关于加强高等院校学生档案管理的思考与探讨

周剑辉，谭伟贞

（湖南人文科技学校档案馆，湖南娄底 417000）

关于加强高等院校学生档案管理的思考与探讨

周剑辉，谭伟贞

（湖南人文科技学校档案馆，湖南娄底 417000）

高等院校是集中培养教学、科研骨干人才的重要基地。高等院校的学生档案记录着学生的学习、生活经历和成长过程，是社会主义现代化建设不可或缺的丰富的信息资源，关系着每一个学生的前途命运。通过分析高等院校学生档案管理工作中存在的问题，针对性提出了学生档案管理工作的方法和对策，对高等院校学生档案管理工作的革新具有一定的借鉴意义。

高校；现代化管理；业务素质；学生档案

学生档案管理工作是高等院校管理工作的重要组成部分，同时也是国家人事档案的重要组成部分，是高校学生在校期间学习经历、生活及成长过程中实践的真实历史记录，是高等院校对学生查询的原始履历和重要依据。同时也是学生就业及未来各级单位组织选拔、任用、考核的重要参考依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。因此，加强高等院校学生档案管理工作不言而喻。

然而，从社会的角度进行观察，伴随社会竞争的日渐激烈，各类学历造假、档案作假，以及学历篡假等不道德的事件在当今社会上时有发生，使学生档案的权威性、严肃性、社会公众性受到影响和致疑，直接降低了高校学生质量的公信力。

同时，从从档案本身来看，仍有一部分高等院校不重视学生档案管理工作，体现在存档整理不规范、内容过旧不及时更新、信息不全面。目前，很多的高等院校学生档案的管理一般都由学生管理部门进行对接管理，并将学生档案的整理交由二级院系来完成。在此过程中，由于院校领导不够重视，加之没有配备专职人员、院校缺乏监督检查机制和业务指导，无疑导致上面检查走形式、走过场的情形。因此，尽管在飞快的信息化、网络化社会里，高职院校学生档案在查阅内容中，仍然是主观评价多为套路化语言，往往给人千篇一律的感觉，其学生的个性、特点、优势等提供给用人单位选拔人才的信息不多，致使人才的错失任用机会。

基于以上两点，因此，学生档案管理工作应是高等院校新时代管理工作的重中之重。但如何做好学生的档案管理工作？保护学生档案的真实性、有效性和参考性，我们应该提到议事日程。作为高等院校，只有强化管理体制的完善，定期组织抽样检查和系统考核，强化档案过程管理和监督，才会为档案的利用创造条件，才会为高等院校强化教学管理、输送优秀人才奠定基础。对此，我认为做好当前的学生档案管理工作应从以下3方面作为切入口。

一、领导的重视是档案管理的关键

一所高等院校的学生档案管理好不好，直接关系这所高校的教学管理水平的高低。然而，高等院校领导的重视是关键点。我们要深知，各级领导干部离不开利用档案，而档案工作要真正做好也离不开领导重视。领导工作同档案工作之间永远保持着密不可分的“鱼水”关系。

作为领导，不但要强化师生的档案意识，自觉支持和做好学生档案管理工作，更应要把学生档案工作纳入议事日程，把学生档案建设当做全校一项基础性的工作常抓不懈，做到规范化管理、阶段性监督与检查、动态性更性，杜绝疏漏、临时突击等现象。

同时，在加强管理的过程中，要认真落实档案管理所需的专职人员、专项经费和设备等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位。当然，更重要的是要把学生档案管理工作纳入二级院系考核指标，真正做到与工作人员的业绩考核挂钩。

此外，学校领导对档案工作价值要有高度认识，切忌言行不一致。简单地讲，就是态度决定高度。对档案管理人员来说，则更应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。从这个意义上讲，领导的重视是外因，档案人员是管理的内因，外因影响内因，内因支撑外因的作用。那么，档案管理工作人员如何发挥主观能动性，去争取领导重视档案工作呢？

一是加强专业素质的培养，真正做到爱岗敬业。高等院校所招聘的档案工作人员除了要热爱本职工作，忠于职守之外，平时要多加强专业知识的培训，特别是工作态度，只有这样才能让领导满意。

