对开展山西地震台站档案整理工作的思考

张正霞

(1.山西省地震局，山西　太原　030021；2.太原大陆裂谷动力学国家野外科学观察研究站，山西　太原　030025)

对开展山西地震台站档案整理工作的思考

张正霞1，2

(1.山西省地震局，山西太原030021；2.太原大陆裂谷动力学国家野外科学观察研究站，山西太原030025)

摘要：文章通过对山西省地震局下属8个地震台站开展的档案收集与整理工作进行回顾，总结出地震台站进行档案整理的具体做法与经验，并对今后台站档案管理工作提出了具体建议。

关键词：地震台站；档案；收集整理

0引言

地震台站作为山西省地震局的重要组成部分，其产生的大量珍贵档案对开展地震监测预报、科学研究等作用日益显著。为加强地震台站档案的管理工作，提高台站档案的标准化、规范化管理水平，山西省地震局办公室分别于2013年4月27日和11月14日先后印发《关于开展地震台站档案规范化管理工作的通知》(晋震办[2013]15号)和《山西省地震局关于报送地震台站档案整理工作总结的通知》(晋震办[2013]35号)2份文件。在文件中，对此次档案整理工作的进度、质量和要求作出明确的安排。局办公室综合档案室于2013年8月、11月对台站档案整理进行检查指导。随后，各台站严格按照文件精神，开展档案整理工作，对散存的观测资料、图纸及优化改造项目等材料按文件要求进行收集、整理、立卷、归档、装盒与上架。同时建立档案案卷目录与案卷条目数据库，实现档案的案卷级检索。

1台站档案整理情况

此次档案整理共涉及8个台站，包括大同中心地震台、代县中心地震台、临汾中心地震台、夏县中心地震台、离石中心地震台、灵丘地震台、定襄地震台、昔阳地震台。各台站以太原基准地震台档案规范化管理为样板，利用监测工作之余，经过收集、整理、分类，共产出案卷档案4 434卷。其中大同台214卷，灵丘台411卷，代县台1 771卷，定襄台360卷，昔阳台574卷，离石台115卷，临汾台584卷，夏县台405卷。形成以科技档案、文书档案和实物档案为主的三大类，其中以测震、前兆所属学科所占比例最大。

2具体做法

2.1　强化组织领导，为工作提供保障

在此次档案整理过程中，局领导高度重视，抽出10万元专项经费为台站配备档案装具、档案柜和防霉防虫药。办公室指派综合档案室有关人员赴台站进行现场检查，在案卷质量、存放与管理等方面进行指导。各台站均建立相应的档案管理制度。离石台召开专门会议，对工作进行安排部署；大同台为档案整理人员配置专用计算机，确立工作流程、方法，并指定专人按期完成。

2.2　以卷为单位，对材料进行整理，方便工作

由于各台站的材料为一段时间以来堆放的各类观测资料，繁多而凌乱，归档材料主要为观测手段类、仪器设备类、优化改造类等。台站档案人员本着严谨细致、认真负责的态度，严格按照局综合档案室的要求，按年度、手段、问题进行组卷。遵循文件材料之间的自然形成规律与联系，为便于保管、检索与提供服务，制作卷皮、卷内目录、备考表与移交目录。

2.3　以流水号为基准，结合《地震档案分类表》，分类管理

主要涉及《地震档案分类表》的TC1(地震管理)、TC2(地震监测与监测预报)、TC5(地震科学研究)、TC6(基本建设)、TC7(设备仪器)5大类，对应主表有相应的分类明细。同时为每卷文件材料编大的流水号，既便于整体管理，又保证归档材料的完整。

2.4　实现本地数据库的录入，便于台站检索利用

为各台站安装档案综合管理系统软件，软件共分6部分：案卷管理、读者服务、辅助管理、统计、系统维护和窗口。台站人员利用软件系统提供的性能实现对归档材料的录入，实现档号、责任者、案卷题名的检索，为台站人员参考运用档案提供方便。

3存在的问题

(1) 档案综合数据库管理软件由于使用较早，不能自动导出Excel表格，给今后的使用工作带来不便。

(2) 部分台站科技档案的完整性欠缺，有些手段负责人在思想上还没有充分认识到材料收集阶段的重要性，未履行及时归档的义务。

(3) 部分台站由于其他原因，沿用旧的档案分类表，未重新分类，造成档案编目的混乱。

(4) 没有按要求划定档案的保管期限和拟写案卷标题。

4对今后工作的建议

(1) 加大台站经费投入，充分调动台站兼职档案员的工作积极性。要在经费上保障台站档案工作的正常开展，配备台站档案管理计算机，建立档案数据库，配备符合档案管理要求的库房，能够满足防火、防盗、防潮、防霉变、防污染、防光、防尘、防虫的“八防”要求。

(2) 定期开展档案培训，提高台站兼职档案员的综合素质。在台站报送的档案整理总结中，多数台站都提出要加强档案培训工作，要求掌握档案综合管理系统软件的使用方法和收集、整理、立卷归档的具体细节。为此，局综合档案室要根据档案工作实际情况，适时开展学习培训。台站应选派业务骨干兼任档案员，既要熟悉各种业务观测手段，又要熟知档案业务知识。档案员要随时把上一级档案部门的要求贯彻落实到日常的档案工作实践中，主动向专业档案人员询问、学习，解决工作中的难题，确保地震档案信息的准确、完整、系统、安全。局综合档案室应注重培训形式的多样化，分期分批进行档案业务知识培训，同时加强与台站兼职档案员的沟通、联系。

(3) 加强与中国地震局档案管理部门的联系，不断完善档案综合管理软件的应用。收集此次档案整理工作对软件应用提出的问题，汇总上报中国地震局，便于对软件进行改进。

(4) 进一步制定档案规范化管理制度，继续规范台站档案管理工作。在此次档案整理工作中，各台站应以局综合档案室的立卷归档、档案利用等制度为指导，结合实际，完善相应的立卷归档、档案借阅等制度。以局印发的《档案工作实用手册》为依据，加强台站档案的规范化、标准化管理。

5结语

通过开展此次台站档案整理工作，各台站档案存放有序，管理规范，为台站人员的查阅带来了方便，也为后续档案的收集、分类、整理、立卷、归档提供借鉴经验。今后，综合档案室将继续加大对台站档案工作的管理与指导，把中国地震局、山西省档案局的新要求贯彻落实到台站的档案工作中，实现台站档案工作与档案事业的同步发展，更好地为山西防震减灾工作服务。

Experience and Suggestion for Archives Arrangement of Seismic Stations in Shanxi

ZHANG Zheng-xia1,2

(1.Earthquake Administration of Shanxi Province, Taiyuan, Shanxi 030021, China;2.State Key Observatory of Shanxi Rift System, Taiyuan, Shanxi 030025, China)

Abstract:The work of collection and arrangement of archives of 8 seismic stations of Earthquake Administration of Shanxi Province is reviewed in this paper. Some practices and experience on archive arrangement are summarized and some suggestions are given for improving archive management of stations.

Key words:Seismic station; Archive; Collection and arrangement

作者简介：张正霞(1975—)，女，山西省五台县人。2000年毕业于中共中央党校省直分院，馆员。

收稿日期：2014-12-20

中图分类号：G275

文献标志码：A

文章编号：1000-6265(2015)03-0031-02