高校设备采购规范化管理研究

卢 琇， 李景凯

(哈尔滨工业大学 国有资产管理处， 黑龙江 哈尔滨 150001)

资产管理

高校设备采购规范化管理研究

卢 琇， 李景凯

(哈尔滨工业大学 国有资产管理处， 黑龙江 哈尔滨 150001)

随着高等教育事业的快速发展，各高校近几年在仪器设备等方面的投入力度大大加强，面对大量的招标采购任务，作为代表学校行使招标采购职能的部门，如何做好招标采购的组织工作，确保采购工作符合法律程序，实现财政专项资金使用效益最大化的目标，成为我们共同思考和探索的永恒主题。

设备采购； 规范； 管理体系

为满足教学工作与科研发展的需要，对设备购置的技术指标、产品质量以及售后服务的要求也不断提高。近年来，国内各高校纷纷将招标采购作为设备采购的主要形式，但高校设备采购的自身特点对招标工作提出了更高的要求[1]。在实际工作中，许多高校在设备的招投标工作中还存在着一些问题，不同程度影响和制约了高校设备采购的良性发展。如何使高校的招投标管理工作制度化、规范化，如何在实际工作中规范操作，切实维护学校的利益，最大限度地发挥资金使用效益，值得我们进行思考和探索[2]。

1 高校仪器设备管理的现状及存在问题

高校作为事业单位，其设备采购已经纳入政府采购的范围。政府采购遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。政府采购实行集中采购和分散采购相结合，国家对集中采购目录和采购限额标准进行了详细的规定，各高校又根据实际情况对采购限额标准进行了细化和分项规定。依据国家政策法规的规定，高校的设备采购主要采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等5种方式。从采购资金数额来看，除特殊项目外，各高校对于超出采购限额标准以上的项目多以公开招标方式进行采购，这一方式采购金额占采购资金总额的比例较大；从采购项目数量来看，对于50万元以下(含50万元)的项目多通过中央政府采购网网上竞价方式进行采购，也就是说网上竞价已经逐渐成为一种方便、快捷的采购方式被各高校所采用；从采购方式变化来看，各高校公开招标、询价(网上竞价)等方式越来越多，其他方式,特别是单一来源方式采购,无论是采购项目金额比例，还是采购项目数量比例都大幅度下降。同时，根据采购项目的特点，也时常采用协议供货、定点采购等。

以哈尔滨工业大学为例，哈尔滨工业大学作为中央预算单位，根据学校实际情况规定:非科研经费单项或批量采购额度达到5万元(含5万元)以上的采购项目、科研经费单项或批量采购额度达到20万元(含20万元)以上的采购项目，特别是学校将图书、新生备品等采购也都纳入招标范畴，必须依法进行招标。在实际采购工作中，还存在着不完善有现象。

(1) 设备采购前期论证不充分，导致重复采购，造成资金资源浪费严重。在国家重大专项实施中，由于部分“项目”资金拨付较晚，而“项目”结束时所剩余款国家要收回。因此，形成各学科突击花钱购买设备现象，在设备购置中容易出现重复性、盲目性，不但造成“项目”后期审计中出现突击购置设备无计划、无论证、计划与实际不符的情况，还存在年末不能按计划完成财政部拨款的风险。同时，由于设备的重复采购，导致了设备利用效率较低、资金浪费现象严重，不乏有些设备是单纯为了项目结题需要而进行采购的，从整台设备采购到项目结题，甚至到达该设备报废年限时都未进行过拆封使用[3-5]。

(2) 因采购设备专业性较强，容易在采购过程中出现倾向性或排他性意向。由于高校的教学、科研设备专业性非常强、品种繁多、指标不一，特别是为科研或实验而采购的贵重仪器和专业设备因项目要求不同，即使是同一类产品技术指标也各不相同。因此，在选择采购设备时容易产生以合理的理由作掩护，出现设备采购的倾向性或排他性意向，从而降低设备采购的公平竞争性，甚至会出现隐性的串标或围标的现象。

(3) 评标方法较为单一，造成合同内容不完整。高校设备招标采购过程中通常采用最低评标价法。从理论上讲，最低评标价法能够最大限度地节约学校采购资金，使招标人达到最佳的投资效益。但是最低评标价法也容易造成中标人的利润小，一些供应商比较看好学校这个市场，为了能够进入学校设备采购供应商行列，甚至不惜亏本投标。一旦中标后，有些中标人在签订合同时才发现漏洞，在中标人按要求签约、履行合同时带来一系列的问题，有的延误时间，迟迟不能供货，有的降低供货质量甚至造成流标，这都会给学校工作带来负面的影响。