二是增强领导档案管理的意识。有些单位领导缺乏档案管理意识，对档案工作重视不够，认为档案工作不在一线，不紧迫，对搞好档案工作带来的益处认识不到位。因此，作为档案人员就要及时提供信息，从侧面启发领导重视该项工作，发挥档案管理的作用。

二、实现档案的现代化管理是做好档案工作的根基

随着网络信息时代的发展，当今有很多高等院校招生、学籍、就业等都已基本实现信息化和网络化的管理，这为学生电子档案的建设创造了条件。因此，实现档案的现代化管理是做好档案的根基。现代化管理简单地讲就是将网络信息化、信息普及化、普及正规化，从某个意义上讲就是依托互联网建设学生档案管理与服务网站，为学生和社会提供便捷、准确的查询、检索、认证和档案转接投递管理等服务，从而大大提高工作效率和质量。

1.要树立档案现代化管理的意识。随着社会经济和网络的不断发展，各类文档数量不断增多，这无疑给档案管理工作提出了新的要求。因此，为了应对和解决档案工作出现的新问题只有强化现代化管理意识，充分利用网络和信息等高科技，使档案管理变得更简单、更真实。

2.充分利用现代化技术整理档案。以往，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工为主，费时费力。而现在，电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，从而实现高效快捷的管理。

三、提高档案人员业务素质是做好档案工作的保证

档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员既要有高度的工作责任感和良好的职业道德，更要有细心的工作态度的乐于奉献的精神。当然，更重要的是要有扎实的档案管理的理论知识、过硬的先进管理方法和管理档案的技能，要熟悉自身业务，当好活字典，努力使自己具备信息知识和网络文化知识。

1.提高认识，健全制度，努力把好档案材料的收集关。档案管理工作人员务必要结合单位自身的管理体制、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系，协调好各部门，从而做到从上而下、左右协作的档案传递网络，做好档案收集工作的基础工作。其次，必须真正启动档案人才工程，培养世纪人才，将档案管理工作者的继续教育列入重要的议事日程。

2.创新工作思维，提高档案的利用率。作为档案管理工作者，不仅要利用计算机技术和相应的设备，将各种传统介质的干部人事档案信息，通过计算机技术转换为数字化的、可以被计算机识别的数字信息，组织加工整合成各种数据库形式进行存储，而且要通过网络和信息系统提供快捷方便的档案信息服务，提升工作的管理效率，真正实现数字化管理。这是时代发展的需要，也是参与国际竞争与交流的需要、加强科学的研究的需要、服务社会大众的需要，更是提高档案工作社会地位的需要。

综上而言，高等院校学生档案管理是一项非常迫切、非常重要的管理工作，也是一项系统工程，需要国家、社会、高校等各方面的广泛关注和大力支持。只有根据社会形势的发展变化和学生成才的需要进行不断地探索与创新，才能使高职院校学生档案管理工作取得长足的进步。

[1]王德欣.高校学生档案管理的新思路[J].兰台世界，2005，（8）.

[2]高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号，2008年9月1日施行.

[3]张明香.档案管理现代化进程中存在的问题及对策[J].办公室业务，2009，（8）.

[4]林柏瑞.浅析档案管理现代化[J].南方论刊，2009，（5）.

Reflections and discussion on strengthening the management of students archives in Institutions of higher education school

ZHOU Jian-hui，TAN Wei-zhen
（Archives，Hunan humanitiesscienceand technology school Hunan，Loudi 417000，China）

The university is an important base for the centralized training teaching，the backbone of scientific research personnel.Students of institutions of higher learning，students archives records the life experience and the growth process，is rich in information resource is indispensable for the socialist modernization，the relationship with every student's future and destiny.By analyzing the existing file management work of students in Colleges and universities，puts forward the method and Countermeasure of student archives management work，hasa certain reference to the filemanagementof the university studentwork innovation.

collegesand universities；modernmanagement；service quality；student file

[责任编辑 仲琪]

G717

A

1673-291X（2015）05-0267-02

2014-12-20

周剑辉（1975-），女，湖南娄底人，助理馆员，从事档案管理研究；谭伟贞（1970-），女，湖南娄底人，副研究馆员，硕士，从事档案管理研究。