论档案现代管理模式

2015-03-30吴建华归吉官

档案与建设 2015年2期

吴建华归吉官

(南京大学信息管理学院，江苏南京，210093)

档案工作发展至今，其现状是难以令人满意的。孤立、简单、静止、封闭的传统档案管理模式严重阻碍了现代档案工作、档案事业的进步与发展。为此，曾有学者坦言:“一种久已有之、较为普遍的现象值得引起现代档案工作者的深思：我们为社会精心保存的作为‘社会记忆’的档案，却很少引起广大民众的兴趣，有些人甚至不知道‘档案’究竟是什么，档案馆在何处。”［1］上世纪80年代以来，伴随着现代信息技术的飞速发展和广泛应用，成倍增长的电子文件已经被档案学界、业界自觉地纳入各自的研究范畴和实践领域。再加上近几年“大数据”的出现，其作为一种数据管理的理念和方式，对档案管理模式的变革也起到积极的推动作用。从纸质文件到电子文件，从数字化到数据化，从信息共享到信息价值共享［2］，这使得档案馆具有了数据高速增长并海量积累的大数据特征。如果现代的档案工作再沿袭传统的档案管理模式，那么必将使我们淹没在信息、数据的海洋之中。早在1996年第十三届国际档案大会报告中，加拿大著名档案学者特里·库克就指出：“确实，我们现在有机会通过向全世界展示如何避免淹没在无意义数据‘海洋’里和如何探求相互关联的意义或知识，来重新肯定我们专业的适用性。”［3］为顺应时代的发展和档案工作的转型，在内外力交叉作用下，我国的档案管理模式虽已发生一些变化，但是这种变化还不十分显著，目标也未很明确。

1 档案工作的立体（三维）发展

当前我国档案工作正处于立体发展的转型期，特别是在现阶段，档案工作表现为向文件形成阶段前移，向知识管理、知识服务深入，与社会化融合发展。

1.1 前移——实行全程化管理

档案管理工作前移，指导并监督文件的形成符合档案管理的要求十分必要，也是切实可行的。前端控制、全程管理思想虽然在电子文件管理中颇为盛行，但并不是电子文件管理的专利。早在纸质文件时期，这些思想便已初露端倪。例如，对归档文件质量的要求：纸张等载体要符合档案管理要求，归档文件材料书写时左侧应预留足够的装订空间，字迹材料要具有耐久性等等。这都是档案部门应该对文件形成部门进行指导和监督的范畴，也是职责所在。尤其在电子文件管理实践中，档案工作是否前移，前移是否到位，时刻关系着电子文件的生存状态。电子文件是一种极为“活跃”的文件类型，一旦失控将会威胁其真实性、可靠性、完整性、可用性。当然，我们所说的将档案工作向前移，档案部门加强对文件形成部门的指导和监督，是有一定适用范围的，就目前来说，仅限于一个单位内部是行得通的。但不能据此扩大到某一行政区的档案行政管理部门或者综合档案馆可以将档案工作前移，至少在目前缺少相关法律、制度依据的情况下是不可行的。不过，假如每一个单位都能把文件管理与档案管理理顺了，那么就无须为档案行政管理部门或者综合档案馆担心这些问题了。

