浅谈水利工程建设各阶段监理资料的内容与管理

查 燕

（陕西省水利工程建设监理有限责任公司 陕西 西安 710032）

工程建设监理资料具有价值性、时效性、准确性、系统性等特性，其本身的管理是指在工程建设过程中，监理信息的收集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。而资料管理的目的就是通过有组织的信息流通，使监理工程师能及时、准确地获得相应的信息，更好地指导监理工作，同时反映了监理工作的开展及工程进展情况，是监理工程师进行决策的重要依据，因此监理规范明确指出“总监理工程师组织整理监理合同文件和档案资料”。在工程建设过程中，监理单位必须高度重视工程监理材料收集和整编工作，做到监理资料收集、整理、形成与工程建设同步，并将资料收集、整编的管理工作作为工程管理的重要内容之一进行管理。

1 工程建设前期

从工程监理招投标开始，工程建设监理资料就开始形成。工程建设前期的监理资料包括监理招标文件、监理投标文件及建设监理合同等，监理招标文件是对监理工作的总体要求，是保证监理工作开展的前提条件；监理投标文件是对招标文件的响应，是监理工作开展的总体规划；建设监理合同就是保障监理工作实施过程重要依据。工程建设前期的监理资料虽然内容不多，但是监理后期工作开展的基础，是监理后期工作的评价与总结的依据，因此从监理工作一开始资料管理人员就应当收集监理招投标文件及合同等监理资料，而且这些资料要保存直至工程结束，甚至有些需永久保存，应特别做好资料的管理工作，以保证资料的价值性。

2 施工阶段

工程建设施工阶段是监理工作实施主要阶段，也是监理资料形成的主要阶段，整个阶段的监理资料多而且较为复杂，是整体监理资料管理的重点，而施工主体阶段又分为三个阶段：施工准备期、施工期及施工验收期，因此监理资料也相对应呈现三个管理过程。

（1）施工准备期

施工准备期是指在施工单位为工程正式开工前做的施工准备的时段，监理单位同时为开展监理工作的准备阶段，此阶段监理应收集的资料包括：工程建设相关的建设法规及规范、工程建设项目的设计文件、施工合同文件及建设相关的资料等。这些资料是监理实施过程中不可或缺的技术资料，为监理工作的开展提供了有利保障，但并非监理工作形成的资料，因此在资料管理过程中应针对性的分开保管，避免造成工作的不必要失误。

在施工准备期监理机构应在这阶段完成监理机构的组建及总监理工程师的任命，编写完成监理规划、监理细则、建立监理工作制度以及核查施工人员及施工机械、核查并签发施工图纸、批复施工单位的施工组织设计、签发工程开工令、组织进行工程项目划分等工作，同时也就形成了相应的监理资料。这些监理资料是工程开工实施的基础，是监理工作正式开始的标志，为后续监理工作的实施起到关键作用，在资料管理过程中应侧重于时效性的保管。

（2）施工期

施工期的监理资料是工程项目实施阶段监理工作的客观反映，是监理工作的实时记录，是工程竣工验收的重要依据。施工期监理资料的管理是个逐步完善的动态过程，随着工程施工的进展，不断丰富监理资料的内容，针对内容的扩展，要及时的收集整理，避免监理资料的遗失或缺失，主要的监理资料应从基本资料、质量控制文件、进度控制文件、投资控制文件及各方联系文件等方面来收集管理，在资料管理过程中应侧重于准确性的保管。

基本资料包括监理日志、监理日记、旁站监理值班记录、监理巡视记录、监理月报等文件资料，主要是监理机构在日常监理工作情况以及工程现场进展情况的记录，监理机构根据平日在监理日志或监理日记、监理旁站记录、监理巡视记录等记载可以较准确的提供依据，作出合理的审核结果。

质量控制资料包括原材料报验资料、重要隐蔽工程联合验收资料、工程评定资料、监理跟踪与平行检测资料、施工技术方案的批复表、整改通知等文件资料，主要是监理机构对所有施工质量活动及质量活动相关的人员、材料、工程设备和施工设备、施工工法和施工环境进行监督和控制，并按照事前审批、事中监督和事后检验等监理工作环节控制工程质量的记录，为工程质量的评判打下坚实的基础。