(4) 个别特殊项目成交价比较高。在采用单一来源方式进行采购时因采购渠道的单一性，供应商具有垄断优势，使采购缺乏竞争性，致使采购人员在采购时处于不利地位，成交价格通常高于正常的采购价格。同时，因单一采购的特殊性，个别项目容易造成人为单一来源采购现象。此外，按照财政部的相关规定，当采购项目预算金额超过120万元拟采取单一来源方式采购时，需要报工信部、财政部一整套变更政府采购方式的手续，因申报、审批手续周期较长，时有影响项目的进度[6-7]。

(5) 因高校设备采购范围广泛、品类繁杂、技术指标各不相同，招标部门对生产设备的厂家信息无法全面掌握，因此不能很好地向采购人提供有效的推介服务。

(6) 因受财政经费支付或重大科研专项拨款等方面的影响，高校的设备采购时段过度集中，扎堆采购现象较为明显，既容易造成了阶段工作任务偏重，又容易影响采购效果。

2 设备采购的具体措施

采购制度和规定既包括全面规范的采购工作宏观制度，又包括在采购方式、采购程序等方面做出具体规定，还涉及对采购人、专家以及供应商的监管措施，一套完善、实用性强的采购管理制度建设，对于学校的采购工作健康发展起着至关重要的作用。以哈尔滨工业大学为例：哈尔滨工业大学招标采购工作起步于2000年，2002年逐步全面展开。自2003年《政府采购法》实施至今，始终坚持依法采购、阳光采购，规范与效率并重，管理与监督并举，采购规模逐年递增。从2002年年采购金额2 096万元，增加到2011年年采购金额5.7亿元。目前，累计采购金额 25.29亿元，节约资金 1.91亿元，累计上缴学校服务费1 596万元，有效地维护了学校的经济利益，促进了学校教学、科研的良性发展[8]。

2.1 强化制度建设，不断提升设备采购规范化水平

依据既有法规，完善相关制度。为进一步加强内部制衡，实现采购工作规范管理、高效运作的目标，切实提高采购工作质量和工作水平，完善管理制度，严格采购程序、规范采购行为，降低采购成本。从制度标准、操作流程、信息平台等方面，全面提升设备招标采购的规范化水平[9]。

2000年，学校出台了“哈尔滨工业大学大宗物品采购办法”，2002年，结合工作实际重新修订并出台“哈尔滨工业大学大宗物品招标采购管理条例”。2009年，在上述2个文件的基础上，进一步完善并实施“哈尔滨工业大学大宗物品采购实施细则(试行)”(以下简称实施细则)。“条例”的进一步完善，从采购形式、采购方式和采购程序等多方面，对学校大宗物品采购工作进行了统一规范。2012年，根据国家商务部出台的《机电立品国际招标管理办法》，对学校机电产品招标做了进一步细化，制订了“哈尔滨工业大学机电产品国际招标实施细则”，使学校进口机电产品达到制度化、规范化管理。根据学校网上竞价采购项目数量不断增长的需要，及时制订了“哈尔滨工业大学网上竞价操作规程(试行)”。结合形势发展需要，及时完善和健全招标采购规章制度，不断提升设备采购规范化水平。

2.2 强化“两库”建设，确保采购评审工作公平、公正

所谓“两库”即“评标专家数据库”和“供应商数据库”。实践证明，建立评标专家数据库并对其进行相应的使用管理，既是规范招标程序、提高招标质量的一个重要环节，也是保障公开、公平、公正的必备措施，也是防腐败倡廉的必要举措。

随着国家对我校科研投资的力度加大，学校仪器设备采购量逐年增大，在招标评审中评标专家的抽取直接关系到采购质量和标准。由于招标采购工作是集政策性、知识性、全面性、复杂性等特点为一身的全新的系统工程，因而在招标采购活动中专家必须熟悉并掌握政府采购法、招标投标法的相关政策法规,并且要熟悉甚至精通本专业、行业的相关知识。用科学的随机的方式抽取评标专家是保证招标采购质量的一项措施[10]。

为了满足评标的公正性、科学性，采用随机抽取专家的方式能满足评标的需要。2004年我校建立了“专家数据库查询系统”。结合招标采购工作实际，2008年，我校又创建了“供应商数据库查询系统”，目前已拥有600多名评审专家和700多家供应商的数据库，在学校招标采购工作中起到了关键作用，在招标中体现了高效、快捷、精准的工作水平。