1.2 深入——提供知识化服务

档案工作转型期不仅表现为档案工作向前移，还体现在档案工作向纵深延伸，提供知识化服务。提供知识化服务是档案知识管理的应有之义，是一种全新的服务理念和方式，是对档案实体管理与信息管理服务理念和方式的巨大变革。这符合时代的发展需要，也是促进档案工作的应有举措。如今，档案部门正面临着“信息爆炸”和“知识饥渴”的尴尬。在信息、数据不断膨胀的时代，档案部门提供简单的档案实体材料、档案信息服务已远远满足不了人们的需求。人们对信息的需求是无可限量的，并不止于对档案文献材料显性知识的获取，只是以往档案部门不注重挖掘潜涵在档案文献材料背后的隐性知识，使得人们对更深层次的信息需求无法激发。其实，我们在获取信息之时，除了要知道是什么之外，还想知道为什么，只有都得到答案才算完整的信息获取。档案管理提供知识化服务就是在满足人们知道是什么的同时，还要回答为什么。“档案知识管理不但要为用户提供相关的文献资料，更重要的是要为用户千方百计地提供解决问题的答案（知识）”，［4］同时，档案工作者的角色也将由实体保管员向知识提供者过渡。“这种以知识服务作为核心的档案管理方式不仅是时代发展的要求，而且会使档案工作者抓住新时代的机遇，以知识管理者的形象重新确立自身的地位。”［5］由此可见，档案工作的深入，档案知识化服务的开展将是档案职业定位的新起点。

1.3 融合——实施社会化战略

档案部门与档案工作不是孤立存在的，它与社会其他部门、其他工作有着千丝万缕的联系。档案既不是由档案部门形成的，也不是为档案部门服务的。档案工作、档案事业只有与社会相融合，才能体现出其存在价值。正如冯惠玲教授所言：“只有走向社会，服务社会，档案馆才能产生社会效益，获得生存的社会基础；只有亲近民众，服务民众，档案馆才能赢得广泛的民众支持，获得发展的力量来源。”［6］进入21 世纪以后，档案与档案工作的政治性正逐步减弱，社会性正逐渐增强，“社会档案观”越来越为我国档案学界、业界所认可。许多有识之士撰文呼吁：还档案馆的科学文化事业机构的本来面目，传统的综合档案馆应该向公共档案馆转型，要强调档案馆的公益性、服务性、开放性［7］。与此同时，各地档案馆也纷纷行动起来，加强馆藏资源建设，多措并举“开门纳客”。其次，各级综合档案馆的馆藏资源正往多元化发展，面向民生的多元化档案资源体系正在逐步建立。学者曾经的抱怨：“翻阅中国历史总有一种残缺不全的感觉，读到的多是社会上层结构的崩析与重组，重组复崩析，几乎看不到社会低层（底层）民众的真实生存状态和精神历程。”［8］现今这些正悄然发生变化。再次，档案社会化服务正在兴起，全国各地档案馆在不断拓宽社会化服务功能的同时，还注重对服务机制的创新和服务制度的完善。所有这些都反映了我国档案工作、档案事业正经历着从“国家模式”向“社会模式”过渡的巨大变革［9］。

2 档案现代管理模式的四大板块

档案管理模式是对档案工作内容构成及其相互关系的规范化描述。由于它是在特定的历史时期和档案工作环境下产生的管理范式，是某一时期档案管理工作的缩影，所以具有一定的时代性。档案现代管理模式是相对于档案传统管理模式而言的，它主要由超前管理、实体管理、信息管理和知识管理四大板块构成。

2.1 超前管理

档案超前管理，是一种前端控制手段，即主张档案管理工作应在档案形成之前，从源头开始就对可能成为档案的文件资料进行质量控制，关注文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、职能以及可靠性等方面的关系，避免有价值的档案或相关背景信息的流失［10］。超前管理的主要内容和任务是指导、协助、监督、检查文件的形成、积累、整理和归档等文件工作，其目标是保证文件的质量符合档案管理的要求，实现文件与档案工作的一体化管理。文件工作和档案工作是密切相连、相互影响的工作，但是，一直以来多被人为地割裂，两项工作彼此脱节，各行其是，这严重制约着档案工作水平的提高。尤其是在档案信息化不断发展的今天，要实现文档信息的“一次输入多次输出”，就必须对文件工作进行超前管理，否则可能会出现“多次输入”的重复工作，效果事倍功半。当然，要完全打破文件工作与档案工作之间的壁垒并非易事，这是一个循序渐进的过程。

