳定健康发展保驾护航。

参考文献：

[1]黄贤东.企业采购合同的审计审签及其应注意的问题.财会通讯（综合版），2006年第3期

[2]丘伟旗.浅议企业物资采购审计重点.经营管理者，2013年第24期

[3]白静瑜.企业物资采购合同审计方法.中国内部审计，2007年第5期