外贸跟单员业务能力提升的策略分析——以宁波雨美世纪进出口有限公司为例

石丹静，曾 虹

（嘉兴职业技术学院，浙江 嘉兴 314000）

1 外贸跟单员工作内容与职责

（1）外贸跟单员的工作内容。外贸跟单员是指出口贸易业务环节，在外贸业务员签订贸易合同后，承担各类单据流转，衔接备货、订舱、报检、保险、报关等环节，协助外贸业务员按贸易合同规定交货的业务助理，是代表公司选择生产加工企业，指导、监督其完成生产进度以确保合同如期完成的人员。外贸订单签订后从备货到出货直至结汇，这一外贸流程中的所有环节都需要外贸跟单员去安排和处理。

（2）外贸跟单员的工作职责。作为一名跟单员，最重要的使命是使订单顺利地完成，而做到这个就需要履行下列工作职责。①了解客户对产品的要求。在不了解产品的情况下跟单是一件很危险的事情，自己都不了解产品就无法向供应商解释产品的细节问题，使供应商了解公司对产品的要求，所以积极与业务员联系，了解客户对产品的要求是跟单员开展后续工作的前提。接到订单后，需要仔细阅读订单，了解产品的包装、交货期等要求。②选择合适的供应商。对于跟单员来说选择一个好的供应商对于后期跟单业务开展是非常有利的。首先供应商的价格要合适，在价格合适的基础上选择配合程度高的工厂，后期工作开展就会比较顺利。比如：在交货期紧张的情况下，配合程度高的工厂会将公司的产品提前生产，这对于公司赶上交货期交货是很关键的。一般来说长期合作的厂家在配合程度上较好。然而在竞争日益加剧的情况下，还是需要不断开发新的供应商，新的厂家为了寻求长远合作，在合适的区域内，会给出一个最优惠的价格。③跟进产品生产进展。无论是前期的打样还是后面的大货，作为跟单员，与供应商的联系是必不可少的，尤其是打样阶段，一般客户的对样品交期的要求是比较短的，大概十天左右，而工厂的打样时间需要一个星期左右，快递到国外差不多要3天，所以免不了要催促供应商尽早安排打样，以留有充足的快递时间。等到后期，在大货生产完成后还要安排验货，要和供应商商量好验货日期，不能等到第二天要进仓了，才安排QC验货，一旦出现大的问题，需要整批货重新包装或者更改的话，势必无法进仓，错过船期。所以做好一名跟单员除了要时刻跟进产品的生产进展，还要安排好打样、验货的日期。④处理好各单据。除了与供应商做好沟通，跟进货物的生产情况，处理好各种单据也是跟单员的工作内容之一。一项产品的出口要经历订舱、报检、报关等众多环节，涉及大量的外贸单据，如：报关单、报检单、C/O、PL等。公司单证员负责制单，跟单员需要做好单据收集、保管工作，在适当的时候交给业务员，由业务员寄给客户或者交给相关部门办理相关手续。合同、商业发票、装箱单、采购单等，需要跟单员备份，并且按顺序整理好，这样如果后期客户返单，就可以很方便地找到之前的数据，更加快速地处理好单据。

2 跟单员工作开展乏力的原因

（1）对产品的熟悉度不够。无论从事什么工作，都要对工作内容有一个充分的了解。对于跟单员而言，充分了解所跟进的产品是至关重要的，然而很多跟单员对这一点并不是特别重视。就宁波雨美公司而言，主营箱包类产品，作为跟单员就不能仅局限于对产品的材质、包装方式、用途等表面的了解，还需了解产品logo的印刷方式，面料是否需要上浆或者涂层，辅料是不是常用的尺寸，是否需要开版。这些产品相关参数跟单员必须了然于心，否则很可能会陷入一种“人云亦云”的状态，供应商说什么就是什么，自己无法对产品有一个预估。而在公司很多跟单员都没有意识到这一点，一心只是想快点完成工作，可以跟进下一个订单，这样会导致后期的结果与的预期不一样，最终造成客户对产品的质量不满意，需要重新打样，严重的话需要重新生产大货。所以对产品的了解还包括对产品面料的了解，对产品工艺的了解，对各种印刷方式的了解，这些对于跟单员跟进好一个订单是非常重要的。