2.2 实体管理

20世纪80年代以前，整个档案管理工作的基础和重点是对档案实体进行管理，包括收集、整理、鉴定以及最后的提供利用等等都是以档案实体为具体的管理对象，档案管理理论也主要是围绕实体管理进行建构，这就是档案实体管理的主要特征［11］。档案实体管理主要受物本管理理念的支配，管理理念比较简单，“静态”思维贯彻着档案工作的各环节。实体管理的管理手段和方式也相对单一，主要以手工管理为主。例如，归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等都属于实体管理。实体管理相对于信息管理和知识管理来说，尽管存在着这样或那样的诸多缺陷，但是依然可以成为档案现代管理模式的一个组成部分。因为，就目前看来档案的“实体”概念虽有逐渐被弱化的迹象，但没有消失的充分理由。大量馆（室）藏实体资源的存在以及电子文件实行的“双套制”，这足以表明档案“实体”概念的长期存在，档案实体管理也将会长期维持。虽然信息管理的兴起和知识管理的出现，会对实体管理造成一定的冲击，但是它们之间只是互相依存的关系，而非互相冲突。围绕档案“实体”的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等形成的方法与理论也不能全部摒弃。

2.3 信息管理

20世纪80年代以来，随着现代信息技术被广泛应用于档案管理领域，实体管理的理念与方法逐渐被弱化，而更注重的是突破载体束缚的档案信息管理与开发。档案信息管理摆脱了传统以“实体”为具体管理对象的诸多缺陷的困扰，使档案信息可以不受时空的限制实时被人们所监管和利用。档案信息管理的主要内容是引入现代信息技术对档案信息进行著录、标引、组织、编研、服务以及进行档案信息化建设。档案信息管理的基础工作包括：借助电子文件管理系统，实现电子文件的实时归档；开展档案数字化工作，实现档案信息的缩微保存和自动检索；建设数字档案馆（室），实现整个档案工作的全面提升。档案信息管理的突出特点是把档案信息资源开发提升到前所未有的高度，档案主动服务于社会的趋势日趋明显，档案工作融入社会化发展的要求愈加强烈。从这个意义上可以说，档案信息管理是档案工作与档案事业的第一次革命性变革。档案信息管理理应成为档案现代管理模式的重要组成部分。

2.4 知识管理

进到21世纪，起源于企业界的知识管理作为一种管理理念和管理方法被传入档案管理领域，于是产生了档案知识管理。档案知识管理的重点不再是档案实体和档案信息，而是转向档案知识，强调对档案内容所蕴含知识的挖掘、管理和利用，突出档案的知识价值。在档案学界，对档案知识管理存在两种截然相反的认识。一是全面排斥知识管理，认为知识管理兴起于企业管理，知识管理的理念、方法和技术主要都是针对企业管理的，是企业信息资源管理的高级形态，因此知识管理不同于档案管理。二是全盘接受知识管理，认为知识管理的对象是知识，包括显性知识和隐性知识，显性知识一部分来自组织自身活动直接形成的文件、档案，另一部分是从外部获取的文献资料、法律法规、条例、会议记录、专利、商标、版权、数据库、网上资源、商业秘密等方面的材料；档案管理的对象是档案，是显性知识载体。知识管理的范围大于档案管理，档案管理是一种知识管理工作，进而主张将知识管理全面引入档案管理。我们认为档案管理与知识管理既相近相通，又相差相异，同时也相辅相成。知识管理具有的先进管理理念和方法完全可以适当引入档案管理，以促进档案工作的深入发展。在实际工作当中也是如此，档案工作的不断深入急需档案知识管理的介入，以提供知识化服务满足用户的更高层次需求。在现阶段，档案知识管理虽不是很成熟，但作为一种发展趋势却已经很明显，这是无法阻挡的，而且应该成为档案现代管理模式的核心部分。

