关于新设本科院校综合档案室升级档案馆的思考

沈维诗,许　(上海第二工业大学档案馆,上海201209)

关于新设本科院校综合档案室升级档案馆的思考

摘要:通过探讨新设本科院校的综合档案室升级为档案馆的发展动因及变化特征,阐述了目前存在的发展瓶颈问题并提出了解决策略,旨在为其他同类院校档案机构建设提供实践参考。

关键词:新设本科院校;综合档案室;升级;档案馆

0　引言

本文所涉及的新设本科院校是指1999年以来新设的本科学校。新设本科院校的诞生是我国高等教育由精英教育阶段迈入大众化教育阶段的时代产物,其发展可谓突飞猛进。根据2013年11月由应用技术大学(学院)联盟和地方高校转型发展研究中心联合发布的《地方本科院校转型发展实践与政策研究报告》,1999年以来我国新设本科学校共有647 所,约占全国普通本科高等学校数量的55.3%,占非“211”普通本科高校数量的61.3%[1]。我国新设本科院校的迅速发展不仅使我国高等教育实现了跨越式发展,也让其档案管理机构得到了前所未有的发展契机,越来越多的综合档案室正走在升级为档案馆的道路上。

1　新设本科院校综合档案室升级档案馆的动因

当专科学校提升为本科院校以后,对内部管理工作的要求都会有所提高。因此,进入快速发展时期,档案管理机构由综合档案室升级为档案馆也在情理之中。

1.1内在动因——与学校发展规模相适应

毫无疑问,一个学校从专科层次变身为本科层次的经历是对学校的一种全方位的提升。以笔者所在学校为例,10年不到的时间里,从“升本”前全日制在校生规模为3 000人的高等职业学校,到“升本”后本科学历教育在校生规模为5 000人的普通高校,再到“十二五”期间的12 500人规模,办学规模如此快速地增长给学校的各方面都带来了新的要求、新的发展。随着办学规模的扩大、高校管理水平的提高,各门类档案数量也随之激增,学校的原档案管理机构也势必有所调整以适应学校的新发展。

1.2外在动力——与机构发展规律相适应

根据2008年9月起施行的由教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》(简称“27号令”)第二章“机构设置与人员配备”中第六条的规定,“具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆:(一)建校历史在50年以上;(二)全日制在校生规模在1万人以上;(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室”[2]。可见,档案馆是综合档案室发展的方向,是高校档案管理机构的高级阶段。

2　综合档案室升级档案馆的变化特征

综合档案室升级为档案馆,虽然从文字上看,区别只在于一字之差,然而对于高校档案管理机构而言,其职责、功能、运作均会发生深刻的变化。

2.1服务社会化

通常认为,档案室是“各组织(包括机关、团体、学校、工厂、企业、事业单位等)统一保存和管理本单位档案的内部机构”[3]。统一管理本单位档案和主要为本单位服务,是档案室区别于档案馆的本质特征[4]。可见,档案室档案的提供利用主要是一种内部行为,但是,一旦升级为档案馆后,就意味着服务对象将从本单位进一步向社会扩展,特别是在响应国家档案局提出的夯实档案“三个体系”建设的时代背景下,高校档案馆必然要勇于承担起向社会开放档案、为社会各界服务的职责,彰显科学文化事业机构的特性,展现现代高校的社会责任。

2.2功能多元化

人们印象中的档案部门总是以收藏资料为主要目的,但事实上,档案部门的功能远非如此简单。特别是在综合档案室升级为档案馆后,其服务范围扩大的同时,功能也在不断丰富,除了传统的档案编研、举行展览等开发档案资源的功能外,高校档案馆还要结合学校的办学定位和学生的培养要求,紧紧围绕学校教学中心工作不断拓展档案机构的功能。例如,可以通过将档案馆设为文秘等相关专业学生的实习基地、把档案馆作为有关专业学生上档案管理课程的实地考察基地、由专职档案管理人员为学生讲解档案管理实务课程等新举措,打造档案馆服务师生的新平台。

2.3运作专业化

如果把档案室的专业人员比作全科医生的话,那么档案馆的专职人员无疑就是专科医生了。的确,当档案机构发展到档案馆阶段的时候,其工作职能、工作负荷及工作要求等都比在档案室阶段要有所提高,这也是我们能在多家知名高校(如复旦大学、上海交通大学等)档案馆看到他们根据馆内业务范围设置了业务指导、保管利用、数字化制作、史料编研等科室的原因。一般情况下,高校档案馆内设机构可以按照档案分类、职能、校区等依据进行划分[5],针对不同业务进行分工,落实岗位责任制,便于提高机构整体运作的水平与效率。