（2）与其他部门业务衔接不畅。跟单员的工作因为涉及的部门和环节多，而整个合同必须在有限的时间内完成，所以需要若干项工作同时开展，而不是一个工作结束了再处理下一个，习惯了按部就班工作的新晋跟单员往往难以适应。在宁波雨美公司，跟单员要和多个部门打交道，如：业务部、财务部，还要和单证员沟通，在这种的情况下，一个环节出错就会导致其他部门的工作无法顺利开展。就打样来说，跟单员既要去工厂拿样品还要预约国际快递，还需要拍样品照片给业务员，无论哪一项没有处理好都会影响到业务员后续工作的开展。

（3）工作的使命感不强。朝九晚五的上班时间除外，对于跟单员而言，休息时间也会需要处理订单。工厂基本是全年无休的，那么作为和工厂联系的跟单员也需要时刻“在线”，有时工厂有问题要询问，无论是不是周末都要处理好；有时打样的样品来不及快递，周末就要自己去工厂拿；也可能工厂赶不上交货期，就需要提早和业务员沟通好，以便业务员可以和客户反馈。对于很多跟单员而言，占用周末休息时间是难以接受的，总觉得一个星期的工作已经很累了，周末应该是用来轻松娱乐的，周末加班是不合常理的。因此会出现“臭着脸”去加班或者故意不去工厂取样品的情况，这对于一笔订单的完成是有很大的阻碍的，延迟寄送样品，就会使产品完工推迟，就无法在交货期内完成订单。其实这些都是因为工作使命感不强，作为一名跟单员就要有一种精神，心中时刻有订单，让自己时刻保持最佳状态，以一种轻松的心情投入工作。

（4）人际关系的处理能力不强。跟单员的工作需要与业务部、供应商、货代等多个部门的工作人员打交道，就需要具备要有良好的人际关系处理能力，这会使跟单员工作开展得更轻松，更方便。在企业中，不会处理人际关系也是一个很严重的情况。常常可见这样的情况，身处职场，有些人可以在谈笑风生中和其他部门的人打好关系，做好订单，而有的跟单员遇到一点工作上的不顺就要和别人争得面红耳赤。善于沟通的跟单员，能够与各个部门衔接自如，把订单处理得如鱼得水。相反，有些业务员缺乏良好的人际沟通技巧，在订单跟进过程中处处受阻，这种情况会打击跟单员的自信心，也会影响到订单的完成。

3 外贸跟单员能力提升策略

（1）增加对产品的熟悉程度。跟单员是外贸业务员与供应商之间联系的桥梁，只有熟悉了产品，才可以在双方之间起到沟通作用。针对跟单员对产品的熟悉度不够的问题，应该让跟单员多去样品室熟悉产品；另外也应该创造更多的机会让新晋的跟单员在到工厂车间参观产品生产，了解每一个生产的步骤，熟悉生产产品的细节，这样有利于跟单员了解生产工艺，对以后跟进类似产品的订单也有很大的帮助。

（2）实时更新工作流程表格。古语说得好“好记性不如烂笔头”，跟单员的工作比较繁杂，事情多了会记不住，跟单员应该根据工作流程建立一个表格，每做好一项就记录一下完成时间，完成情况，每天都可以打开文件确认一下，这样就不易出错，能更好地安排好自己的工作。对于一些较细的工作，应该记录在随身携带的笔记本里，按不同订单或者供应商做好分类汇总，这样可以更好地完成每一笔订单。

（3）增强员工的工作使命感。现如今各个公司都很重视企业文化的建设，力图让员工对企业有归属感，更加努力地工作。长期周末时间加班，会让员工比较反感，员工不仅无法好好休息，也不会愉悦地开展工作。针对这一点，可以用加班工资和福利吸引员工，多劳多得，这样就可以调动员工的积极性，不会让跟单员不情不愿，也可以增强员工的向心力，以更加饱满的热情投入工作。

（4）跟单员的自我提升。以上的三点都是从企业层面提出对策以期提高跟单员的工作能力，而跟单员的自我提升也是非常重要的。作为一名跟单员首先要有不断提升自我的想法，否则外界所做的努力都无法真正起到作用。另外，在有了想要自我提升的想法之后，还需要积极地采取行动，多总结经验，反思自我，找出工作中的不足之处，加以改进。遇到工作上的难处，应虚心向前辈请教，也可多浏览外贸类论坛，学习其他外贸跟单员的工作经验。处处做有心之人，不断在工作中历练，长久的积累之后必将锻炼为一名优秀的外贸跟单员。