超前管理、实体管理、信息管理和知识管理作为档案现代管理模式的四大板块，它们之间的关系并非泾渭分明，彼此之间存在着部分重叠、交叉的相似性。档案现代管理模式既体现四者的个性特点又兼顾其共性优势，其结构更加合理，从而实现各司其职、相互协作。

3 档案现代管理模式的核心——档案知识管理

档案现代管理模式是相对于孤立、简单、静止、封闭的档案传统管理模式而言的，无论是从宏观的档案管理发展的历史进程来看，还是从中、微观的档案管理理念、方法与技术来看，档案知识管理作为档案现代管理模式的核心可谓当之无愧。

3.1 档案知识管理是档案管理发展的必然趋势

档案知识管理是档案工作发展到一定历史时期的必然产物，这既有外部环境的影响，又是出于内部变革的需要。

3.1.1 适应知识经济时代发展的必然选择。知识经济时代是建立在知识和信息生产、分配、使用基础上并以知识运营为经济增长方式的新经济形态的时代。在追求经济效益的企业界，我们不难理解为什么知识管理起源于并被广泛应用于该领域。那么，这是否意味着知识管理更容易为企业档案管理所接受呢？回答是肯定的，事实也证明了这一点。档案学界对档案知识管理的研究最集中也相对系统的领域就是企业档案知识管理，而且一些企业也正在着力开展这方面的工作。“企业档案管理的根本出路在于通过变革适应时代与环境变化的要求。知识管理作为知识经济时代的管理范式，能够为档案管理变革提供新的思维。”［12］据此，我们可以扩大到以知识经济为基础的整个档案工作大领域，知识管理同样能够为企业档案管理之外的其他领域的档案管理变革提供新思维。

3.1.2 大数据发展为档案知识管理提供了新机遇

大数据是继云计算和物联网之后IT 产业又一次颠覆性的技术变革。大数据具有四个方面的特征：一是数据体量大，二是数据类型繁多，三是价值密度低，商业价值高，四是处理速度快［13］。大数据作为一种数据管理的理念和方式，是信息管理者在当今的信息技术条件下，为解决新的海量信息处理需求，所提出的解决策略［14］。大数据时代势必给档案管理工作带来新的挑战，现代档案馆具有了大数据的特征，一些传统的档案管理工作也会受到一定冲击。档案馆海量的数据存储，不仅加大了档案信息检索、查询的难度，更是对档案信息服务方式的挑战。如何在海量的数据中查找到所需的档案信息、知识，这就有必要引入知识管理，实现对档案信息的挖掘，从而提供更有价值的档案知识服务。大数据在挑战传统档案管理工作的同时，也为档案知识管理提供了新机遇。为适应大数据发展，档案工作必须进行自我变革，而档案知识管理正是这种自我变革的产物。

3.1.3 档案实体管理和信息管理为知识管理奠定了基础。档案知识管理并不是一蹴而就，而需依托于原有的档案管理基础，包括具有一定规模且管理有序的档案实体资源和信息资源、成熟的档案管理方法与技术以及其他必备的软硬件设施等等，这些都是进一步开展知识积累、组织、评价与服务等档案知识管理活动的基础。档案实体管理与信息管理的工作积累能够为档案知识管理工作的开展提供必要的基础条件，已经进入到档案信息管理阶段并且各方面条件都已经成熟的便可以积极推进档案知识管理；正处在档案实体管理到档案信息管理过渡期的应该进一步夯实基础工作，以便下一步档案知识管理工作的开展。总体上看，当前我国的档案工作已经过一段时期的信息化建设，具备了一定的档案知识管理条件。但是，也应看到我国档案工作进行知识管理并不是很成熟，这主要受限于前一阶段的基础工作，而且整体上我国档案工作还处于由传统的档案实体管理向档案信息管理、档案知识管理的过渡期。因此，只有进一步加快前两个阶段档案管理工作的过渡与转型，档案知识管理才会顺理成章。