2.3 强化前期项目论证、审核，保证项目可行性

设备使用部门要对采购设备作充分的调查和论证，做出详细的项目可行性分析报告。项目主管部门要严格审核论证项目的科学性，充分考虑学校的实际情况，并做到资源的合理利用，考虑是否符合预算条件和经费要求，项目技术指标和参数是否带有倾向性和排他性意向，以保证项目的可行性、招标的公平和可操作性。

2.4 量化评标体系，优价中标

在设备招标采购中，要尽量将评标内容或评标因素进行量化，以定量比较取代定性比较，避免因人为的主观因素造成评标尺度的偏差。在评标小组成员评标时要注意评标小组成员不能相互商量打分，要彼此独立评标，杜绝人为造成的评标不公平现象发生，切实做到优价中标，使定标价格既符合市场行情，又符合学校的效益目标。

2.5 引入竞争机制，彻底改变设备采购中“唯一供应商”概念

在规范招标采购行为中，尤其是通用设备采购中，通过“引入竞争机制”的采购原则，彻底转变老供应商价格居高不下，新供应商又打不入学校市场的僵持局面。“不看脸熟、只重物美价廉”，在使采购价格下降同时，学校利益得到有效的保证。

2.6 正确使用单一来源采购方式

在《政府采购法》或其配套办法中明确规定了中标或成交原则，但对单一来源采购方式成交方式比较含糊，仅要求“在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购”。因此，为了准确把握单一来源采购成交原则，在采购活动中，应严格执行上级主管部门对单一来源申报审批制度，从严审批，以保证采购项目质量和合理价格。此外，还要充分利用好网上竞价采购平台，扩大投标供应商的范围，提高竞争的全面性。

3 结束语

高效设备的招标采购工作是一项政策性强、涉及面广、专业性强的工作，需要学校领导的高度重视和全体教职员工的大力支持和配合。在实践中还要不断总结经验，提高招标采购的管理水平，保证招投标工作顺利进行，并发挥出实际效益[11-12]。由于各高校所处环境不同，掌握的资源不同，隶属部门不同，因此执行政策也有所不同，在招标管理上会存在差异，解决方法各有不同，希望我校的在招标采购工作中的一些做法能给大家带来一些思考的空间。

References)

[1] 张淑玲,李继峰. 高等学校仪器设备的科学管理[J].实验技术与管理,2005,22(12):148-150.

[2] 刘志安，张晓冰.浅析招投标工作中的串标现象[J].建筑市场与招标投标，2010(3)：52-55.

[3] 林明河.高校实验室建设与仪器设备管理工作的研究[J].实验技术与管理,2007,24(1):5-7.

[4] 张淑玲. 仪器设备管理工作的几点措施[J].实验技术与管理,2004,21(5):158-159.

[5] 王漫耕. 高校实验仪器设备的采购及有效管理[J].理论界,2010(1):213-214.

[6] 何维民，计守忠.高校国有资产工作实践与探索[J].哈尔滨工业大学学报：社会科学版,2008(增刊1)：19-21.

[7] 郑志雯,马强.高校科研组织仪器设备的精细化规范管理[J].科教管理研究,2009(6):238-239.

[8] 卢琇.哈尔滨工业大学国有资产管理与实践:2007—2008[M].哈尔滨：哈尔滨工业大学出版社，2009.

[9] 张杭明.高校国有资产管理现状探析[J].高校后勤研究,2009(5):110-112.

[10] 高剑昆.如何保证政府采购规范化运作[J].中国招标,2008(12):23-26.

[11] 卢琇.浅谈设备采购规范化管理[J].高等工科教育,2013(3):26.

[12] 何维民.关于加强与推进高校国有资产管理创新发展的探讨[J].实验技术与管理，2010,27(4):172-174.

Research on standardized management of equipmentprocurement in colleges and universities

Lu Xiu, Li Jingkai

(State-owned Assets Management Office, Harbin Institute of Technology, Harbin 150001, China)

With the rapid development of higher education, the investment of instruments and equipment in colleges universities is increasing. Facing the large sum of tendering and procurement tasks, the bidding and procurement department on behalf of the university has the subject for common thinking and exploring of how to do the organizing work of tendering and procurement, to ensure the procurement to be in accordance with legal procedures and realize the goal of maximizing the use of specific financial funds.

equipment procurement; specification; management system

2014- 11- 09

卢琇(1972—)，女，黑龙江哈尔滨，硕士，五级职员，哈尔滨工业大学国有资产管理处副处长，主要研究方向为国有资产管理.

E-mail：luxiu@hit.edu.cn

G253.2

A

1002-4956(2015)5- 0271- 03