3　新设本科院校综合档案室升级档案馆的发展瓶颈

与同类新设本科院校比较,综合档案室能够顺利升馆的高校,在档案机构建设方面还是走在前列的,但是依然不可否认的是,目前很多新设本科院校的综合档案室仅仅是“名称升馆”,还存在着一些瓶颈问题制约着“实质升馆”。

3.1人员编制数量不足

早在20世纪80年代,国家教委、档案局在《关于加强高校档案工作的几点意见》中就曾明确要求,“高校档案机构人员编制为:专科学校1∼3人,本科院校3∼5人,重点院校5∼8人;工作量特大的院校,经主管部门同意,可以从实际出发配备”[6]。但从笔者了解的情况来看,目前大多数新设本科院校的档案人员编制距此规定相差甚远。首先,仍维持原尚未“升级”时综合档案室人员的配备数量,一般配置以1∼3人居多,在学校“升本”后规模扩大、档案数量激增的情况下,数量极为有限的专职人员面对工作已经深感力不从心。其次,综合档案室在“升级”为档案馆后,未增加人员编制的情况往往较为突出,导致现有的专职档案人员只能应付基本的日常事务性工作,根本无暇顾及更深层次的档案资源开发和利用工作,这无疑对未来学校档案管理工作的深度发展埋下隐忧。

3.2从属地位受到牵制

从历史来看,原新设本科院校的“综合档案室”大多挂靠校长办公室,因此其从属性质相当明显,即使在成立“档案馆”后,这种情况也依然未得到彻底改观。档案管理工作是一项专业性较强的业务,在实际工作中,这种隶属关系已越来越不适应档案工作发展的需要。因为在这种情况下,对部门领导来说,工作重心不在档案管理,所以一般都不会优先考虑档案工作;而对于专职档案人员来说,本职工作已经力不从心,但还要为所属的部门做补台工作;对于校内其他部门来说,因档案机构不是独立对外的职能处室,对于“边缘化”部门的“发号施令”作“边缘化”处理也就在所难免。

3.3馆舍面积寸土尺地

就目前大多数新设本科院校的档案馆舍来看,拥有独立楼宇的几乎不存在,通常都是在行政办公楼或者图书馆楼一角设置档案专用库房、办公室和阅档室,这对档案的保管会带来安全隐患。如今随着档案数量的日益增多,特别是在加大实物档案收集的情况下,现有库房的空间存量几近饱和;随着数字化外包服务的开展,专业公司人员和设备的进驻,档案专职人员的办公空间也变得拥挤不堪;由于没有专门的整档工作室,通常档案管理人员也会将阅档室作为主要工作场所,但是一旦碰到查档利用者和归档人员人流叠加、混杂的情况,有限的阅档室空间立刻显得捉襟见肘,并易造成档案内容的泄流情况。可见,狭小的馆舍空间制约了未来档案馆功能的拓展。

3.4信息孤岛难以消除

数字校园的建设正在各个高校如火如荼地进行,各种管理系统也在校园内各个部门中广泛使用。目前,除了某些拥有相当技术实力的名校会自主开发学校统一门户的公共数据平台外,新设本科院校各部门通常都会根据各自工作所需自行采购管理系统,有些系统更换的频率还很高,从而导致不同的管理系统不能直接对接,信息共享产生困难,资源建设存在重复浪费现象。

3.5资源开发力不从心

如今,档案作为一种信息资源的概念已经深入人心,档案信息资源的开发亦是当前档案管理工作的重中之重。然而,对于新设本科院校的档案管理人员来说,由于受到编制的困惑,平时只能忙于档案的收集、整理、归档等日常工作。因此,在面对信息资源开发这个问题的时候,新设本科院校的档案工作者常常有心而无力,在实际工作中只能将此搁置一边。

4　新设本科院校档案室升级档案馆的建设策略

为更好地适应社会环境的变化、高等教育的变革,新设本科院校在未来的档案机构建设过程中急需在全员意识、个人思想、工作方式、管理体制、运作模式、队伍组建等方面进行努力。