3.2 档案知识管理的原理与方法

档案知识管理是指应用现代信息技术对档案进行知识积累、知识组织、知识评价和知识服务，以实现档案的知识价值，提升组织的核心竞争力［15］。在这一过程当中，档案知识管理的目标主要是为了提升组织的竞争力，与此同时，档案工作的地位在组织内部也将会有很大的提升。档案知识管理的原理与方法是档案管理围绕知识积累、知识组织、知识评价、知识服务四项基本活动的开展而形成的。

一是档案知识积累。基础工作是完整地归档、收集组织内部具有保存价值的文档材料，确保反映组织活动概况的显性知识的齐全与完整，加强对潜含在文档材料背后隐性知识的挖掘，并使之可控、可用，此外还应注重对组织外部知识的搜集并将之内部化。

二是档案知识组织。主要是按照一定的分类方案和组织方法对档案进行知识组织，档案知识组织一般无需考虑档案实体特征，而是按照其内容所承载的信息和知识类别来对档案进行分类与组织，而且这种组织方法应该以用户为中心，要充分考虑用户的需求偏好。档案知识组织源于又高于传统的档案整理。

三是档案知识评价。这与传统的档案鉴定思想是一脉相承的，基本的方法也是相通的。档案知识评价主要是对档案的知识进行评价，判断其是否具有知识价值及其大小。档案知识价值判断的重点已不再局限于证据价值或保存价值，而是多种价值形态并重，都要兼顾。

四是档案知识服务。上述的档案知识积累、组织、评价的最终目的就是为了档案知识服务，这是档案知识管理的核心所在。档案知识服务与传统的档案服务不同，它是真正的以用户为中心，为用户提供可解决问题的答案（知识）。这明显有别于传统档案服务的仅为用户提供档案实体材料或者档案信息。

实质上，档案知识积累、组织、评价与服务是对传统档案收集、整理、鉴定与服务工作的延伸与拓展。

3.3 档案知识管理的实现

从上述的档案知识管理的原理与方法中可以看出，档案知识管理更多的是对传统档案管理理念与方法的深化和提升。那么，档案知识管理的实现必定要建立在对传统档案管理的管理思维、管理方式以及管理主体等进行相应变革的基础之上。

一是确立档案知识管理理念。某种新的管理模式要使人们能够接受并应用它，首先要让人们从思想上接受它，而后才能从行动上践行它。档案知识管理也是如此，要让档案部门及其档案工作人员接受这样一种理念。档案知识管理理念的确立可以通过宣传、教育以及自主学习、吸收等多种方式来实现。相信这一理念的确立必然会使档案部门重新审视自身的功能定位，档案工作者也会对自己的职能定位作一反思。

二是档案部门要向学习型组织转型。不断提高档案部门学习新知识、接受新技术的能力，努力营造促进档案知识管理的文化氛围。档案部门内部要培养和提高全员的档案知识意识，鼓励知识创新，逐步形成信息、知识共享的思维习惯。

三是档案工作者要向知识管理协作者、知识服务者转型。任何管理工作都是由人来完成的，人员素质的高低决定着该项管理工作的成败。传统的档案保管员是无法胜任档案知识管理工作的，必须通过在职培训使之转型，或者也可以吸收具备档案知识管理胜任力的人员来促进整体的转型。

四是建立健全档案知识管理组织与制度保障体系。档案知识管理组织体系可以以单位内部的档案部门为中心，依托单位原有的专、兼职档案人员队伍来组建。档案知识管理制度体系也可以在原有的档案管理各项规章、制度基础上加以丰富和完善而形成。

五是构建统一的档案知识管理平台。这一平台可以依托数字档案馆（室）来实现，目标是提供智能化、个性化的档案知识服务。统一的平台非常关键，它是联系档案馆（室）与用户的重要纽带，也是用户利用档案信息、知识的重要渠道。所以构建统一的档案知识管理平台是十分必要的，另外还需在实践中不断对平台各项功能加以完善，只有如此用户才会满意。