进度控制资料包括分部工程开工通知、施工进度计划的批复表、施工进度延期的批复表、暂停施工通知、复工通知等文件资料，主要是监理机构在工程项目施工过程中，依据控制性总进度对施工单位分阶段提交的施工进度审查记录，同时也是对控制性总进度计划优化、修改和调整的有效依据，为工程顺利实施提供了技术保障。

投资控制资料包括预付款支付证书、工程计量签证、进度款支付证书、变更项目价格签认单、工程索赔费用审核表、最终付款证书，主要是监理机构依据工程建设的设计文件，按照施工合同的约定，根据现场量测结果，对工程分阶段进行工程投资控制的记录，是工程施工施工费用控制和管理的重要依据，为维护施工合同双方的利益提供了可靠的保障。

各方联系资料包括会议纪要、监理报告、监理通知、监理机构联系单、监理机构备忘录、监理收发文登记表等，主要是监理机构对参加工程建设的各方之间的关系以及工程施工过程中出现的问题和争议进行调解的记录，是工程建设各方信息沟通的重要手段，为工程建设各方提供了信息交流的平台。

（3）施工验收期

水利工程在竣工验收，必须要经过分部工程验收、单位工程验收及合同项目完工验收等过程，在此期间监理机构应组织检查施工单位的工程完成情况并审核施工单位提交的工程验收资料，特别在单位工程验收及合同完工验收前，监理机构还必须完成单位工程验收监理工作报告和合同项目完工验收监理工作报告，验收监理工作报告就是对施工阶段监理工作的总结,同时监理机构必须在单位工程验收前应整理相应的监理资料以备检查。至此施工阶段的监理资料已全部形成，监理资料的管理由收集转变为整理，而且随着时代的进步，科学技术的日新月异，施工过程中形成的各种监理影像资料，利用先进的科学技术产品予以保存下来。施工验收期的资料管理应侧重于系统性的整理保管工作。

4 竣工验收阶段

水利工程的竣工验收分为竣工技术预验收和竣工验收两个阶段。监理单位在竣工技术预验收前要完成工程建设监理报告，同时监理单位工程竣工资料应按照水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表归档组卷，监理单位工程竣工资料由工程建设监理工作报告、监理管理文件、监理技术文件、监理影像资料等四个部分组成，而且档案资料的编制及装订必须符合建设工程档案管理规范要求，而后移交给工程建设单位保管。所形成的监理档案资料作为工程竣工验收的部分资料进行验收，监理单位按照建设工程档案管理规范要求，留存相应的监理资料以备单位后续的管理和发展参考使用。

5 工程建设监理资料管理的意义

（1）监理资料是检查监理工作质量的重要依据。监理资料开始从编制监理投标文件、监理规划、监理实施细则、原材料报验审批和隐蔽工程验收、进度控制、投资控制直至工程验收文件等等，都体现了监理人员认真、及时、准确的劳动的成果，集中反映了监理工作的质量和水平，是监理工作的评定考核的主要依据。

（2）监理资料是工程验收后运行管理的依据。工程竣工交付使用前，都应做工程试运行而此时监理的工程资料都会记录相应时间段内的所发生的实时数据，一方面是检验对工程本身是否满足本工程的设计规范要求，另一方面是记录工程为达到设计规范值时的边界条件。工程竣工验收交付使用后，如出现一些问题，便可通过监理资料予以查找，包括监理日志、监理旁站记录、试验检测报告，使用设备的运行情况，通过分析实时数据的对比试运行期内的参数，便能准确找出问题的原因，从而为维修处理工作提供可靠的依据。

（3）监理资料是追溯工程项目建设过程中的主要证据。监理资料来源于客观实际，来源于日常的监理工作日志、监理旁站记录，来源于监理的检查验收和巡查记录以及有针对性的工程抽样检测等，更是由于监理单位是独立、科学、专业的组织生产机构，经过专业的监理人员比较详细客观的记录工程建设生产的工作施工过程，加上又有专门监理工作的资料员进行及时收集、整理、归档，对工程出现的问题和争议的地方，均可通过查阅对照监理工程资料找出相关的资料作为证据，以便于及时合理的予以解决。

总之，经过工程实践证明，凡是经过科学、系统整理的监理工程资料都能对工程建设过程中出现问题、争议以及涉及法律法规的地方作出准确的判别信息；反之，工程监理资料的杂乱、零散，无法对工程建设提供准确的判断，甚至可能给出误导信息。因此做好工程监理资料的管理工作对监理工作的实施以及整体工程建设的实施有着巨大的推动作用。陕西水利