4.1提高全员档案意识,争取校级领导重视

做好高校档案工作,提高全体教工的档案意识是基础,得到校级领导的重视是关键。首先,要多渠道、多手段进行宣传以进一步强化全员档案意识,积极组织学校兼职档案员学习国家和本省市关于档案工作的一系列法规、文件,深入贯彻落实《档案法》和“27号令”的精神,不断加深对档案工作重要性的认识,增强做好档案工作的历史责任感和时代紧迫感。其次,主管档案工作的校级领导应高度重视档案工作,真正将档案工作列入学校发展规划,把档案工作列入学校决策层的议事日程,切实制定措施解决学校实际档案工作中的重大问题,为保证档案工作的有序开展建立长效管理机制,在人力、财力、物力3个方面给予支持并得到永久保障。

4.2通过“有为”而“有位”,争取社会地位提升

毋庸置疑,在高校中,档案工作相比于教学、科研等核心事务只能属于支撑服务部门,处于边缘地位。笔者认为,这种情况必须通过档案工作者自身积极有为的努力才能改善。首先,要善于学习,增加新知识储备,培养组织管理技能,提高创新能力、沟通能力、执行能力以适应现代化管理的需要。其次,要苦练内功,熟练掌握档案工作的特点和规律,积极指导各个部门做好档案工作,努力提高操作实效。再次,要完善服务,在“以人为本”的理念指导下主动为师生、校友、社会提供高效、优质的服务,例如通过平时的档案利用工作让更多人体会到档案的重要性,采用档案展览等宣传方式让更多人感受到档案的影响力,利用档案编写史料让更多人领会到档案的实用性和史料价值。

4.3强化横向沟通效能,争取职能部门支持

美国著名未来学家约翰·奈斯比特说,未来竞争将是管理的竞争,竞争的焦点在每个社会组织内部成员之间及其外部组织的有效沟通上。对于正处成长期的新设本科院校档案机构来说,如何协调好与其他职能部门的关系、以最大化利用现有资源为档案工作发展服务是关键。首先,要做好与各职能部门领导的沟通,由领导组成档案工作委员会,建立例会制度,定期召开会议沟通,通报近期档案工作的重点、难点、要点,共同商讨解决方案。其次,要充分利用政策,及时主动地搜集有关职能部门最新工作动态,勤跑多问,找准与本部门工作的结合点,特别是在信息系统的开发、信息资源的共享问题上,尤其要加强相互合作,协力互赢。再次,要注意“情感投资”,急人之所急,需人之所需,在平时工作中尽量给予其他部门帮助与支持,在人情文化根深蒂固的中国,同事之间的良好关系是推动工作有效开展的催化剂。

4.4借鉴处馆合一模式,争取机构独立建制

长期以来,无论是综合档案室还是档案馆,实则肩负业务指导和实践操作双重管理职责,但是在高校的机构划分中,却时常把档案部门作为业务部门而弱化了其行政管理的职能。这种情况就导致了档案部门在学校难有“话语权”。如果挂靠的部门在校内也没有“实力”的话,工作就更难开展了。因此,笔者建议借鉴国内其他省市的做法,根据《江西省实施〈高等学校档案管理办法〉细则》第八条规定,“高校应当设立独立建制的档案馆,规模较大的学校应设立档案处,实行两块牌子一套人马,合署办公”[7],而《安徽省高等学校档案管理实施办法》的第六条则明确指出“档案馆必须独立建制”[8]。这种确立了行政职能的独立建制机构设置有利于新设本科院校统一档案工作指导思想,提升档案工作的整体管理水平,有利于专职人员安心工作、谋求档案工作的深层次发展,更有利于学校档案机构的良性发展,以达到更好地为学校中心工作服务的根本目的。

4.5丰富资源开发主体,争取各种外力支援

有文献指出,我国档案的开发利用率不足5%,而欧美一些国家的开发利用率己超过60%[9]。究其主要原因,笔者认为,一是资源开发的主体多,在欧美,档案馆并非是档案信息资源开发的唯一主体,相当数量的可获得性档案信息资源(主要是各种类型的全文数据库)主要还是由其他公益性机构、商业机构开发的,或者是与档案馆联合开发的[10];二是充分借力,如英国国家档案馆在档案信息资源开发时就采取了组织社会活动、开展志愿活动与应用社交媒体等新方法借助公众力量来促进档案信息资源开发[11]。受此启发,笔者建议新设本科院校档案馆在缺乏人手的情况下进行档案信息资源开发时必须寻求多方外力支援。首先,可以引入外包机制,由第三方专业机构根据需求定制开发资源库;其次,可以邀请一些老教工做兼职,利用他们熟悉学校发展历史的特点深入挖掘档案资源;再次,可以利用新媒体向校友推送学校档案工作的动向,搜罗更多有关的档案信息资源。

