谈如何做好水利工程档案的质量控制

赵金玲（德州市水利勘察设计研究院，山东 德州 253014）

谈如何做好水利工程档案的质量控制

赵金玲
（德州市水利勘察设计研究院，山东 德州 253014）

【摘要】针对水利工程建设特点，阐述了档案资料收集、整理的意义，就如何对水利工程档案质量进行控制、加快档案信息化管理、提高档案人员素质、实现高效率、高质量的档案管理提出了建议。【关键词】水利工程；档案管理；质量控制

水利工程档案是在水利工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、声像、图表、数据等各种历史资料的记载，而水利工程的工期长、技术复杂、内容多样等各种特点导致了档案收集难，归档难。而很多水利建筑的主体是建在水下或地下，是无法直接看到的，只能通过档案进行全面了解。水利工程档案也是水利工程开展规划、勘测、设计、施工、管理、运行、维护、科研、抗灾等不同工作的重要依据，因此控制好水利工程档案质量非常必要。

1　规范化、标准化管理水利工程档案

建立水利工程档案法律化、制度化、标准化、规范化的管理体系，加强对档案工程集中统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。这就要求：一是领导重视水利工程档案管理，除了配备档案橱、架等档案工具以外，还要配有专职的档案管理人员。二是严格管理依法治档，建立健全严格的档案管理制度，在整个档案管理中做到有章可循、有法必依。三是建立科学的归档制度，建立档案借阅、收集、移交等各种档案手续，明确各级档案管理责任。

2　及时收集，为档案管理提供有力保障

2.1采取适宜的收集方法

为了保证档案资料收集齐全、完整，档案管理人员要了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及各阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料。对不同的水利工程建设分别采用追逐收集和分段收集两种方式。追逐收集用于工程周期短形成档案资料快的工程。分段收集适用于建设周期长的工程，收集过程中要跟踪管理加强催收，避免档案材料的失散，保证工程档案的连续性，完整性。

2.2选择收集正确有效的资料

水利工程档案资料技术复杂，内容较多，包括建设项目的可行性研究、初步设计、设计计算书、设计说明书、设计预算、设计施工图等。如一套完整的河道治理施工图设计就包括改建桥梁、新建桥梁、改建涵闸、维修涵闸、新建涵闸等多项工程项目的设计，收集时就要保证材料的有效性。有些工程的初步设计由于各种原因，修改多次，版本较多，要对照上级红头文件，查看投资是否相同，以及概预算是否匹配。避免该归档的资料出现失效、错误、残缺不全、或该归档不归档等情况，只有正确有效的材料才能形成高质量的档案，才能发挥档案应有的最大作用。

2.3注重收集工程原始资料

水利工程档案的收集，不单只接收工程项目设计工作形成的文字以及附图，还要收集水利工程设计档案中来往函件的签字、盖章，工程设计初期的评审记录、合同的修改补充，当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等等。工程资料形成的过程中记录了众多单位、部门人员的签名，以及对工程的评价，施工活动的第一手资料，能如实反映施工情况，是档案收集不可或缺的部分，也是档案管理中的宝贵资料。原始的、完整的水利工程档案，可以为水利工作提供准确、可靠的法律凭证。

3　高质量整理档案，夯实档案工作基础

档案整理在整个水利工程档案管理工作中占有重要的地位，它既是档案进入保管状态的标志，又是对水利工程档案实行科学管理的基础。只有高标准严要求的档案整理，才能提高档案管理质量，在以后的工作中充分发挥档案的价值。

3.1科学分类水利工程资料

科学分类是管理档案的必要手段，是区分简单资料保管和科学档案管理的标志。根据单位水利工程档案的内容性质和形成特点，按照工程项目分类法，建立档案分类方案，把档案划分成不同的类别层次，并充分了解档案类目的内涵和外延，保证归类的一致性，避免与其它类目之间的交叉或重叠。如：一个水利设计项目按照从其经历的过程分类，有可行性研究、初步设计、和施工图设计等多个设计阶段的材料以及其他与其有关内容的文件分为一类，如此类推。应遵循档案的分类规则，在科学的前提下，进行灵活的水利工程档案分类，增加实用性，满足档案科学管理的需求。

3.2组卷标准，保证档案管理质量

组织案卷是档案管理的核心工作，管理人员要足够细致和耐心，鉴别材料的完整性和准确性，正确判断材料的属性，既要区分类别，又要把相关的材料组合成卷。既要保证材料准确分别组卷，又不破坏材料之间的关联。在档案整理工作中，针对复杂的工程设计技术所造成的工程档案内容繁杂、设计多变的特性，必须分清档案的内容，同一内容的相关材料归为一卷。如：一项工程的初步设计包括设计计算书、设计说明书、设计预算等，此类材料应归为一卷。有的水利工程施工图设计包括许多分项设计、多变稿、变更稿等多种设计稿，这些表现了工程的扩大、加项、变更等一系列的设计变化，应把它们同其相应的工程设计归为一卷。档案组卷是档案管理工作的跟本，也是档案归档的成果，案卷的质量直接关系档案管理工作的质量，也影响着以后档案的利用，所以应做到高质量的组卷，建立高质量的档案管理体系。

3.3规范的案卷编目，便于档案的利用

案卷编目是档案整理过程中的一项主要工作，规范的编目工作正确反映案卷系统整理成果，揭示出案卷内档案材料的内容与成分，固定案卷内档案资料的排列顺序和位置，内容包括：编页号、填制卷内文件目录、填写备考表、填制案卷封面及案卷脊背编制等，这些工作看似简单却最能反映档案管理的水平和质量。规范准确的案卷编目，便于监督水利工程档案的完整与安全，其成果也是检索档案的基本工具，可以迅速、准确地查找工程档案，更好的为水利工程建设提供利用。

4　加快水利档案网络信息化管理进程

随着办公自动化程度越来越高，水利工程电子材料所占比例也越来越大。电子档案是社会发展进步的表现方式，这就需要将纸质档案电子化，以适应飞速发展的办公现代化要求。首先，档案部门要添置计算机软硬件设备，通过计算机系统软件的操作进行著录、编目，逐步建立局域网，实现工程档案的信息共享。其次，档案目录及全文的数字化，加快了档案信息技术的广泛采用，推进了档案电子政务进程，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。最后，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快档案信息数字化的进程。

5　提高档案管理者的综合素质

单位研究领域的拓宽，内容的丰富，载体形式的变化，对水利工程档案管理者的整体素质提出了更高的要求。做好水利工程档案管理工作，一要优化知识结构，主动学习，拓宽水利专业和档案专业知识面。二要强化专业技能，提升水利工程档案管理业务能力，发挥好主观能动性。三要增强服务意识，树立事业心和责任感，确保水利工程档案的可靠性，安全性，完整性。档案管理人员要加强自身综合素质修养，做好水利工程档案管理，更好的服务于水利现代化建设。

（责任编辑赵其芬）

【中图分类号】G27

【文献标识码】B

【文章编号】1009-6159（2015）-09-0020-02

收稿日期：2015-05-10

作者简介：赵金玲（1973—），女，馆员