4 档案知识管理案例分析

为了使理论离实践更近一些，同时也为了让人们更好地理解和掌握档案知识管理的理念与方法，并在实际工作中灵活运用，本文选取了三个代表不同行业或领域的档案知识管理典型案例进行分析。

案例一，武汉市城建档案馆。该馆开展档案知识管理主要体现在以下四个方面［16］：一是注重档案馆人员的隐性知识开发，经常举行业内员工的知识交流和经验探讨，鼓励员工进行创新，通过发表学术论文、报告等形式将个人的隐性知识外化，通过知识共享增加知识价值。二是促进档案馆学习型组织的建立，努力改善办公、学习的实体环境，使员工更加努力工作，以促进档案工作创新；另外，还特别注重组织文化建设，大力倡导学术研究之风。三是推行面向知识的档案资源管理，结合专业领域在多方配合下开发了“武汉市城市综合管网管理信息系统”，该系统为城建档案数据和信息的有序管理提供了基础，而且能够根据用户的不同需求进行相应的设置和调整，其对综合管网基础信息的汇总和制图正是明显的知识开发行为，这是知识管理运用于档案管理的最佳体现。四是建立面向知识管理的档案馆服务体系，该馆主要通过加大档案编研力度和建设颇具规模的档案门户网站两种方式进行档案服务；此外，还建立了城建档案利用反馈系统，各种利用信息的反馈其实也包含着一定的隐性知识显性化过程。

案例二，中国移动通信集团广东有限公司基于知识服务的档案管理模式（RMBKS）［17］。该公司将档案视为企业重要的信息资源、知识资产，将档案管理的关注点从档案实体转向档案信息、知识，通过档案知识积累、组织、评价、服务，以及相应企业文化营造、组织制度建设、人力资源管理、信息技术运用，满足用户对档案信息、知识的需求，支持公司业务运转，推动企业战略落实，取得了显著的效果。自2009年以来，企业内部以文档为载体的显性知识归档、收集率达到100%；企业外部与公司经营战略、主要业务相关的信息收集达到80%以上；内部知识型员工的隐性知识显性化（文档化）达到50%以上。2005～2010年，公司档案利用平均为8465卷件次/年，利用人次平均为39478 人次/年；档案利用覆盖率达到90%，用户满意度达到80%以上。

案例三，老科学家学术成长资料采集工程［18］。2009年12月由中国科协牵头实施的老科学家学术成长资料采集工程正式启动，北京理工大学图书馆被选为老科学家成长资料的收藏和管理单位——馆藏基地，负责对300 位老科学家的学术成长资料进行整理、保存，以及对资料进行二次开发和利用。工程的实施，采用了档案知识管理方法，建立科技名人全宗。在这一过程中，研究人员除了关注老科学家学术成长资料的外在形态外，还需挖掘老科学家头脑中的隐性知识，进行显性表达和创造知识，并应用于实际，从而实现知识的价值。出于各种考虑，北京理工大学图书馆被选为馆藏基地，工程实施的主体虽不是档案部门，但却是知识管理运用于档案管理的成功典范，值得我们档案部门深思。

三个案例折射的现状是，知识管理运用于档案管理更多的是呈点状分布，档案知识管理在档案工作上的线、面尚未形成和铺开，而且，档案知识管理大多停留在表层或者仅是一种思路的初步体现，挖掘的深度不够，还谈不上真正意义上的档案知识管理的全面运用。

总而言之，档案工作的前移、深入、融合已是必然趋势，档案现代管理模式的四大板块正是档案工作立体（三维）发展的集中体现，是时代的必然产物。档案现代管理模式的核心——档案知识管理是知识经济时代、大数据时代档案工作的管理范式，既可以运用于国家综合档案馆、专业档案馆，又可以运用于机关、企事业单位内部的档案机构。

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