4.6实行分类管理制度,争取人力资源充沛

当新设本科院校档案馆为专业人员配备不足而犯愁的时候,不妨放眼海外,借鉴一下美国的做法。美国高校档案管理机构的人员主要由3部分组成:专业馆员、支持职员、临时学生助理[12]。对于编制有限的新设本科院校来说,除了可以通过招募勤工俭学的学生助理从事辅助性操作工作外,还可以通过第三方劳务派遣的形式雇佣外聘员工,让这些相比于学生助理要更为稳定的外聘员工从事已经标准化了的基础性事务工作。这样,就可以形成一个以精干的专业馆员为中心、以稳定的外聘员工为基础、以临时的学生助理为补充的档案馆人力资源体系,由此,可以将数量有限的专业馆员从繁杂的事务性工作中解放出来,尽心做好全局组织管理,净心从事专业研究。

5　结语

随着我国高校规模的扩大,高校档案不断增多,现有的综合档案室无论从体制、编制、财力上都不能适应日益发展的高校事业,成立档案馆是适应新设本科院校发展的需求,也是实现高校档案价值最大化的平台。身为新设本科院校的专职档案工作者,我们切莫将“升馆”作为工作的终极目标,要深刻意识到“名称升馆”是一时之事,“实质升馆”才是长期奋斗目标,对于当前乃至未来碰到的难关,要静下心来多想想、多看看,积极探索有效的解决途径,为档案馆的内涵建设创造条件,让高校档案资源发挥应有作用,辐射更多受益者。

参考文献:

[1]应用技术大学 (学院)联盟,地方高校转型发展研究中心.地方本科院校转型发展实践与政策研究报告 [EB/OL].(2013-11-30)[2014-05-08].http:// wenku.baidu.com/link?url=-Ok3zBYoDoouyIOvITqYph 5OozLXRW9GX4RlmKgIKeE4cBuFP9elKaXSS03T1Re P4XFxrciglHW-HmAT7xfftP_1Z2N1mf_5EjFozl4B8i.

[2]教育部办公厅.《高等学校档案管理办法》解读[M].北京:高等教育出版社,2010.

[3]黄霄羽,赵传玉.论高校档案馆建设的指导思想[J].档案与建设,2006(1):20-22.

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[6]国家教委,国家档案局.关于加强高等学校档案工作的几点意见.[EB/OL].(2009-12-22)[2014-05-20]. http://baike.baidu.com/view/3102003.htm.

[7]江西省教育厅,江西省档案局.关于印发《江西省实施〈高等学校档案管理办法〉细则》的通知[EB/OL]. (2012-02-03)[2014-05-25].http://www.jxedu.gov.cn/ zwgk/zwggjx/2012/02/20120203021225506.html.

[8]安徽省教育厅.关于印发《安徽省高等学校档案管理实施办法》的通知[EB/OL].(2009-11-17)[2014-05-28]. http://www.ahedu.gov.cn/164/view/4869.

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[10]章燕华,徐浩宇.国外档案信息资源的开发现状及特点分析[J].浙江档案,2006(2):7-9.

[11]张学斌.国外档案信息资源开发的新方式探析——以英国国家档案馆为例[J].档案与建设,2014(3):15-18.

[12]包海峰.高校档案馆组织结构优化研究[J].黑龙江档案,2013(4):23-25.

中图分类号:G271.2

文献标志码:B

文章编号:1001-4543(2015)03-0266-05

收稿日期:2015-01-04

通讯作者:沈维诗(1984–),女,上海人,馆员,硕士,主要研究方向为档案管理。电子邮箱wsshen@sspu.edu.cn。

基金项目:上海第二工业大学校基金项目(No.EGD13XQD06)资助

Research on the Records Offices Upgrade to the Archives in the Newly-Built Undergraduate Colleges and Universities

SHEN Wei-shi,XU Fang
(Archives,Shanghai Second Polytechnic University,Shanghai 201209,P.R.China)

Abstract:In recent years,more and more records offices have upgraded to archives in the newly-built undergraduate colleges and universities.The characteristics of evolution and the causes of development of the records offices upgrading to archives in the newly-built undergraduate colleges and universities is revealed.The bottle-neck problems,and puts forward some suggestions is presented in order to give some practical reference for other similar colleges and universities.

Keywords:the newly-built undergraduate colleges and universities;records offices;upgrade;archives